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2. PDF/A-Erstellung analog, digital und massenhaft

Reibungsloser Ablauf 1)

PDF/A ist das gemeinsame Ziel, die Ausgangssituationen, die beim Anwender vorliegen, können jedoch ganz unterschiedlich sein. In diesem Kapitel stehen drei Aufgabenstellungen im Vordergrund: Papierdokumente sollen zu PDF/A gewandelt werden, Microsoft Office- und andere Dokumente archivtauglich exportiert werden und schließlich steht die hochvolumige Herstellung von Archiv-PDF-Dateien im Mittelpunkt. Der spezielle Arbeitsablauf für die Wandlung von bereits bestehenden PDF-Dateien nach PDF/A wird später in einem eigenen Abschnitt ausführlich vorgestellt.

PDF/A per Scanner

Die Situation „analog zu digital“ trifft vor allem dann zu, wenn man die zu archivierenden Dokumente nicht selbst erstellt, sondern als gedruckte Seiten erhalten hat. Die Telefonrechnung wird zum Beispiel häufig als Ausdruck auf Papier per Post versandt. Weiterhin kann es natürlich auch vorkommen, dass man von erhaltenswerten Dokumenten nur noch Ausdrucke im Zugriff hat und das „digitale Original“ auf dem Rechner nicht mehr vorhanden ist, weil es gelöscht wurde. Schließlich wurden auch in den Zeiten vor der Computerisierung jede Menge Dokumente verfasst, etwa mit der Schreibmaschine oder von Hand.

In diesen Fällen hilft nur der Weg über den (Dokumenten-)Scanner, um die Seiten zu digitalisieren. Neben der Art des Scanners (Flachbettscanner oder ein Gerät mit Seiteneinzug) ist der Leistungsumfang der Software entscheidend, ob nach der Digitalisierung ein einwandfreies PDF/A herauskommt und welche arbeitserleichternden Zusatzmerkmale (OCR für die Volltextsuche) die PDF-Dokumente aufwerten.

Im übrigen unterstützen alle modernen Scanner das PDF-Format als Ausgabeformat (neben Bildformaten wie JPEG oder TIFF). Nicht alle Scanner verstehen sich derzeit bereits auf die PDF/A-Generierung – ein Umstand, der sich jedoch mit der weiteren Verbreitung des Standards ändern dürfte. Alle gängigen Scan-Programme vorzustellen ist hier aus Platzgründen nicht möglich; wir zeigen die „Scan-to-PDF“-Funktion von Acrobat Professional, die seit der Version 8 standardkonforme PDF/A-Dokumente produziert.

Scannen & PDF-Erstellung mit Acrobat 8: PDF-Dateien lassen sich mit der Adobe-Software auch aus eingescannten Seiten produzieren.


Acrobat Scan: Per Checkbox kann bestimmt werden, dass das digitalisierte PDF-Dokument gemäß PDF/A standardisiert werden soll. Die Optionen OCR (Texterkennung), Barrierefreiheit und Metadaten können auf Wunsch zugeschaltet werden.

Scanoptionen von Acrobat 8 Professional

Ziemlich unabhängig davon, welchen Scanner man einsetzt, die Verarbeitung der Dokumente ist außer mit der Originalsoftware auch mit Adobe Acrobat Professional möglich. Diese Anwendung erlaubt die Herstellung von PDF-Dateien mit ganz unterschiedlichen Vorgaben, für diverse Einsatzzwecke. Die Option PDF/A-Kompatibilität ist ab Version 8 per Checkbox wählbar.


Wichtige Einstellungen

Bei angeschlossenem und eingeschalteten Scanner ruft man in Acrobat über den Menüeintrag „Datei; PDF erstellen“ den Befehl „Über den Scanner“ auf. Im darauffolgenden Dialog lässt sich der anzusteuernde Scanner aus der Geräteliste auswählen und bestimmen, ob das Einlesen nur die Vorderseite, oder Vorder- und Rückseite betrifft. Im Ausgabe-Bereich kann eingestellt werden, ob der aktuelle Scan-Vorgang ein neues PDF-Dokument erzeugen soll, oder ob das gescannte Material an ein bereits bestehendes PDF angehängt wird. Besonders interessant ist hier die Checkbox für die PDF/A-Kompatibilität, die aktiviert werden sollte. Die Qualitätseinstellungen für das PDF-Dokument können einfach über einen Schieberegler vorgenommen werden oder detaillierter über die Schaltfläche „Optionen“. Die Funktionen für Texterkennung, Barrierefreiheit und Metadaten statten das neu erstellte PDF mit Zusatzmerkmalen aus.

Texterkennung & Metadaten: Diese Optionen versehen das PDF mit zusätzlichen Merkmalen wie durchsuchbarem Text und Meta-Informationen zum Dokument. Diese Merkmale sind nicht PDF/A-relevant, werten die Funktionalität der PDF-Datei jedoch auf.




Die Texterkennungsfunktion sorgt für durchsuchbaren Text (ansonsten enthält das PDF die gescannten Seiten lediglich als Bildpunkte). Barrierefreiheit, also der Zugang zu Inhalten auch für sehbehinderte Nutzer, stattet das PDF mit strukturellen Informationen für die Lesereihenfolge aus, die etwa den Einsatz von Vorleseprogrammen erst sinnvoll macht. Metadaten geben wie ein digitaler Beipackzettel Aufschluss unter anderem über den Dokumenttitel, Copyright, Stichworte und den Verfasser, was bei der Verwaltung im digitalen Archiv Vorteile mit sich bringt.

Vorlagenverbesserung und Texterkennung: Per Funktion „Gescannte PDF-Datei optimieren“ kann man das Ausgangsmaterial vor der eigentlichen Texterkennung zum Beispiel schärfen. Danach kann man durchsuchbaren Text mit der Funktion „Text mit OCR erkennen“ von Acrobat generieren lassen.
Einstellungen für die Texterkennung: Hinter dem Punkt „PDF-Ausgabeformat“ verbergen sich die Optionen, ein einfacheres PDF-Bild mit durchsuchbarem Text oder eine komplexere PDF-Datei mit möglichst getrennten Bereichen für Text und Grafiken zu generieren.

Texterkennung im Detail

Für die OCR-Funktion lassen sich über die Schaltfläche „Optionen“ zusätzliche Einstellungen vornehmen. In diesem Extra-Dialog sind neben einer Voreinstellung für die Sprache auch Feineinstellungen für die Texterkennung möglich: Der Anwender kann bestimmen, ob das Ergebnis ein durchsuchbares Bild oder ein formatierter Text plus Abbildungen sein soll. Doch Achtung: auch die zweite, anspruchsvollere Option kann keine PDF/A-1a-Kompatibilität garantieren, da Fehler bei der Rekonstruktion von Strukturen nicht ausgeschlossen werden können. Daher wird auch hier die eingeschränkte Variante PDF/A-1b verwendet.


Formatvielfalt beim Speichern: In der langen Liste der Formate findet sich auch der Standard PDF/A.

Bereits gescannte Seiten in PDF/A wandeln

Etwas anders ist die Verfahrensweise, wenn bereits als Pixeldaten vorliegende, eingescannte Dokumente nachträglich in Acrobat Professional nach PDF gewandelt werden sollen. Zuerst wird die Bilddatei (etwa TIFF oder JPEG) über die Option „Menü: Datei; PDF erstellen; Aus Datei…“ importiert und in eine PDF-Datei gewandelt. Im Bereich „Dokument“ ist die Funktion „Gescanntes PDF optimieren“ zum Beispiel dann sinnvoll, wenn man das vorliegende PDF-Dokument im Vorfeld für eine geplante Texterkennung verbessern möchte.

Die Texterkennung wird ebenso über den Menüpunkt „Dokument“ aufgerufen. Der Befehl „OCR-Texterkennung; Text mit OCR erkennen…“ löst die Verarbeitung aus.

Anschließend kann man überprüfen, ob der Vorgang lückenlos funktioniert hat: Mit „Erste/Alle OCR-Problemstelle(n) suchen“ setzt man einen Suchlauf in Gang, der nicht in Text übersetzte Bildpartien aufspürt.


Gescannte Vorlagen werden immer zu PDF/A-1b: Um erfolgreich bei der PDF/A-Konvertierung zu sein, sollte die voreingestellte PDF/A-1b-Kompatibilität nicht geändert werden.

Speichern oder Exportieren als PDF/A

Das PDF-Dokument muss nun abschließend in PDF/A konvertiert werden. Das ist in wenigen Schritten über die Export-Funktion oder den Befehl „Speichern unter“ möglich. Beide Wege gehen über die in Acrobat Professional eingebaute Preflight-Engine, welche die PDF/A-Umwandlung durchführt. Gleichgültig ob Export oder „Speichern unter“, in den „Einstellungen“ wird nur die Kategorie PDF/A-1b erfolgreich sein.

Gescannte Vorlagen verfügen auch nach Texterkennung, Metadaten-Eingabe und dem Einbau von Strukturinformationen für die Barrierefreiheit nicht automatisch über die erweiterten PDF/A-1a-Eigenschaften.

Per Mausklick auf die OK-Schaltfläche generiert Acrobat aus dem herkömmlichen PDF-Dokument eine PDF/A-Datei.




Platz sparen bei PDF-Dateien aus eingescannten Vorlagen:

PDF-Dateien aus digitalisierten Papiervorlagen haben einen Nachteil, der damit zusammenhängt, dass Bilddaten in der Regel erheblich mehr Speicherplatz benötigen, als digitale Textseiten. Ein PDF-Dokument aus Word wird erheblich kleiner sein als eine PDF-Datei, die per Scanner aus dem Word-Ausdruck generiert wurde.

Die vergleichsweise hohe Dateigröße macht sich vor allem dann negativ bemerkbar, wenn man viele Dokumente mit hohem Seitenumfang archivieren will. 10.000 mal 40 KB oder 10.000 mal 400 KB macht einen großen Unterschied: 400 MB passen noch auf ein CD-ROM, 4 GB nicht.

Für die Größe der PDF-Datei ist entscheidend, ob die Vorlage in Schwarzweiß (Strichscan), in Graustufen oder in Farbe eingelesen wird – farbige Daten sind aus mehr Informationen aufgebaut als bitonale Bilder, ergeben also eine größere Datenmenge.

Um bei Bilddaten Speicherplatz zu sparen, wurden im Laufe der Zeit diverse Bildkompressionsarten entwickelt, am bekanntesten ist wohl die JPEG-Kompression. PDF/A erlaubt Kompressionen, aber nicht alle. So ist neben JPEG unter anderem JBIG2 erlaubt, JPEG2000 jedoch nicht. Neben der Kompressionsart ist auch die Kompressionsstufe gerade bei eingescanntem Text wichtig, da die Lesbarkeit nicht leiden soll. Starke Kompressionen lassen das (Schrift-)Bild tendenziell unscharf erscheinen.

Die Berliner Firma LuraTech befasst sich bereits seit Jahren mit effektiven Bildkompressionen speziell für den Bereich digitalisierte Vorlagen in Unternehmen. Im Zuge der PDF/A-Entwicklung hat LuraTech die Produkt- und Dienstleistungspalette von Scan-zu-Bild- und Scan-zu-PDF-Lösungen nun auf Scan-zu-PDF/A erweitert. Die dabei verwendete JBIG2-Kompression wird durch eine Art Schichten-Technologie erweitert, so dass gerade farbige Vorlagen gut lesbar mit relativ wenig Speicherbedarf digitalisiert werden können.

Neben der Kompression stehen Texterkennungsfunktionen und Möglichkeiten für die Integration von Metadaten in die PDF/A-Dateien zur Verfügung.

Weitere Informationen im Internet: www.luratech.com



Acrobat Distiller 8: Der Distiller ist ein Programm, das im Acrobat-Paket enthalten ist. Bereits Acrobat 1 wurde mit einem Distiller ausgeliefert. Einen zuverlässige PDF/A-Erstellung ist ab Distiller 8 möglich.

Die Distiller-Maschine

Der Distiller war lange Zeit die einzig empfehlenswerte Möglichkeit, um aus bestimmten Programmen einwandfreie PDF-Dateien zu erstellen, etwa für den professionellen Druck. Im Zuge von immer besser funktionierenden PDF-Erstellungsfunktionen, die in neuen Versionen verbreiteter Programme wie Microsoft Office oder InDesign oder auch auf Betriebssystemebene (wie bei Mac OS X) zum Einsatz kommen, verliert der Distiller etwas an Bedeutung, ist aber immer noch eine wichtige Komponente des Acrobat-Pakets.

Der Distiller verwendet für das Umwandeln unterschiedlicher Dateiformate in das PDF-Format einen Trick: Es verwendet das temporär beim Drucken von Dateien entstehende Format PostScript. Da PostScript und PDF entwicklungsgeschichtlich und vom Aufbau her eng miteinander verwandt sind, ist eine Konvertierung von PostScript in PDF in der Regel gut realisierbar – ein geeigneter Druckertreiber vorausgesetzt. Da jedes gängige Programm drucken kann, ist die PDF-Generierung über die Kombination Drucken/Distiller ein Allzweckwerkzeug. Als weiteres, mit PostScript zusammenhängendes Format, lässt sich EPS (Encapsulated PostScript) direkt „distillieren“.

PostScript und EPS-Dateien lassen sich auch in PDF konvertieren, indem man sie in das Fenster in Acrobat Distiller bzw. auf das Distiller-Symbol zieht. So muss man nicht den Öffnen-Befehl verwenden.

Für wen eignet sich nun der Distiller? Bei allen Anwendungen, die entweder gar keinen PDF-Export oder kein Speichern als PDF anbieten, ist der Distiller ein probates Mittel für die PDF-Erstellung. Aber der Distiller kann noch mehr. Mithilfe von überwachten Ordnern lässt sich die PDF-Erstellung automatisieren und vereinheitlichen, was für viele Einsatzumgebungen interessant sein kann.

Keine Experimente 2)

PDF/A via Distiller

In Acrobat 8 hat der Hersteller Adobe die Voreinstellungen für die standardgemäße PDF/A-Konvertierung implementiert. Grundsätzlich kann über den Distiller PDF/A-1b hergestellt werden. Die PDF/A-1a-Variante ist aus technischen Gründen nicht möglich, da etwa die geforderten Strukturinformationen über den PostScript-Weg nicht übergeben oder erzeugt werden können.

Der Anwender kann im Hauptfenster des Acrobat Distillers zwischen zwei Standardeinstellungen wählen. PDF/A im Farbraum RGB ist vor allem geeignet für die Nutzung am Computerbildschirm. Das CMYK-PDF/A ist prädestiniert für die Ausgabe am Drucker, sei es nun ein Office-Drucker oder der professionelle Vierfarbdruck auf einer Offset-Machine.


PDF/A-Einstellungen im Detail

An den mitgelieferten Standardeinstellungen für die PDF/A-Generierung sollte man nur mit Bedacht Änderungen vornehmen, damit die Einhaltung der Norm nicht gefährdet wird. Die Settings kann man über „Voreinstellungen; Adobe-PDF-Einstellungen“ modifizieren.

So lassen sich etwa in der Rubrik „Bilder“ Anpassungen vornehmen, die die Auflösung der Bilder betreffen und die Kompression. Mit geringerer Auflösung und höherer Kompression lässt sich einerseits die Dateigröße minimieren, andererseits sollte auch die Darstellungsqualität nicht zu stark beeinträchtigt werden. Gefahrlos kann man die Kompressionsart auf ZIP umstellen, dann wird die Bildqualität nicht verschlechtert.

Hat man sich für die PDF/A-Erstellung mit Verwendung des CMYK-Farbraums entschieden, so lohnt sich für Anwender aus Europa ein Ausflug in die Kategorie „Standards“. Voreingestellt ist hier eine für den US-amerikanischen Markt gebräuchliche Ausgabe-Intention (ein Begriff aus dem Bereich Farbmanagement; der „OutputIntent“ regelt die Farbeneinstellungen für die Druckausgabe). Hier kann man eine Ausgabe-Intention, wählen, die besser für den Einsatz in Europa geeignet ist, zum Beispiel das ICC-Profil „Europe ISO Coated FOGRA 27“, das im Lieferumfang von Acrobat 8 enthalten ist.

Wird eine Änderung an einem Standardprofil vorgenommen, so wird dies als Kopie gespeichert, die Distiller-Standard-Einstellungen können nicht überschrieben werden.

PDF/A per Distiller 8: Zwei Einstellungen stehen bereit, die sich im Bereich Farbraum unterscheiden. PDF/A-Dateien lassen sich in RGB (passend für den Einsatz am Monitor) und in CMYK (PDF-Dateien für den Druck) erstellen.
PDF/A-Settings anpassen: Unter „Bilder“ kann man die Stärke der Kompression verändern und auch die Auflösung. Die Art der Kompression könnte man auch auf „ZIP“ umstellen. Unter „Standards“ ist für RGB die vorgegebene sRGB-Ausgabe-Intention allgemein empfehlenswert. Bezüglich CMYK kann man das voreingestellte US-Profil durch eines für den europäischen Markt ersetzen.



Überwachte Ordner: Der Distiller erlaubt die Einrichtung von überwachten Ordnern. Warum nicht einfach für PDF/A (RGB) und PDF/A (CMYK) separate Hotfolder anlegen, um effektiver PDF-Dateien zu erstellen?

Mehr Durchsatz mit überwachten Ordnern

PDF-Einstellungen – also die Vorgaben, nach welchem Rezept PDF-Dateien „distilliert“ werden sollen – können auch an Ordner im Dateisystem „angeheftet“ werden. Man spricht in diesem Fall von „überwachten Ordnern“ beziehungsweise von „Hotfoldern“.

Die Einrichtung von solchen Hotfoldern kann im Distiller in wenigen Schritten erledigt werden. Der Anwender bestimmt, welcher Ordner im Dateisystem überwacht werden soll, wählt die gewünschte Verarbeitungsvorgabe aus – in diesem Fall die Einstellung für PDF/A – und der Distiller legt im Hotfolder zwei neue Ordner für „In und Out“ und die Arbeitsanweisung als „Joboption“-Datei ab.

Gelangt nun eine Druckdatei in diesen überwachten Ordner, so wird die Vorgabe automatisch und ohne Eingreifen des Anwenders umgesetzt. Auch lassen sich gleich mehrere Dokumente zur Verarbeitung in einen überwachten Ordner ablegen oder sichern.

Neben der automatischen Arbeitsweise ist es auch vorteilhaft, dass mit diesem Verfahren eine immer gleichbleibende Qualität erreicht werden kann.

Der Distiller ist lizenzrechtlich nicht dafür gedacht, dass ganze Abteilungen auf überwachte Ordner auf dem Server zugreifen. Für das Einsatzgebiet „massenhafte PDF-Erstellung in Unternehmen“ hat Adobe eine Server-Version des Distillers auf den Markt gebracht. Diese Lösung für den hohen Durchsatz hat inzwischen ein anderes Label erhalten und wird unter der Bezeichnung „LiveCycle PDF Generator PostScript“ vertrieben.

In & Out: Die PostScript-Druckdatei gelangt in den In-Ordner. Der Distiller verarbeitet die Datei gemäß der Einstellungen, die in den Joboptions hinterlegt sind (hier die Erstellung von PDF/A-Dateien im RGB-Farbraum). Im Out-Ordner werden die neuen PDF/A-Dateien gesammelt. Log-Dateien informieren über den Ablauf.


Erst nach Add-In-Installation verfügbar: Die Funktion, Dokumente aus Office 2007 als PDF-Dateien zu veröffentlichen, ist erst nach Download und Installation eines kostenlosen Zusatzprogramms möglich. Internet: www.microsoft.com

Office und Verwaltung

Viele Anwender weltweit setzen Office-Programme von Microsoft ein, um ihre Dokumente zu erstellen. Häufig werden für die interne und externe Kommunikation oder für die Ablage im Archiv einfach die Arbeitsdateien im DOC-, PPT- oder Excel-Format verwendet. Das ist weder für den Empfänger immer problemlos noch für die dauerhafte Lagerung sinnvoll. Mit PDF – oder besser gleich mit PDF/A – können Schwierigkeiten beim Austausch und bei der Archivierung minimiert, wenn nicht gar vermieden werden. Die Erzeugung von PDF unterscheidet sich ein wenig, wenn man das neue Microsoft Office 2007 mit seiner Vorgängerversion vergleicht.

PDF/A aus Office 2007

Der PDF/A-Export aus Office 2007 ist auch ohne eine Mithilfe von Acrobat oder den Distiller möglich, anders als es bei der vorherigen Version des Microsoft-Programmpakets der Fall war.

Bei XPS handelt es sich um ein geräteunabhängiges Dokumentenformat von Microsoft, wobei die Abkürzung für „XML Paper Specification“ steht.

Um das Ende 2006 auf den Markt gebrachte Office-2007-Paket gab es rund um das Thema PDF-Erzeugung im Vorfeld einige Diskussionen. Die beiden Firmen Adobe Systems und Microsoft führten eine Auseinandersetzung um die Integration einer direkten PDF-Ausgabemöglichkeit aus Office-2007-Programmen. Die Lösung des Konflikts stellt sich derzeit so dar, dass der Anwender ein separates Add-In zum „Speichern unter: PDF oder XPS“ von der Microsoft-Webseite herunterladen muss, um diese nachträglich in das Anwendungspaket zu installieren. Von der Exportfunktion profitieren folgende Office-2007-Programme: Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio sowie Word.

PDF/A aus Office 2007: Die Optionen des PDF-Export-Dialogs führen zur Einstellung „ISO 19005-1 kompatibel (PDF/A)“, die eine PDF/A-Erstellung gemäß Level B in Gang bringt.

Hat man das Add-In für den PDF-Export installiert, so erweitert sich der Speichern-unter-Befehl um die Möglichkeit, Office-Dokumente als PDF zu sichern. Interessant im „Veröffentlichen als“-Dialog ist der Ausflug in die Rubrik „Optionen“. Hier kann der Anwender über eine Checkbox die Erstellung von PDF-Dateien gemäß PDF/A auswählen: „ISO 19005-1 kompatibel (PDF/A)“. Nach dem Klick auf den OK-Button wird eine PDF/A-1b-Datei erstellt.

Möchte man, wie von Office 2003 bekannt, eine Anbindung an die PDF- beziehungsweise Distiller-Einstellungen für den PDF-Export aus Office 2007 heraus, so muss man im Verbund mit Acrobat 8.0 mit Komplikationen rechnen. Dafür sollen – laut Hersteller – die kurz aufeinander folgenden Erscheinungstermine der beiden Software-Lösungen verantwortlich sein. Ein von Adobe in Aussicht gestelltes Acrobat-Update soll diese Inkompatibilität beheben.

Office 2003 und der PDFMaker

Eine PDF/A-Generierung mit Office 2003 ist nur über das Add-In PDFMaker und die Anbindung an Acrobat (beziehungsweise den Adobe Distiller) realisierbar. Über Acrobat 8 Professional bekommt der Anwender aktuelle Konvertierungseinstellungen für PDF/A bereitgestellt. Aus Office-Programmen kann der Nutzer sowohl PDF/A-1a als auch PDF/A-1b-Dateien erstellen.

Acrobat 7 bot Unterstützung für Vorabversionen des PDF/A-Standards. Ab Acrobat 8 gibt es eine vollständige Unterstützung des endgültigen PDF/A-Standards.





Die Einstellungen für PDF/A-1b

Das Office-Anwendungs-Menü – etwa in Word – zeigt das Register „Adobe PDF“, das die PDF-Generierung startet und den Zugang zu den Voreinstellungen erlaubt. Über den Befehl „Konvertierungseinstellungen ändern“ öffnet man einen Dialog, in welchem sich Vorgaben wählen und zusätzliche Einstellungen vornehmen lassen. Im Register „Konvertierungseinstellungen“ befindet sich ein Aufklappmenü mit diversen, von Adobe Distiller mitgelieferten Vorgaben. Hier sind auch zwei PDF/A-1b-Varianten – für die vierfarbige Ausgabe „CMYK“ und für die Monitoransicht „RGB“ – aufgeführt. Im Beispiel wird die RGB-Variante eingestellt. Die Schaltfläche mit den „Erweiterten Einstellungen“ führt zu den detaillierten PDF-Settings von Adobe. Hier kann man etwa Bildauflösungen oder Kompressionsraten ändern, man muss aber vorsichtig sein, dass man durch Veränderungen, zum Beispiel bei der Acrobat-Kompatibilität, nicht den PDF/A-Standard gefährdet. Doch zurück zu den Registerkarten für die Konvertierungseinstellungen in der Microsoft-Anwendung.

Adobe PDF in Word 2003: Die Konvertierungseinstellungen sind das A und O für eine erfolgreiche Herstellung von PDF/A. Die Settings für PDF/A-1b liefern PDF-Dateien, die für die Langzeitarchivierung gerüstet sind. PDF-Dokumente im RGB-Farbmodus sind für den Bildschirm geeignet, die CMYK-Variante ist vor allem für den Druck gedacht. Die Konvertierungseinstellung für PDF/A-1a kann einfach per Checkbox aktiviert werden.


Im Register „Word“ ist die „Erweiterte Tag-Erstellung“ interessant, wenn man strukturiertes PDF generieren möchte.

Vorsicht bei den Sicherheitseinstellungen

Da in PDF/A Sicherheitseinstellungen – also Passwörter zum Öffnen, Drucken oder Ändern von PDF-Dateien – untersagt sind, dürfen im Register „Sicherheit“ keine Änderungen vorgenommen werden. Will man seine PDF/A-Dateien schützen, so muss der Ort, an dem sie gelagert werden, gesichert sein. Das lässt sich zum Beispiel mit einem Ordner oder Laufwerk mit Passwortschutz bewerkstelligen.

Optionen für Word

Die Einstellungen im Register „Word“ betreffen unter anderem Kommentare, Inhaltsverzeichnisse und die „Erweiterte Tag-Erstellung“.

All diese Bereiche helfen dabei, strukturierte PDF-Dateien (Tagged PDF) herzustellen. Die Tags (Marken) lassen sich jedoch nur sinnvoll bei der PDF-Wandlung überführen, wenn das zugrunde liegende Word-Dokument bereits vollständig und konsequent über Formate strukturiert ist. (Mehr hierzu im Kapitel „Barrierefreie PDF-Dateien“)

Man kann übrigens auch erfolgreich PDF/A-1b-Dateien herstellen, ohne diese Strukturelemente zu verwenden.


PDF/A-1a: Diese PDF-Konvertierungseinstellung wird per Checkbox aktiviert. Sie ist in der Lage, die erweiterten Möglichkeiten dieses Konformitätslevels bezüglich Schriften und Struktur aus Office-Dokumenten nach PDF zu übernehmen.

Lesezeichen

Optional kann man Word-Formate für die Generierung von PDF-Lesezeichen verwenden. Diese sind bei PDF/A erlaubt. Der Anwender kann über Stile, Überschriften oder Word-Lesezeichen individuelle Vorgaben machen.


Und wie erstellt man PDF/A-1a?

Die Konvertierungseinstellung für PDF/A-1a erreicht man direkt in den PDFMaker-Einstellungen per Ankreuzfeld. Ist diese Checkbox aktiviert, so sind die Settings aus dem Pulldown-Menü und die „Erweiterten Einstellungen“ blockiert, um widersprüchliche Vorgaben von Anwenderseite zu vermeiden.

Damit ist die jeweilige Einrichtung für die PDF/A-Erzeugung abgeschlossen. Nun reicht künftig der Aufruf der Funktion „In Adobe PDF konvertieren“, um zukunftssicheres PDF zu erhalten.


Konvertierung starten: Über diese Schaltfläche wird die PDF-Umwandlung über den PDFMaker in Gang gesetzt. Es greift die aktuell eingerichtete Voreinstellung.









Druckerauswahl: Wird der 3-Heights PDF Producer als Drucker ausgewählt, so lassen sich PDF-Dokumente aus beliebigen Windows-Programmen erzeugen.

PDF/A über den 3-Heights PDF Producer

Der PDF-Export aus Windows-Anwendungen ist nicht nur in den neuesten Office-Versionen oder im Zusammenspiel mit dem Adobe Distiller möglich, es gibt eine ganze Reihe an Konvertern, die PDF erzeugen können. Die Anzahl der PDF/A-fähigen Produkte ist derzeit allerdings noch gering.

Der 3-Heights PDF Producer von der PDF Tools AG liefert PDF/A-konforme Dateien für die Langzeitarchivierung. Das Werkzeug kann aus beliebigen Windows-Programmen mittels GDI-Druckertreiber PDF-Dokumente nach unterschiedlichen Vorgaben erzeugen, darunter auch PDF/A. Der 3-Heights PDF Producer bietet neben der Synchron- auch die Parallelgenerierung von PDF-Dokumenten. Zudem unterstützt das Werkzeug die client- und serverseitige PDF-Erstellung.

3-Heights PDF Producer: Die Lösung klinkt sich in die Druckausgabe unter Windows ein und liefert verschiedene PDF-Typen, darunter auch PDF/A.

Neben einem Software Developer Kit für die Applikationsentwicklung sind Laufzeitpakete in Form von Installationskits für die Weiterverteilung auf Clients und Mehrbenutzer-Servern erhältlich.

Die PDF Tools AG aus der Schweiz bietet Werkzeuge und Bibliotheken rund um die PDF-Erstellung und Verarbeitung an. Die Produkte des Unternehmens werden sowohl direkt als auch indirekt über OEM Partner angeboten.




Zum 3-Heights PDF Producer Developer Kit (SDK) gibt es eine kostenlose Testver­sion auf der Internetseite des Herstellers: www.pdf-tools.com.




PDF/A „en masse“

Die Archivierung von Daten als PDF/A betrifft auch einen Bereich, bei dem es nicht um einzelne oder hunderte Dokumente am Tag geht, sondern um Größenordnungen, die in die Zigtausende gehen. So erreichen die Stückzahlen von Rechnungen, Vertragsunterlagen oder Belegen, die Unternehmen aus den Branchen Telekommunikation, Energieversorgung oder auch aus der öffentlichen Verwaltung regelmäßig erzeugen, beachtliche Dimensionen. Da es sich dabei größtenteils um personalisierte Dokumente handelt, also um Anschreiben an bestimmte Adressaten, sind oft Datenbanken oder strukturierte Daten bei der Herstellung der Unterlagen im Spiel.

PDF/A „aus dem Nichts“

Mit dieser Bezeichnung sind PDF-Dateien gemeint, für die es kein gestaltetes Originaldokument gibt, sondern die „on-the-fly“ aus variablen Zutaten zusammengestellt werden. Beispiel: Ein Internetanbieter stellt seinen Kunden die aktuellen Rechnungsunterlagen zum Download in einem passwortgeschützten Bereich zur Verfügung. Die variablen Daten wie Name, Anschrift, Kundenummer und Rechnungsdetails werden aus einer Datenbank zugeliefert. Auch das Seitenlayout mit Firmenlogo und gegebenenfalls aktueller Werbung wird häufig nach von Grafikern erarbeiteten Gestaltungsvorgaben aus Datenbanken zusammengestellt. Seltener werden auch feste Seitenhintergründe verwendet, in die die jeweiligen personalisierten Angaben eingefügt werden.

Lösungen, die aus datenbankgestützten Inhalten massenhaft PDF-Dokumente schreiben können sind bereits seit längerer Zeit auf dem Markt. Relativ neu ist das Merkmal PDF/A-Kompatibilität; dieses wurde aber sofort nach der Verabschiedung des PDF/A-Standards verfügbar.

PDFlib für die hochvolumige PDF/A-Erzeugung

Das Münchener Unternehmen PDFlib bietet Werkzeuge für Entwickler an. Mit der PDFlib-Programmfamilie, die zur PDF-Herstellung und Verarbeitung eingesetzt wird ist es möglich, über eine Bibliothek („lib“ steht für „library“ = Bibliothek) aus strukturierten Daten (etwa Text aus Datenbanken, XML) PDF-Dokumente zu generieren. Dabei können die neuen PDF-Dateien optional mit variablem Inhalt befüllt werden, zum Beispiel mit unterschiedlichen Namen für Rechnungsformulare oder Visitenkarten.

Die PDFlib-Produkte zur automatischen PDF-Generierung mit hohem Durchsatz werden in Business- oder Prepress-Workflows eingesetzt oder im Bereich Web2Print. Bereits seit Jahren unterstützt die Library die PDF/X-Standards, die für den Druckvorstufenbereich von Bedeutung sind. Mit PDFlib 7 ist nun auch die hochvolumige Ausgabe von PDF/A-1a und PDF/A-1b möglich.

Weitere Informationen zu den Lösungen von PDFlib sind unter www.pdflib.com/de im Internet abrufbar.

Die PDFlib-Produktreihe bietet eine PDF/A-Unterstützung für verschiedene Einsatzgebiete.

PDF/A-Dokumente können neu erstellt werden. Dabei kann etwa Material verwendet werden, das aus einer Datenbank stammt.

Gescannte Vorlagen oder andere pixelbasierte Bilddateien lassen sich zu PDF/A konvertieren.

Bereits vorhandene PDF/A-Dokumente lassen sich automatisiert weiterverarbeiten. Sie können etwa zusammengeführt oder aufgeteilt werden.

Zudem kann die PDFlib PDF/A-1a inklusive aller notwendiger Strukturinformationen erstellen.




Für jedes Arbeitsumfeld gewappnet 3)

Druckdatenströme zu PDF/A

Nicht nur strukturierte Daten oder Datenbanken können als Ausgangsbasis für eine hochvolumige PDF/A-Erstellung dienen, auch Druckdatenströme lassen sich nutzen, um in hoher Zahl archivtaugliche PDF-Dokumente zu erstellen. Von Druckdatenströmen spricht man, wenn für den Massendruck ausgegeben wird. Über eine Konvertierung der Druckdaten können für das Archiv geeignete Formate wie etwa TIFF oder PDF/A erzeugt werden.

DocBridge von Compart

Compart DocBridge Mill: Neben den Funktionen Strukturieren, Inhalte ändern und Indexerstellung ist die Lösung auch in der Lage, Eingangsdatenströme in PDF/A zu konvertieren.

Das Compart Systemhaus aus Böblingen entwickelt Lösungen für das Dokumentmanagement und den hochvolumigen Druckbereich. Mittlere und große Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen nutzen Programme und Dienstleitungen des Anbieters, um große Datenaufkommen automatisch zu verarbeiten. Die aus mehreren Komponenten aufgebaute, modulare Lösung DocBridge enthält für die Verarbeitung einer langen Reihe an Dateiformaten die DocBridge Mill.

PDF ist als Eingangs- und Ausgangsformat bereits seit längerem in Compart-Entwicklungen implementiert. Mit der Verabschiedung von PDF/A als Standard für die Langzeitarchivierung hat das Unternehmen seine Produkte um die Option des PDF/A-konformen Outputs erweitert.

Weitere Informationen zu Compart sind im Internet unter www.compart.net zu finden.