1. „Langzeitarchivierung mit PDF“ und „PDF/A“
2. pdfaPilot setzt Maßstäbe ...
3. ... und den Standard!
4. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser
5. Systemanforderungen

sind in aller Munde. Doch wie wird sichergestellt, dass auch künftige Anwender in zehn oder gar fünfzig Jahren Datenmaterial aus dem vorhandenen Archiv nutzen können? Fragen, die immer mehr Entscheidern aus Archiven, Behörden oder Unternehmen zunehmend Kopfzerbrechen bereiten.

Dabei ist die Prüfung vorhandener PDF-Dateien auf PDF/A-Konformität, die Durchführung notwendiger Korrekturen und die Konvertierung in standardkonforme PDF/A-Dateien mit dem neuen pdfaPilot von callas software schnell und einfach per simplen Mausklick zu realisieren.

In vielen Archiven sind bereits erhebliche Mengen an PDF-Dateien vorhanden. Die drängendsten Fragen hierbei sind:

• Wie wird ein PDF zu einem standardkonformen PDF/A?
• Wie wird sichergestellt, dass eine vorliegende PDF/A-Datei in vollem Umfang den PDF/A-Standard einhält?

Gefragt ist ein Werkzeug, dass auf sehr hohem Qualitätsniveau sowohl die Prüfung/Validierung von als auch Konvertierung nach PDF/A bietet. Zugleich muss es so aufgebaut sein, dass nicht nur PDF-Experten und Mitarbeiter aus der IT in der Lage sind, es zu bedienen und zu verstehen. Genau hier knüpft pdfaPilot an:

Der pdfaPilot, ein Plug-in für Adobe Acrobat ist in seiner Handhabung speziell auf Anwender ausgerichtet, die schnell prüfen müssen, ob bereits vorliegende PDF-Dateien als PDF/A archiviert werden können. Dabei analysiert bereits beim Starten des Plug-ins unter Acrobat der pdfaPilot automatisch, ob das in Acrobat geöffnete Dokument PDF/A-standardkonform bzw. bereits eine PDF/A-Datei ist.

Nicht standardkonforme PDF-Dateien lassen sich mit einem einzigen Tastendruck auf Einhaltung der PDF/A-Norm prüfen.

Allgemein verständliche Erläuterungen weisen den Nutzer an jeder Stelle der Prüfung darauf hin, ob und wie die vorhandene PDF-Datei zu einer PDF/A-Datei korrigiert und umgewandelt werden kann.

So ist das selbsterklärende Werkzeug in vielen Fällen in der Lage, das bestehende Konvertierungs- und Archivierungsproblem einfach zu beheben z. B.:

• fehlende Schriften neu einzubetten,
• Farbangaben zu optimieren oder
• die Dokumentinformationen an die formalen Vorschriften des PDF/A-Standards anzugleichen.
  

Die Konvertierung zu einer gültigen PDF/A-Datei ist dann problemlos möglich.

„Beim Design des neuen pdfaPilot konnten wir auf unsere jahrelange Erfahrung in der Entwicklung hochwertiger Werkzeuge zur Prüfung, Validierung und Korrektur von PDF-Dateien zurückgreifen“, so Olaf Drümmer, Gründer der Berliner Firma callas software GmbH. „pdfaPilot basiert auf einem über Jahre erprobten Prüfinstrumentarium, das sich rühmen darf, seit 2003 von Adobe Systems – dem Erfinder des PDF-Formates - zur Integration in Acrobat Professional als Preflight-Funktion für den Einsatz in der professionellen Druckvorstufe ausgewählt worden zu sein. Diese Technologie steht jetzt auch – maßgeschneidert für die PDF/A-spezifischen Anforderungen – in pdfaPilot zur Verfügung.“

Ausschlaggebend für den letztendlichen Erfolg jeder Archivierungsstrategie ist, dass zum Zeitpunkt der Archivierung zweifelsfrei sichergestellt werden kann, dass ein späterer Zugriff auf die archivierten Dokumente, auch nach Jahren, nicht an einer lückenhaften Eingangskontrolle scheitert.

Prüfwerkzeuge, die versäumen nicht archivierungstaugliche Dokumente bereits im Vorfeld auszufiltern, sind nutzlos und Prüf- und Validierungstools, die nur das Verfehlen der PDF/A-Konformität bescheinigen, nicht ausreichend.

pdfaPilot bietet verlässliche Sicherheit nach der gültigen ISO-Norm und vereint die

• Prüfung,
• Validierung,
• Korrektur und
• Konvertierung

von und nach PDF/A unter einer sehr leicht zu bedienenden Benutzeroberfläche.

Der pdfaPilot von callas software läuft unter Adobe Acrobat in den Versionen 8, 9 und 10 unter Windows 2000 SP3, Windows XP, Windows Server 2003, Windows Vista, Windows Server 2008, Windows 7.