Die ISO-Standards PDF/A (ISO 19005) und PDF/X (ISO 15930) wurden zwar für unterschiedliche Zielsetzungen entwickelt, stimmen im Hinblick auf einen großen Teil der Anforderungen aber exakt überein. Die folgenden Abschnitte arbeiten die wichtigsten Unterschiede zwischen PDF/A und PDF/X heraus.

PDF/A verlangt folgende drucktechnische Aspekte nicht - verbietet sie aber auch nicht - die in PDF/X erforderlich sind oder zumindest tendenziell häufiger vorkommen.

So sind z.B. folgende Aspekte, die der PDF/X-Standard vorschreibt, in PDF/A optional:

• Angaben zur Seitengeometrie, insbesondere zur TrimBox (Angabe des beschnittenen Endformats der Seiten)
• Trapped-Einstellung (Angabe, ob das PDF bereits überfüllt wurde)

PDF/X-1a und PDF/X-3 verbieten einige Konstrukte, die in PDF/A sehr wohl erlaubt sind:

• Kommentare und Formularfelder im zu druckenden Bereich der Seiten
• JBIG2 (Kompressionsverfahren für Bitmap-Bilddaten)

PDF/A hat weitergehende Anforderungen an Metadaten als PDF/X-1a und PDF/X-3:

• sind bestimmte Metadaten in der “Document Information” enthalten, müssen sie in den XMP-Metadaten in äquivalenter Weise ebenfalls enthalten sein

• PDF/X erfordert ein generelles Einbetten von Schrift, auch für unsichtbaren Text
• PDF/A erfordert nicht das Einbetten von Schrift, die ausschließlich für unsichtbaren Text verwendet wird.

Unsichtbarer Text wird häufig bei gescannten Seiten eingesetzt, um das gescannte Seitenbild mit unsichtbarem Text aus einem OCR-Texterkennungslauf zu überlagern.

Wichtig: Es gibt getrennte OutputIntents für PDF/X und PDF/A!

Ein OutputIntent gibt an, für welche Ausgabebedingung eine PDF-Datei gedacht ist bzw. erstellt wurde. Beispiele: ein bestimmter Druckprozess wie Bogenoffset auf gestrichenem Papier, eine bestimmte Art von digitalem Drucker, oder aber auch der “Bildschirm” als Ausgabemedium.

• PDF/X verlangt in jedem Fall das Vorhandensein eines OutputIntent

• bei PDF/X muss sich ein OutputIntent auf Ausgabebedingungen für Druck beziehen. Ein OutputIntent für “Bildschirm” - z.b. via sRGB - ist hier nicht zugelassen
• bei PDF/A hingegen ist ein OutputIntent optional; er wird nur dann erforderlich, wenn im PDF/A-Dokument geräteabhängige Prozessfarbräume verwendet werden, also z.B. DeviceCMYK oder DeviceRGB - dann dient der OutputIntent der farblichen Charakterisierung dieser gerateabhängigen Farbangaben
• PDF/A verlangt, dass bei Vorhandensein von zwei (oder mehr) OutputIntents die darin enthaltenen Zielprofile identisch sein müssen

Wenn eine PDF/X-Datei für Archivierungszwecke nach PDF/A wandeln möchte, ohne dabei die PDF/X-Eigenschaft zu verlieren, wird das insbesondere dann schwierig, wenn

• ein OutputIntent ohne Zielprofil verwendet wird (was ansonsten zulässig ist für PDF/X-1a, oder auch PDF/X-3 sofern keine geräteunabhängigen Prozessfarben enthalten sind)
• wenn Kommentare oder Formularfelder enthalten sind (bei PDF/X nur außerhalb von TrimBox bzw. BleedBox zulässig), die den Anforderungen von PDF/A nicht genügen

In den allermeisten Fällen sollte es beim Einsatz geeigneter Werkzeuge – wie z.B. pdfaPilot oder Preflight in Acrobat Professional 8 – problemlos möglich sein, ein PDF/X zugleich auch als PDF/A abzuspeichern.

Wenn man schon eine PDF/A-Datei hat und ein PDF/X daraus machen möchte, ohne dabei die PDF/A-Eigenschaft zu verlieren, wird das insbesondere dann schwierig, wenn

• ein OutputIntent für “Bildschirm” enthalten ist
• wenn Kommentare oder Formularfelder enthalten sind
• bei gescannten Seiten mit per OCR eingefügtem unsichtbaren Text, sofern die Schriften hierfür nicht eingebettet sind

Insbesondere bei nicht von vorneherein für den Auflagendruck erstellten PDF/A-Dokumenten kann das Abspeichern als PDF/X problematisch sein.