1. PDF/A - eine ISO Norm
2. Was unterscheidet PDF/A vom „normalen“ PDF?
3. Einsatz von PDF/A in der Praxis
4. Die Ziele des PDF/A-Standards
5. Die wichtigsten Regeln für PDF/A

Immer häufiger werden wichtige Dokumente als PDF abgelegt – Tendenz weiter steigend. Aber werden wir diese PDFs in zehn Jahren noch problemlos öffnen können? Und: werden sie dann noch genau so dargestellt wie heute?

PDF wird stetig weiterentwickelt; neue, mächtige Funktionen kommen hinzu: eine echte Herausforderung, wenn es um seriöses Archivieren geht. Archivierungsexperten und Softwarehersteller aus aller Welt haben seit 2002 im Rahmen der ISO, aufbauend auf Adobes PDF-Spezifikation, Vorgaben für zweifelsfrei archivierbare PDF-Dateien entwickelt. Das Ergebnis: die im Oktober 2005 veröffentlichte ISO-Norm ISO 19005-1:2005, besser bekannt als PDF/A-1.

Wer sich bei der Archivierung elektronischer Dokumente an diesen Standard hält, vermeidet das bei den meisten Dokumentformaten allgegenwärtige Risiko, dass wichtige Informationen in fünf, zehn oder noch mehr Jahren nicht mehr zugänglich sind.

Ausgehend von PDF-Version 1.4 (entspricht Acrobat 5) enthält der PDF/A-Standard eine Reihe von Mindestanforderungen und Einschränkungen, die eine stets eindeutige Wiedergabe von PDF-Dokumenten sicherstellen. Dabei kennt der PDF/A-Standard zwei Ausprägungen: PDF/A-1a und PDF/A-1b.

PDF/A-1a fordert zusätzlich die Auszeichnung der Inhalte eines PDF-Dokuments, so dass dessen logische Struktur („tagged PDF“) erkennbar bleibt, sowie ausreichende Zeichensatzinformationen, damit sämtlicher Text als Unicode interpretiert werden kann – eine wichtige Voraussetzung für das Durchsuchen oder Extrahieren von Text.

PDF/A-1b adressiert die Integrität der visuellen Darstellung.

Aus der Sicht des Praktikers ergeben sich vor allem zwei Fragen:

• Wie prüfe ich, ob ein PDF konform mit dem PDF/A-Standard ist?
• Wie mache ich aus einer vorhandenen PDF-Datei eine ISO-konforme PDF/A-Datei?
  

Auf dem Markt sind eine Reihe von PDF/A-Werkzeugen verfügbar – die größte Verbreitung dürfte hierbei Adobe Acrobat Professional 8 erfahren. Die integrierte Prüffunktion namens Preflight – eine Entwicklung der callas software GmbH, die an Adobe lizenziert wurde – validiert alle relevanten Aspekte des PDF/A-Standards. Auch bei dem Abspeichern von PDF als PDF/A ist Acrobat hilfreich.

Ein spezialisiertes Werkzeug mit umfassenden Korrekturfunktionen, das trotz seiner Mächtigkeit sehr einfach zu bedienen ist, stellt pdfaPilot von callas software dar.

• Eindeutigkeit und Erhalt der statischen, visuellen Repräsentation der Dokumente
• die Vollständigkeit der Datei mit allen Bestandteilen für die Darstellung
• keine PDF-fremden Bestandteile
• keine Abhängigkeit von einem bestimmten Betriebssystem, Produkt oder Hersteller
• nur für PDF/A-1a: Erhalt der logischen Struktur und semantischen Bedeutung (vor allem von Text)

• dynamische Objekte nicht zulässig
• keine externen Bezüge oder Abhängigkeiten
• keine Dateien einbetten (wie z. B. Word-Dateien)
• kein Einbetten von Audio oder Video
• Schriften immer einbetten; Schriften müssen alle verwendeten Buchstaben (Glyphen) enthalten
• Farbe eindeutig angeben
• Formulare, Kommentare, Notizen: nur beschränkt zulässig; müssen sich in Bildschirmansicht und Ausdruck gleich verhalten
• Kompression: kein LZW oder JPEG2000
• keine transparenten Objekte
• keine Verwendung von Funktionen, die in PDF 1.4 nicht definiert sind (z. B. Ebenen, 3D-Modelle)
• keine proprietären Erweiterungen von PDF
• Metadaten müssen in sich stimmig sein
• PDF/A-Eintrag muss in Metadaten enthalten sein