Archivierung von E-Mails und Anhängen

Heute gehören E-Mails zur regulären geschäftlichen Kommunikation dazu. Es bestehen viele Gesetze und Vorschriften, laut derer sie genauso wie andere Geschäftsunterlagen archiviert werden müssen. Der pdfaPilot unterstützt die E-Mail-Archivierung sowohl interaktiv als auch automatisch.

Konvertierungsmechanismus

Für die Ausführung seiner Jobs wird der pdfaPilot nicht in ein- und ausgehende E-Mail-Server integriert. Stattdessen werden alle E-Mails mit den Formaten msg oder eml (die beiden meistverwendeten E-Mail-Dateiformate) in PDF- oder PDF/A-Dokumente konvertiert. Diese Konvertierung kann interaktiv mit dem pdfaPilot Desktop, anhand von überwachten Ordnern mit dem pdfaPilot Server oder integriert in andere Lösungen mit pdfaPilot CLI und SDK erfolgen.

Unterstützte Konvertierungen

Abhängig von der E-Mail selbst oder welche Ausgabedatei benötigt wird, bietet der pdfaPilot verschiedene Konvertierungsmöglichkeiten. Alle Möglichkeiten werden in der nachfolgenden Switchboard-Implementierung angezeigt. Erläuterungen zu den einzelnen Optionen und die Bedeutung finden Sie nach dem Screenshot.

Abbildung 1: E-Mail-zu-PDF-Optionen im Switchboard


PDF: Anhänge als Original einbetten
  • Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument und bettet alle Anhänge der E-Mail in das generierte PDF-Dokument in ihrem Originalformat ein.
PDF: Anhänge als PDF einbetten
  • Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF-Dokument eingebettet.
PDF: Anhänge als Original und PDF einbetten
  • Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert. Das Ergebnis der Konvertierung nach PDF und der Originalanhang werden beide in das generierte PDF-Dokument eingebettet.
PDF: Anhänge als zusätzliche Seiten anfügen
  • Erzeugt ein reguläres PDF-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und an das generierte PDF-Dokument am Ende als zusätzliche Seiten angefügt.
PDF/A-1: Anhänge als zusätzliche Seiten anfügen
  • Erzeugt ein PDF/A-1-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und an das generierte PDF/A-1-Dokument am Ende als zusätzliche Seiten angefügt. Dies ist die einzige Möglichkeit für PDF/A-1, denn der Standard PDF/A-1 erlaubt keine eingebetteten Dateien (gleich welchen Formats).
PDF/A-2: Anhänge als PDF/A einbetten
  • Erzeugt ein PDF/A-2-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF/A-2-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF/A-2-Dokument eingebettet.
PDF/A-2: Anhänge als zusätzliche Seiten anfügen
  • Erzeugt ein PDF/A-2-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF-Dokumente konvertiert und an das generierte PDF/A-2-Dokument am Ende als zusätzliche Seiten angefügt.
PDF/A-3: Anhänge als Original einbetten
  • Erzeugt ein PDF/A-3-Dokument und bettet alle Anhänge der E-Mail in das generierte PDF/A-3-Dokument in ihrem Originalformat ein.
PDF/A-3: Anhänge als PDF/A einbetten, sofern möglich
  • Erzeugt ein PDF/A-3-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF/A-3-Dokumente konvertiert und dann in das generierte PDF/A-3-Dokument eingebettet. Wenn die Konvertierung nach PDF/A für einen bestimmten Anhang nicht möglich ist, wird er stattdessen im Originalformat eingebettet.
PDF/A-3: Anhänge als Original und PDF/A einbetten
  • Erzeugt ein PDF/A-3-Dokument. Wenn die E-Mail über Anhänge verfügt, werden diese in PDF/A-Dokumente konvertiert. Das Ergebnis der Konvertierung nach PDF/A und der Originalanhang werden beide in das generierte PDF/A-3-Dokument eingebettet.

Fragen?

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