PDF-Dateien archivierbar machen

Aus den unterschiedlichsten Gründen ist es notwendig, PDF-Dateien für eine (sehr) lange Zeit zu archivieren. Die International Organization for Standardization (ISO) hat für solche Dokumente den PDF/A-Standard entwickelt. Diese Norm legt fest, was man in Dokumenten, die archiviert werden müssen, tun kann und was nicht. Der Standard besteht aus mehreren Teilen (PDF/A-1, PDF/A-2 ...), die wiederum in verschiedene Varianten unterteilt sind.

Die Unterstützung von PDF/A ist das wichtigste Feature der callas pdfaPilot-Lösung, wird aber auch von der callas pdfToolbox-Lösung geleistet, die grundsätzlich auf Druck-Workflows ausgerichtet ist.

Verifizierung gegen den Standard

callas bietet eine Überprüfung gegen alle Standardteile und -varianten. Zu diesem Zweck werden Preflight-Profile (Qualitätskontrolle) mit den Produkten bereitgestellt, mit denen Sie schnell feststellen können, ob eine PDF-Datei mit PDF/A kompatibel ist bzw. welche Probleme sie enthält. Das Produkt kann einen benutzerfreundlichen PDF-Report erstellen, um Probleme an den Lieferanten des Dokuments zu übermitteln, oder einen XML- oder JSON-Report, der in automatisierten Workflows verwendet werden kann.

Kompatibilität von PDF-Dateien

Beim Anlegen eines Archivs müssen oftmals alle eingehenden Dateien mit der höchstmöglichen Qualität archiviert werden. Während viele eingehende PDF-Dateien in der Regel problemlos in korrektes PDF/A konvertiert werden können, gibt es immer einen gewissen Prozentsatz, bei dem dies schwierig ist.

Die Korrekturfunktionen in den callas-Lösungen können auf Fallback-Mechanismen zurückgreifen, die den Umgang mit diesen problematischen PDF-Dokumenten vereinfachen. Sie können Verfahren verwenden wie das re-konvertieren der PDF-Dokumente via PostScript sowie das Rastern einzelner Seiten oder des gesamten Dokuments, um ein korrektes, PDF/A-konformes Dokument zu erstellen.

Nicht auf PDF begrenzt

Während Dokumente häufig als PDF/A-konforme PDF-Dateien archiviert werden, sind eingehende Dokumente nicht immer PDF-Dateien. Deshalb ermöglichen die callas-Lösungen auch die Konvertierung von anderen Dateiformaten in PDF. Hierzu zählen Office-Dokumente, Open-Office-Dokumente, verschiedene Bilddateiformate und E-Mails. Nach der Konvertierung in PDF können die Dokumente zusätzlich in das passende PDF/A-Format gewandelt werden.

E-Mail nach PDF/A

Manchmal möchte man E-Mails speichern, um später einfach darauf zugreifen zu können oder um sie für geschäftliche Zwecke zu archivieren, damit sie auch in den nächsten Jahren noch zur Verfügung stehen. Um diese E-Mails langfristig optimal reproduzieren oder durchsuchen zu können, ist die systemunabhängige E-Mail-Archivierung im PDF/A-Format ein sicherer Weg.