Elektronische Rechnungen bieten Unternehmen viele Vorteile. Dazu gehört vor allem, dass sie automatisiert und ohne Medienbrüche verarbeitet werden können. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben sind Unternehmen in der EU ab 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner zu versenden oder zu empfangen. Eine einfache PDF Datei wird dabei nicht als elektronische Rechnung angesehen, vielmehr muß es sich um strukturierte Daten, z.B. auf Basis von XML handeln. Die EU-Norm CEN 16931:2017 definiert im Detail, welche Anforderungen elektronische Rechnungen erfüllen müssen. Zu den auf dieser Basis etablierten Formaten gehören vor allem die XRechnung und der Standard Factur-X, der in Deutschland als ZUGFeRD-Rechnung bezeichnet wird. Letztere haben als hybrides Format den Vorteil, dass sie jederzeit für interaktive Prüfungen visuell darstellbar ist.
Hybride Rechnungen
Hybride Rechnungen mit pdfaPilot
Grundsätzlich können alle strukturierten Rechnungsformate in einen PDF-Container integriert werden. Bei Factur-X bzw. ZUGFeRD ist dies sogar vorgeschrieben. Der PDF-Container muss dabei dem Archivierungsstandard PDF/A entsprechen.
pdfaPilot ermöglicht es, sowohl XML-Datensätze im ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Format als auch XRechnungen in hybride Rechnungen zu konvertieren. Für den Versand verwendet die Lösung PDF/A-3 als Trägerformat. Rechnungsempfänger wiederum können mit pdfaPilot die XML-Daten wie auch die PDF/A-Datei validieren. Zusätzlich können die eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten nicht nur extrahiert, sondern auch visualisiert werden. Dadurch lässt sich sehr einfach prüfen, ob diese mit denen in der PDF-Datei übereinstimmen.
Darüber hinaus erzeugt pdfaPilot aus strukturierten Daten auch andere hybride Rechnungsformate auf Basis von PDF/A. Hier übernimmt die callas-Lösung ebenso die Validierung der PDF/A-Komponente und extrahiert die strukturierten Rechnungsdaten für deren Weiterverarbeitung.
