Fragen zur Archivierung von PDF-Druckdateien mit PDF/A und PDF/X

Frage: In welchem ISO-Format sollte man Druckdaten am besten archivieren?

Antwort: Da PDF/A sich sehr viel ausdrücklicher und ausgeprägter um eine langfristige Reproduzierbarkeit bzw. Weiter- und Wiederverwendung von PDF kümmert, sollte man die Druckdaten, die als PDF/X an die Druckerei geschickt werden, am besten zugleich auch als PDF/A erstellen, so dass eine Archivierung unmittelbar ohne weitere Verarbeitungsschritte möglich ist. 

Frage: Ich habe bereits drucktaugliche PDF/X-Dateien. Gibt es Probleme bei der Umwandlung nach PDF/A?

Antwort: Nein, die Umwandlung ist meist problemlos möglich - im Grunde sollte sich jede PDF/X-1a oder PDF/X-3-Datei unmittelbar zugleich auch als PDF/A-1b abspeichern lassen. 

Frage: Worin liegen die Unterschiede zwischen PDF/A und PDF/X?

Antwort: Die beiden Standards PDF/X und PDF/A wurden von der ISO so erarbeitet, dass sie weitestgehend miteinander verträglich sind - also so, dass eine PDF-Datei gleichzeitig PDF/A und PDF/X konform sein kann. 

Die wichtigsten Unterschiede zwischen PDF/A und PDF/X im Überblick

Die ISO-Standards PDF/A (ISO 19005) und PDF/X (ISO 15930) wurden zwar für unterschiedliche Zielsetzungen entwickelt, stimmen im Hinblick auf einen großen Teil der Anforderungen aber exakt überein. Die folgenden Abschnitte arbeiten die wichtigsten Unterschiede zwischen PDF/A und PDF/X heraus.

Grundlegende Unterschiede zwischen PDF/A und PDF/X für den Druck

PDF/A verlangt folgende drucktechnische Aspekte nicht - verbietet sie aber auch nicht - die in PDF/X erforderlich sind oder zumindest tendenziell häufiger vorkommen.
So sind z.B. folgende Aspekte, die der PDF/X-Standard vorschreibt, in PDF/A optional:

  • Angaben zur Seitengeometrie, insbesondere zur TrimBox (Angabe des beschnittenen Endformats der Seiten)
  • Trapped-Einstellung (Angabe, ob das PDF bereits überfüllt wurde)

Verbotene Inhalte in PDF/X, aber erlaubt in PDF/A

PDF/X-1a und PDF/X-3 verbieten einige Konstrukte, die in PDF/A sehr wohl erlaubt sind:

  • Kommentare und Formularfelder im zu druckenden Bereich der Seiten
  • JBIG2 (Kompressionsverfahren für Bitmap-Bilddaten)

Unterschiedliche Anforderungen bei Metadaten

PDF/A hat weitergehende Anforderungen an Metadaten als PDF/X-1a und PDF/X-3:

  • sind bestimmte Metadaten in der “Document Information” enthalten, müssen sie in den XMP-Metadaten in äquivalenter Weise ebenfalls enthalten sein

Unterschiede bei der Behandlung von Schrift

  • PDF/X erfordert ein generelles Einbetten von Schrift, auch für unsichtbaren Text
  • PDF/A erfordert nicht das Einbetten von Schrift, die ausschließlich für unsichtbaren Text verwendet wird.

Unsichtbarer Text wird häufig bei gescannten Seiten eingesetzt, um das gescannte Seitenbild mit unsichtbarem Text aus einem OCR-Texterkennungslauf zu überlagern.

Unterschiede beim OutputIntent

Wichtig: Es gibt getrennte OutputIntents für PDF/X und PDF/A!

Ein OutputIntent gibt an, für welche Ausgabebedingung eine PDF-Datei gedacht ist bzw. erstellt wurde. Beispiele: ein bestimmter Druckprozess wie Bogenoffset auf gestrichenem Papier, eine bestimmte Art von digitalem Drucker, oder aber auch der “Bildschirm” als Ausgabemedium.

  • PDF/X verlangt in jedem Fall das Vorhandensein eines OutputIntent
  • bei PDF/X muss sich ein OutputIntent auf Ausgabebedingungen für Druck beziehen. Ein OutputIntent für “Bildschirm” - z.b. via sRGB - ist hier nicht zugelassen
  • bei PDF/A hingegen ist ein OutputIntent optional; er wird nur dann erforderlich, wenn im PDF/A-Dokument geräteabhängige Prozessfarbräume verwendet werden, also z.B. DeviceCMYK oder DeviceRGB - dann dient der OutputIntent der farblichen Charakterisierung dieser gerateabhängigen Farbangaben
  • PDF/A verlangt, dass bei Vorhandensein von zwei (oder mehr) OutputIntents die darin enthaltenen Zielprofile identisch sein müssen

Mögliche Probleme bei der Konvertierung von PDF/X nach PDF/A

Wenn eine PDF/X-Datei für Archivierungszwecke nach PDF/A wandeln möchte, ohne dabei die PDF/X-Eigenschaft zu verlieren, wird das insbesondere dann schwierig, wenn ...

  • ein OutputIntent ohne Zielprofil verwendet wird (was ansonsten zulässig ist für PDF/X-1a, oder auch PDF/X-3 sofern keine geräteunabhängigen Prozessfarben enthalten sind).
  • wenn Kommentare oder Formularfelder enthalten sind (bei PDF/X nur außerhalb von TrimBox bzw. BleedBox zulässig), die den Anforderungen von PDF/A nicht genügen.

In den allermeisten Fällen sollte es beim Einsatz geeigneter Werkzeuge – wie z.B. pdfaPilot oder Preflight in Acrobat Professional 8 – problemlos möglich sein, ein PDF/X zugleich auch als PDF/A abzuspeichern.

Mögliche Probleme bei der Konvertierung von PDF/A nach PDF/X

Wenn man schon eine PDF/A-Datei hat und ein PDF/X daraus machen möchte, ohne dabei die PDF/A-Eigenschaft zu verlieren, wird das insbesondere dann schwierig, wenn

  • ein OutputIntent für “Bildschirm” enthalten ist
  • wenn Kommentare oder Formularfelder enthalten sind
  • bei gescannten Seiten mit per OCR eingefügtem unsichtbaren Text, sofern die Schriften hierfür nicht eingebettet sind

Insbesondere bei nicht von vorneherein für den Auflagendruck erstellten PDF/A-Dokumenten kann das Abspeichern als PDF/X problematisch sein. 

Frage: Kann eine PDF/A-Datei denn auch gleichzeitig PDF/X-konform sein und umgekehrt?

Antwort: Ja, sowohl PDF/X als auch PDF/A sind von der ISO absichtlich so konstruiert worden, dass ein PDF-Dokument mit beiden Standards auf einmal konform sein kann. So werden drucktechnische Aspekte - also beispielsweise Informationen zu Überfüllungen - zwar vom PDF/A-Standard nicht ausdrücklich verlangt, aber eben auch nicht verboten. PDF/A verbietet aber auch nicht, PDFs so zu erstellen, dass sie in der grafischen Industrie als produktionstauglich angesehen werden können.Im Detail gibt es zwar Divergenzen zwischen PDF/A und PDF/X, die sich aus der zeitlichen Abfolge in der Entwicklung der Standards ergeben hat. In der Praxis werden diese kleinen Unterschiede jedoch selten zum Problem und in der Regel sollte eine Konvertierung recht gut funktionieren. 

Frage: Wie erzeugt man eine gleichermaßen PDF/A- & PDF/X-konforme Datei?

Antwort: Mit der von callas software entwickelten Preflight-Funktion, wie sie in Acrobat 8 Professional von Adobe mitgeliefert wird, lässt sich in einem einzigen Schritt aus einem PDF ein gleichzeitig PDF/X- und PDF/A-konformes Dokument erstellen - einfach ein Preflight-Profil einrichten, bei dem im Bereich “Konvertierung nach PDF/X bzw. PDF/A” beide Standards aktiviert sind. Man kann das ganze mit Acrobat Professional 8 ausprobieren - die dort enthaltene Preflight-Funktionen bietet diverse Möglichkeiten, z.B. ein PDF/A nach PDF/X zu speichern; oder ein PDF in einem Durchgang als PDF/A und als PDF/X abzuspeichern. Mit den in Preflight vorhandenen Korrekturmöglichkeiten kann man auch bei einigen Problemchen mit einer entsprechenden Korrektur nachhelfen.
Adobe Acrobat Professional 7 bietet dagegen nur ansatzweise PDF/A-Unterstützung, da der PDF/A-Standard während der Entwicklung von Acrobat 7 noch nicht ganz fertig war.
Sind automatisierbare Lösungen gewünscht, helfen der pdfInspektor CLI und der pdfaPilot CLI von callas software weiter: Beide Kommandozeilen-Module basieren auf exakt dem gleichen Quellcode wie die Preflight-Funktion in Acrobat, laufen aber bedienungsfrei im Serverbetrieb, wahlweise auf Windows, Mac OS X, Linux oder Sun Solaris. Sie können auch mühelos in Helios- oder Switch-Umgebungen integriert werden.