Um ihre Produktivität trotz geänderter Rahmenbedingungen weiter aufrechtzuerhalten, setzt die ABT Mediengruppe auf Automatisierung. Dazu gehört auch der Prepress-Bereich. Statt dafür eine All-in-one-Lösung einzuführen, die sämtliche Aufgaben der Druckvorstufe abdeckt, hat die ABT Mediengruppe mit Unterstützung der calibrate GmbH, einem Berater und Dienstleister für publizierende Unternehmen, mehrere Produkte zu einer ganzheitlichen Lösung zusammengeführt.

Die ABT Mediengruppe, ein Experte für nachhaltige Medienkommunikation in Digital und Print für den Mittelstand mit Hauptsitz in Weinheim in der Metropolregion Rhein-Neckar, beschäftigt rund 50 Mitarbeiter. Jedes Jahr produziert das Unternehmen etwa 4.500 Aufträge. Dazu gehört das Aufbereiten und Drucken von u.a. Visitenkarten, Katalogen mit mehreren 100 Seiten, Flyer in variablen Stückzahlen sowie großformatige Plakate. Um zu gewährleisten, dass die dazugehörigen PDF-Dateien zuverlässig verarbeitet werden, hat das familiengeführte Unternehmen bereits im Jahr 2006 pdfToolbox von callas software und im Jahr 2012 Enfocus Switch eingeführt. Während Enfocus Switch das Datenhandling übernimmt, stellt pdfToolbox sicher, dass die PDF-Dateien fehlerfrei aufgebaut sind und so das gewünschte Druckergebnis erzielen. Im Rahmen des Verarbeitungsprozesses übergibt Enfocus Switch eingehende Druckdaten an pdfToolbox, die diese hinsichtlich der Auflösung, der Farbräume und Schriften sowie der Maße prüft und anschließend korrigiert. Um das Preflight zu beschleunigen, nutzt die ABT Mediengruppe die in Enfocus Switch integrierte Jobticket-Funktion. Diese ruft dann pdfToolbox auf, die die PDF-Dateien prüft. Die Ergebnisse stellt Switch wiederum in vordefinierten Ordnern zur Verfügung – einer für Dateien ohne Fehlermeldungen und einer für Dateien mit Fehlermeldungen bzw. Warnungen. Sollte eine eigenständige Fehlerbehebung seitens pdfToolbox nicht möglich sein, helfen den Mitarbeitern der ABT-Mediengruppe entsprechende Anweisungen der callas-Lösung, um diese Fehler dann manuell zu beseitigen.

Standardisierte Prozesse als Enabler für einen höheren Automatisierungsgrad

Mit dem Zusammenspiel der beiden Lösungen konnte die ABT Mediengruppe die Produktionsabläufe bereits in hohem Maße beschleunigen. Was jedoch fehlte, war die Möglichkeit, Standardaufträge vollständig automatisiert zu steuern. „Wie auch andere Unternehmen sind wird damit konfrontiert, dass die Druckauflagen sinken“, erklärt Frank Hoffmann, Teamleiter der Prepress-Abteilung bei der ABT Mediengruppe, und ergänzt. „Um das Volumen weiterhin hochzuhalten und damit wirtschaftlich zu arbeiten, waren wir gefordert, mit den vorhandenen Ressourcen mehr Aufträge zu verarbeiten.“

Damit das Unternehmen dieses Ziel erreicht, sollten die Prozesse in der Druckvorstufe möglichst unterbrechungsfrei und ohne händisches Eingreifen verlaufen. Bei der Evaluierung geeigneter Lösungen stand die ABT Mediengruppe vor der Entscheidung, ob sie ein geschlossenes System eines Anbieters oder Produkte mehrerer Hersteller einführt. „Wir haben die Vor- und Nachteile beider Herangehensweisen sorgfältig abgewogen und uns dann dazu entschieden, den Weg mit mehreren Produkten zu beschreiten“, sagt Frank Hoffmann. Als Gründe nennt er die damit einhergehenden Kosten, aber vor allem die Flexibilität und Offenheit, weitere Produkte zu integrieren, um künftige Anforderungen abdecken zu können. Außerdem hat die ABT Mediengruppe mit calibrate einen Partner auf Augenhöhe, der das reibungslose Zusammenspiel von Best-of-Breed-Lösungen im Prepress-Bereich und über entsprechende Schnittstellen sowie die Übergabe von Daten sicherstellt.

calibrate empfahl daraufhin, die bestehenden Produkte um das hauseigene MasterProfile, den Krause Imposition Manager und den Impressed Workflow Server (IWS) zu erweitern. Das calibrate MasterProfile ist eine variable Erweiterung von pdfToolbox, mit dem sämtliche Voreinstellungen inklusive möglicher Variablen einheitlich im JavaScript Object Notation (JSON)-Format in einer Datei beschrieben sind. „Der damit einhergehende Vorteil ist, dass statt unterschiedlicher Setting-Dateien nur eine dynamisch steuerbare Datei zum Einsatz kommt, was das Handling natürlich massiv vereinfacht“, sagt Markus Brandstätter, Consultant der calibrate GmbH, einem Partner von Impressed und callas software. Sein Team und er betreuen die ABT Mediengruppe.

Impressed Workflow Server als verbindendes Element

Um diese Produkte zu einer Lösung zu vereinen, führte die ABT Mediengruppe dann den Impressed Workflow Server, eine Eigenentwicklung der Impressed GmbH ein. Hierbei handelt es sich um eine automatisiert arbeitende PDF-Workflow-Lösung für die Druckvorstufe, die Jobs datenbankgestützt verwaltet und über eine browserbasierte, grafische Oberfläche steuert. „Der Impressed Workflow Server ist in unserem Haus die zentrale Komponente für einen reibungslosen Produktionsablauf“, so der Prepress-Abteilungsleiter bei der ABT Mediengruppe. „Dazu beinhaltet das System die entsprechenden Schnittstellen, mit denen Enfocus Switch, pdfToolbox, das calibrate MasterProfile und der Krause Imposition Manager angesteuert und die Produktionsdaten zur Verfügung gestellt werden.“ Um die gewünschten Druckergebnisse zu erzielen, nehmen die Prüfung der PDF-Dateien und das Farbmanagement bei der Verarbeitung eine zentrale Rolle ein. Dazu gehören vor allem das Prüfen und Korrigieren der Farbprofile im Zusammenhang mit dem zu verwendenden Druckpapier. Weiterhin wird sichergestellt, dass das angelegte Seitenformat in Höhe und Breite mit dem des Druckbogens übereinstimmt. „Hierbei können wir uns voll und ganz auf die Technologie von callas software verlassen“, sagt Frank Hoffmann. Schließlich kommt der Krause Imposition Manager für die digitale Bogenmontage zum Einsatz. Dieser ermöglicht mithilfe von Informationen, die in den Jobtickets des Impressed Workflow Servers hinterlegt sind, ein automatisiertes und optimiertes Ausschießen auf sämtlichen Maschinen für alle Druckverfahren.

Die letzte Meile

Seitdem die ABT Mediengruppe diese Lösungen im Prepress-Bereich einsetzt, konnte das Unternehmen seine Prozesse sukzessive optimieren. Die Mediengestalter, die vorher zur zuverlässigen Verarbeitung selbst Hand anlegen mussten, können sich nun kreativeren Aufgaben widmen. Der Weg zu einer vollständig automatisierten Prepress-Abteilung ist damit aber noch nicht beendet. Derzeit arbeitet die ABT Mediengruppe daran, den Impressed Workflow Server mit dem Management-Informationssystem (MIS) Printplus zu verbinden. Wenn das erfolgt ist, übergibt Printplus die zur Verarbeitung der Druckaufträge notwendigen Daten an den IWS. Dann verlaufen sämtliche eingehenden Aufträge vom Anlegen in Printplus inklusive Kalkulation über deren Weitergabe an den Impressed Workflow Server zur Steuerung der Bearbeitung inklusive Prüfung bis hin zum Ausschießen vollständig automatisiert.

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