Bei Funky Pigeon finden Kunden online eine riesige Auswahl an einzigartigen Karten und Geschenken, die sie mit einem benutzerfreundlichen Online-Editor personalisieren können.
„Da Karten und Präsente in der Regel zu ganz besonderen Anlässen verschenkt werden, wollen die meisten Menschen nichts von der Stange, sondern etwas, das ihre Individualität widerspiegelt“, erklärt John Symonds, IT Solutions Manager bei Funky Pigeon. „Wir sind darauf spezialisiert, unseren Kunden dabei zu helfen, ein besonderes und unvergessliches Geschenk oder eine Karte für jeden erdenklichen Anlass zu erstellen. Dieser Markt ist jedoch oft von hohen Stückzahlen und kurzen Fristen geprägt. Daher ist ein guter automatisierter Workflow für große Mengen von entscheidender Bedeutung.“
Funky Pigeon nahm erstmals Kontakt zu Four Pees auf, als es darum ging, das in die Jahre gekommene und nicht mehr unterstützte Workflow-System zu ersetzen. Dies brachte zwei große Herausforderungen mit sich: Erstens war der Workflow seit vielen Jahren im Einsatz und wurde im Laufe der Zeit erweitert und verfeinert. Zweitens verarbeitete das Workflow-System von Funky Pigeon ein sehr großes Dateivolumen für zahlreiche unterschiedliche Produktreihen.
„Ein bestehendes Workflow-System zu ersetzen, ist immer eine Herausforderung“, betont Andy Banks, Sales UK & Ireland bei Four Pees. „Unternehmen können sich keine Ausfallzeiten leisten, und man muss sicherstellen, dass die neue Lösung vom ersten Tag an effizient und optimal läuft. Das hat dieses Projekt noch spannender gemacht. Aufgrund des hohen Auftragsvolumens war darüber hinaus die durchschnittliche Durchlaufzeit pro Auftrag besonders wichtig.“
Aus diesen Gründen wurde das Projekt mit zwei Kerntechnologien umgesetzt: callas pdfToolbox CLI für die PDF-Bearbeitung und Enfocus Switch für die Erstellung der notwendigen automatisierten Workflows. pdfToolbox enthält eine sehr effiziente und hoch konfigurierbare Ausschieß-Engine, die ideal für die Stapelverarbeitung eingehender Aufträge und deren Jobtickets ist.
Enfocus Switch wiederum ist eine flexible Automatisierungsplattform, die nicht nur die unmittelbaren Anforderungen erfüllt, sondern auch dynamisch ausgelegt ist, um weitere Aufgaben zu bewältigen. So konnte das neue System zukunftssicher gestaltet werden.
„Zu Projektbeginn hofften wir, einen vollwertigen Ersatz für unser Workflow-System zu finden“, erklärt Tom Skinner, IT Services bei Funky Pigeon. „Glücklicherweise hat uns Four Pees in dieser Hinsicht herausgefordert und darauf bestanden, die einzigartigen Funktionen von Switch und pdfToolbox zu bewerten. Wo unser altes System nur halbautomatisiert arbeitete und häufige manuelle Eingriffe erforderte, um das Volumen korrekt zu handhaben, erledigt der neue Workflow solche Optimierungen vollautomatisch. Die eingesetzten Produkte sind zwar wichtig, aber viel entscheidender war für uns, einen Partner zu finden, der in dieselbe Richtung denkt. Wir wollten am Ende die beste Lösung haben.“
Die Flexibilität der implementierten Plattform wurde besonders deutlich, als ein Problem mit EFI Fiery auftrat, das gelegentlich Aufträge „fallen ließ“. In einem hochvolumigen Workflow ist es jedoch entscheidend, den korrekten Druck aller Aufträge zu 100 % sicherzustellen.
Glücklicherweise bietet Switch die Möglichkeit, sich mit APIs zu verbinden. DDer Zugriff auf die Fiery-Protokolldateien ermöglichte so einen Abgleich mit den Aufträgen, die den Workflow durchliefen. Auf diese Weise konnten problematische Aufträge einfach und automatisch identifiziert werden.
Mit drei Switch- und pdfToolbox-Installationen, die in einer hochmodernen virtualisierten Umgebung laufen, ist Funky Pigeon für die Zukunft bestens gerüstet. Selbst als das Auftragsvolumen im vergangenen Jahr teilweise extreme Spitzenwerte erreichte, hielt der Workflow mühelos Schritt.
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