Nach sieben Jahren Erfahrung mit einem automatisierten Workflow wäre Outreach Inc. ohne pdfToolbox für ihren automatisierten Preflight-Prozess nicht mehr arbeitsfähig.
Outreach Inc. wurde 1996 gegründet und hat seinen Sitz in Colorado Springs, USA. Das Unternehmen ist im Laufe der Jahre stark gewachsen und ist heute neben dem Druck- und Verlagswesen auch in anderen Geschäftsbereichen wie Web-Medien, Beratung, Lead-Generierung etc. tätig. Das Unternehmen ist in den gesamten Vereinigten Staaten sowie in Kanada aktiv.
Zu den Kunden der Outreach Inc. zählen hauptsächlich Kirchen und gemeinnützige Organisationen, die mit der kirchlichen Gemeinschaft verbunden sind. Ziel des Unternehmens ist es, diesen Organisationen die qualitativ hochwertigsten Produkte zu den günstigsten Preisen zur Verfügung zu stellen.
Da Outreach Inc. hauptsächlich für Kirchen tätig ist, verläuft die Produktion nach saisonalen Mustern. Zu Zeiten wie Weihnachten und Ostern hat das Unternehmen enorme Auftragsspitzen abzuwickeln. „Hierbeistießen wir immer wieder auf zwei Probleme“, berichtet Steve Swart, Produktionsleiter bei Outreach Inc. „Erstens entgingen uns viele manuelle Preflight-Fehler, die während des Druckvorgangs ohne Vorwarnung auftauchten. Zweitens mussten wir aufgrund des großen Auftragsvolumens jemanden einsetzen, der mehr als zehn Stunden am Tag nur mit Preflight-Aufträgen beschäftigt war.“
2014 war der Punkt erreicht, an dem die Situation nicht mehr tragbar war. Es wurde Zeit für eine Veränderung des Vorproduktionsprozesses bei Outreach Inc. „Aus früheren Arbeitserfahrungen wusste ich, welchen Nutzen und welche Präzision eine automatisierte Preflight-Anwendung bringen kann“, erläutert Steve Swart. „Mit einer soliden Software kann man Problemsituationen ausschließen, die durch menschliche Fehler oder Ermüdung verursacht werden und den Workflow stören können. Die Anwendung macht immer genau das, was von ihr verlangt wird. So ist es mir gelungen, unseren COO davon zu überzeugen, dass wir eine Softwarelösung finden mussten, die unsere größten Probleme beseitigt. Über einen Wiederverkäufer kamen wir schließlich in Kontakt mit Four Pees.“
Nachdem die Probleme und Anforderungen von Outreach Inc. besprochen wurden, schlugen David van Driessche, CTO bei Four Pees, und der Wiederverkäufer gemeinsam pdfToolbox Server als die am besten geeignete Lösung vor. „Zunächst hat David van Driessche einige Profile für uns erstellt, die wir dann einfach erweitert arbeiten. Derzeit haben wir aufgrund der verschiedenen Produktausgestaltungen, die wir anbieten, rund 140 Jobs in callas abgebildet“, fährt Steve Swart fort. „Diese Anzahl ist eine Kombination aus der Arbeit unserer internen Designabteilung, unserem Web-to-Print, die über die Kommandozeilenversion von pdfToolbox eingespeist wird, und die, die Kunden über einen externen Designer anliefern. Ein Grund dafür, dass wir so viele Setups haben, ist, dass Produkte aus unserer Web-to-Print-Abteilung andere Anforderungen haben als Produkte aus unserer regulären Designabteilung.“
„Erwähnenswert ist auch, dass der gesamte Installationsprozess per Fernzugriff erfolgte“, ergänzt David van Driessche, CTO von Four Pees. „Nach einem Jahr Erfahrung mit Covid-19 scheint das die plausibelste Lösung zu sein, aber 2014 war das alles andere als selbstverständlich. Trotzdem verlief alles reibungslos und ohne Probleme. Bei diesem Projekt war eine gut funktionierende Kommunikation das A und O" Steve Swart fügt hinzu: „Obwohl die Installation telefonisch erfolgte und David nie vor Ort war, war die Kommunikation von Anfang an ausgesprochen angenehm. Wir hatten sofort das Gefühl, dass wir uns voll und ganz auf Davids Kompetenz verlassen konnten und alles gut verlaufen würde.“
Die Installation von pdfToolbox Server hat Outreach Inc. bereits viele Vorteile gebracht. „Vor dem Kauf der Software überließ ich den Preflight-Prozess einigen Grafikdesignern, die ich zuvor geschult hatte. Nachdem die Integration von pdfToolbox Server abgeschlossen war, konnten sie sich wieder ihren gewohnten Aufgaben zuwenden und mussten keine sich wiederholenden, zeitraubenden Preflight-Aufgaben mehr übernehmen“, berichtet Steve Swart, Production Manager bei Outreach Inc. „Sieben Jahre später glaube ich nicht, dass außer einem oder zwei Kollegen und mir selbst noch jemand weiß, wie manuelles Preflighting funktioniert. Automatisiertes Preflighting ist ein fester Bestandteil unserer täglichen Arbeit geworden und wir verlassen uns in vollem Umfang auf die Software. Außerdem hat uns dies im Hinblick auf die aktuelle Qualifikationskrise, die auch die Druckindustrie betrifft, wirklich gut aufgestellt. Immer weniger junge Menschen sind bereit, in technische Berufe einzusteigen.“
„Das größte Problem, das durch die Installation von pdfToolbox Server gelöst wurde, lag im Bereich Arbeitsersparnis. Wenn man nur diesen Aspekt betrachtet, hatten wir den ROI wahrscheinlich schon nach neun oder zehn Monaten erreicht. Wenn man die Aufträge berücksichtigt, die früher bei uns im Druck schiefgingen, ging das sogar noch schneller. Die Arbeitsersparnis war das, was wir unbedingt brauchten: all die anderen Dinge – wie der ordentliche Ablauf der Workflows, die Zuverlässigkeit der Software im täglichen Einsatz – waren alles zusätzliche Pluspunkte für uns.“
Darüber hinaus stellt auch der saisonale Ansatz für Outreach Inc. kein Problem mehr dar. „Wir hatten noch nie einen Zeitraum, in dem unser pdfToolbox Server von einem Arbeitsaufwand überlastet war. Dieses Jahr hatten wir vor Ostern wahrscheinlich drei oder vier Wochen, in denen wir von unserem Web-to-Print-System aus mindestens 1.000 Preflights pro Woche abgewickelt haben, und dazu kamen noch etwa 400 interne Design-Preflights. Das ist weit mehr als das, was wir 2014 gemacht haben, und die Software hat damit nicht das geringste Problem“, kommentiert Steve Swart.
Nach sieben Jahren ist Outreach Inc. immer noch zu 100 Prozent von pdfToolbox überzeugt und rundum zufrieden . Ohne dieses System könnten sie einfach nicht mehr zurechtkommen.
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