Archivar archivos PDF

Por todo tipo de razones, a veces es necesario archivar archivos PDF durante (mucho) tiempo. La Organización Internacional de Normalización (ISO) creó el estándar PDF/A para este tipo de documentos. Este estándar define lo que se puede y lo que no se puede hacer en documentos que necesitan ser archivados. Abarca varias partes diferentes (denominadas PDF/A-1, PDF/A-2...) que a su vez se subdividen en diferentes sabores.

La compatibilidad con PDF/A es la principal característica de la solución pdfaPilot de callas, pero también se incluye en la solución pdfToolbox de callas, que generalmente está orientada a los flujos de trabajo de impresión.

Verificación según la norma

callas proporciona verificación con respecto a todas las partes y sabores estándar. Para ello, los productos incluyen perfiles de verificación previa (control de calidad) que permiten determinar rápidamente si un archivo PDF es compatible con PDF/A y, en caso negativo, qué problemas presenta. El producto puede crear un informe PDF fácil de usar para comunicar los problemas al proveedor del documento, o un informe XML o JSON que puede utilizarse en flujos de trabajo automatizados.

Compatibilizar archivos PDF

Cuando se crea un archivo, a menudo es necesario archivar todos los archivos entrantes con la mayor calidad posible. Aunque muchos de los archivos PDF entrantes se pueden convertir fácilmente a PDF/A, siempre hay un porcentaje para el que esto es más difícil.

Las funciones de corrección de las soluciones callas pueden incorporar mecanismos alternativos para tratar documentos PDF difíciles. Pueden utilizar técnicas como la redistribución de documentos PDF, la rasterización de determinadas páginas o del documento completo, para crear un documento adecuado que cumpla con PDF/A.

No limitado a PDF

Aunque los documentos suelen archivarse como archivos PDF compatibles con PDF/A, los documentos de entrada no siempre son archivos PDF. Por eso, las soluciones callas también admiten la conversión de otros formatos de archivo a PDF. Esto es compatible con documentos de Office, documentos de Open Office, varios formatos de archivo de imagen y correos electrónicos. Una vez convertidos a PDF, los documentos pueden ajustarse a la versión PDF/A correspondiente.

Correo electrónico a PDF/A

A veces, los correos electrónicos se guardan para consultarlos más tarde o para archivarlos por necesidades empresariales y conservarlos en el futuro. Para reproducir o buscar mejor estos correos electrónicos a largo plazo, el archivado de correo electrónico independiente del sistema en formato PDF/A es una forma segura.