Las facturas electrónicas ofrecen una serie de ventajas a las empresas. En particular, pueden procesarse de forma automática y continua, sin necesidad de cambiar de formato. Por imperativo legal, las empresas de la UE están obligadas a enviar o recibir facturas electrónicas a sus socios comerciales. Los periodos de transición varían de un país a otro.
Sin embargo, un simple archivo PDF no se considera una factura electrónica a estos efectos. Los datos deben estar estructurados, por ejemplo en formato XML. La norma de la UE CEN 16931:2017 define con detalle los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas. Los principales formatos establecidos en base a esta norma son el XRechnung y el estándar Factur-X (conocido como factura ZUGFeRD en Alemania). Este último formato híbrido tiene la ventaja de permitir una visualización inmediata para una validación interactiva.