Archivage d'e-mails et de pièces jointes

La messagerie électronique fait partie intégrante de la communication régulière dans le monde de l'entreprise actuel. De nombreuses législations et réglementations font l'obligation d'archiver les e-mails comme n'importe quel autre document officiel. pdfaPilot prend en charge leur archivage en mode aussi bien interactif qu'automatique.

Mécanisme de conversion

pdfaPilot ne doit pas s'intégrer dans les serveurs de messagerie entrants ou sortants ; il opère en convertissant les messages électroniques aux formats msg ou eml (les deux formats d'e-mail les plus largement répandus) en documents PDF ou PDF/A. Cette conversion peut s'effectuer interactivement dans pdfaPilot Desktop, via des dossiers actifs dans pdfaPilot Server, ou de manière intégrée dans d'autres solutions, par l'intermédiaire de pdfaPilot CLI et SDK.

Conversions prises en charge

Selon l'e-mail proprement dit et le type de fichier de sortie requis, pdfaPilot propose différentes possibilités de conversion. Toutes ces possibilités sont répertoriées dans l'exemple du Switchboard ci-dessous. Des explications plus détaillées sur chaque possibilité et ses implications sont fournies après la capture d'écran.

Figure 1: Options de l'onglet E-mail en PDF dans le Switchboard

  • PDF: Incorporer les pièces jointes en tant qu'original
    Génère un document PDF ordinaire et incorpore la ou les éventuelles pièces jointes de l'e-mail dans leur format d'origine dans le document PDF généré.
  • PDF: Incorporer les pièces jointes en tant que PDF
    Génère un document PDF ordinaire. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en documents PDF, puis ensuite incorporées dans le document PDF généré.
  • PDF: Incorporer les pièces jointes en tant qu'original et PDF
    Génère un document PDF ordinaire. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en documents PDF. Le résultat de la conversion en PDF et les pièces jointes d'origine sont incorporés dans le document PDF généré.
  • PDF: Ajouter des pièces jointes en tant que pages supplémentaires
    Génère un document PDF ordinaire. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en PDF et ajoutées, comme des pages supplémentaires, à la fin du document PDF converti.
  • PDF/A-1: Ajouter des pièces jointes en tant que pages supplémentaires
    Génère un document PDF/A-1. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en PDF et ajoutées, comme des pages supplémentaires, à la fin du document PDF/A-1 converti. Il s'agit de la seule option possible pour PDF/A-1, car le standard PDF/A-1 n'autorise pas l'incorporation des fichiers (quels qu'ils soient).
  • PDF/A-2: Incorporer les pièces jointes en tant que PDF/A
    Génère un document PDF/A-2. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en documents PDF/A-2, puis ensuite incorporées dans le document PDF/A-2 généré.
  • PDF/A-2: Ajouter des pièces jointes en tant que pages supplémentaires
    Génère un document PDF/A-2. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en PDF et ajoutées, comme des pages supplémentaires, à la fin du document PDF/A-2 converti.
  • PDF/A-3: Incorporer les pièces jointes en tant qu'original
    Génère un document PDF/A-3 et incorpore la ou les éventuelles pièces jointes de l'e-mail dans leur format d'origine dans le document PDF/A-3 généré.
  • PDF/A-3: Incorporer les pièces jointes en tant que PDF/A si possible
    Génère un document PDF/A-3. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en documents PDF/A-3, puis ensuite incorporées dans le document PDF/A-3 généré. Si la conversion en PDF/A n'est pas possible pour une pièce jointe particulière, celle-ci est incorporée dans son format d'origine.
  • PDF/A-3: Incorporer les pièces jointes en tant qu'original et PDF
    Génère un document PDF/A-3. Si l'e-mail comporte des pièces jointes, celles-ci sont converties en documents PDF/A. Le résultat de la conversion en PDF/A et les pièces jointes d'origine sont incorporés dans le document PDF/A-3 généré.

Des questions?

Vous pouvez en apprendre beaucoup plus sur tous les produits mentionnés en consultant les pages de produits sur le site web. Ou contactez-nous simplement pour bénéficier d'une démonstration personnalisée, ou obtenir des réponses à des questions plus approfondies.