Les factures électroniques offrent un certain nombre d'avantages aux entreprises. Elles peuvent notamment être traitées automatiquement et en continu, sans changement de format de support. En raison de dispositions légales, les entreprises de l'UE sont tenues d'envoyer ou de recevoir des factures électroniques à leurs partenaires commerciaux. Les périodes de transition varient d'un pays à l'autre.
Toutefois, un simple fichier PDF n'est pas considéré comme une facture électronique à cette fin. Les données doivent être structurées, par exemple au format XML. La norme européenne CEN 16931:2017 définit en détail les exigences auxquelles les factures électroniques doivent répondre. Les principaux formats établis sur la base de cette norme sont la XRechnung et la norme Factur-X (connue sous le nom de facture ZUGFeRD en Allemagne). Ce dernier format hybride présente l'avantage de permettre une visualisation immédiate pour une validation interactive