Depuis 1997, l’entreprise belge Burocad est devenue un grand acteur de l’impression en ligne du marché belge en fournissant des solutions pour une vaste gamme d’imprimés allant de l’emballage au grand format.
Burocad est parvenue à se développer au fil du temps et a embarqué sur le train numérique avec son portail interne web to print dénommé « Print Smart ». Grâce à ce portail, les clients de Burocad peuvent facilement commander des travaux en spécifiant exactement les paramètres voulus. L’inconvénient de Print Smart était qu’il nécessitait encore beaucoup de manipulations et de contrôles manuels en aval. En vue de poursuivre sa croissance et d’améliorer son efficacité, Burocad s’est mise à la recherche d’une solution visant à automatiser toute la gestion des travaux en provenance de sa plateforme Print Smart.
Une entrée de commandes et un contrôle qualité totalement automatisés
C’est dans le cadre de cette automatisation que Four Pees est intervenue, d’abord pour effectuer une analyse exhaustive du système actuel de Burocad ainsi que de ses souhaits et besoins concernant le système automatisé. Four Pees a mené cette opération avec la collaboration de consultants du VIGC, le Centre flamand d’innovation en communication graphique, pour obtenir leur point de vue éclairé sur la question.
« Sur la base de cette analyse, nous avons abouti à une solution qui combinait callas pdfToolbox Server et Enfocus Switch pour l’entrée de commandes », commente Philip Cremers, Sales Benelux chez Four Pees. "Aujourd’hui, le flux d’entrée de commandes peut être automatisé de A à Z grâce à une série de contrôles qualité et de règles automatisées. »
Avec l’aide de pdfToolbox et des métadonnées de Print Smart, il a été possible d’automatiser complètement l’ensemble des procédures de contrôle en amont et de contrôle qualité des travaux provenant de la plateforme Print Smart sans plus aucune intervention manuelle.
« Désormais, tous les fichiers PDF suivent la même procédure de contrôle en amont, sans toutefois être traités de la même façon," explique David van Driessche, CTO de Four Pees. "Si nos profils qualité de base s’appuient sur les normes du Ghent Workgroup, en fonction des métadonnées du job, les contrôles et paramètres sont adaptés de manière dynamique pour convenir au travail à produire. Le concept de variables prévu dans pdfToolbox rend une implémentation de ce genre très simple. »
Dans le workflow actuel, un fichier est considéré comme « mauvais » dès qu’il présente une erreur de contrôle en amont. Et quand un fichier est « mauvais », il ne passe pas à l’étape suivante, mais est envoyé vers un point de contrôle Switch. Ce point de contrôle affiche les métadonnées de ce travail, présente un rapport de contrôle en amont et autorise une personne de Burocad à accéder au fichier PDF, à le modifier et à le réenregistrer au même endroit afin de pouvoir être réinjecté dans le flux. Cela veut dire que soit le fichier PDF peut être corrigé directement, soit un autre fichier peut être demandé au client.
Une fois le fichier rectifié, Switch s’assure que le nom de fichier est toujours correct puis le renvoie à l’étape précédant le contrôle en amont afin qu’il subisse un nouveau contrôle en amont. Ceci garantit la qualité de l’ensemble des documents du workflow.
L’optimisation de l’entrée de commandes via Print Smart n’est que la première étape du processus d’automatisation que Burocad espère mettre en œuvre.
« Il ne s’agit que du premier élément d’un projet plus vaste que nous souhaitons mettre sur pied chez Burocad », confie Maarten Esveldt, COO de Burocad. « Après l’implémentation de cette première phase, nous voulons nous automatiser davantage et ajouter à nos workflows des solutions spécifiques de tableau de bord dans une deuxième phase. Ces tableaux de bord nous offriront une vue d’ensemble claire du statut de tous les travaux et nous permettront de voir ce qui peut être amélioré à long terme. »
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