Au cours de sa croissance, Printing Center USA a également dû surmonter quelques obstacles. Kevin Evans, Responsable des Services aux Comptes chez Printing Center USA : « À mesure que nous grandissions, nous recevions de plus en plus de travaux. Cependant, cette évolution compliquait fortement le processus d’approbation pour nos collaborateurs prépresse. S'il y avait une erreur dans un fichier, ou si un PDF n’avait pas de fond perdu, le service clientèle devait contacter le client pour avoir son avis sur la modification du document, ou son accord si nous avions adapté le document. Avec plus de 40 commandes par jour, ce processus entièrement manuel est devenu très stressant pour les responsables du contrôle. Je ne voulais pas que nos employés chevronnés s’enlisent dans des tâches manuelles, répétitives et fastidieuses. »
Printing Center USA en a conclu qu’il devait automatiser son processus de contrôle en amont pour pouvoir continuer à se développer. Autre avantage de cette automatisation : libérer les employés du travail manuel et répétitif du contrôle de documents en amont, et utiliser leur expérience dans des domaines plus profitables pour l’entreprise. Pour ce faire, l'imprimeur s’est tourné vers son partenaire logiciel Apago Inc, qui l’avait déjà aidé à intégrer Enfocus Switch dans le flux de travail de l’entreprise.
Dwight Kelly, CEO d’Apago Inc. : « Lorsque Kevin a expliqué les problèmes qu'il souhaitait résoudre, nous avons très vite compris qu'une automatisation était nécessaire. Aucune entreprise ne peut grandir de la sorte tout en continuant à contrôler et à approuver manuellement les commandes. Nous avons donc recommandé pdfToolbox Server pour assurer tous les contrôles de qualité nécessaires et résoudre automatiquement la plupart des problèmes. Par ailleurs, pdfToolbox Server CLI s'intègre très facilement au flux de travail Enfocus Switch et à la vitrine Web-to-Print personnalisée de Printing Center USA, qui fonctionne sur des serveurs en nuage.
La solution d’Apago comprend un widget de téléchargement basé sur un navigateur et des services Web pour la mise en file d’attente et le traitement des commandes, le contrôle en amont, la création de vignettes et l’assemblage des pages. Le système est entièrement évolutif, pour une meilleure gestion des pics de production saisonniers. » L’ensemble du processus de développement a duré moins de deux mois. Apago a exploité les capacités Process Plan de pdfToolbox pour permettre la vérification des contrôles qualité et des corrections à l’aide de variables de fiche de travail.
Cette fonctionnalité a permis de réduire le nombre de profils de contrôles en amont, qui pouvait atteindre plusieurs centaines, à un seul profil principal. Grâce aux variables, il est possible de définir des contrôles de manière dynamique (taille de la page, utilisation des couleurs, etc.) pour chaque produit. La fonctionnalité Quick Check de pdfToolbox réduit considérablement le temps nécessaire à l’inspection des fichiers du client.
« Désormais, l’ensemble du processus est extrêmement simple pour nos clients », explique Kevin. « Il leur suffit de cocher le type de produit souhaité, par exemple un livret de 16 pages, et de télécharger leur document ou leur maquette dans un dossier. Par la suite, ils ont toujours la possibilité de supprimer ou d’ajouter des illustrations ou des pages jusqu'à obtenir le produit voulu. Une fois la commande passée, pdfToolbox effectue automatiquement une vérification.
Si des erreurs sont détectées, le client a la possibilité de les corriger lui-même ou de laisser le système le faire (p. ex. ajouter des fonds perdus ou des numéros aux pages qui n’en ont pas). Lorsque le client a approuvé ou modifié ces éléments, le document est prêt à être imprimé. Résultat : une prise en charge et un traitement plus rapides des commandes, et par conséquent, une satisfaction client accrue. »
Dwight Kelly : « Je pense que nous avons aidé Printing Center USA à résoudre un problème auquel de nombreux imprimeurs sont confrontés lorsqu’ils se lancent dans le Web-to-Print. Certes, un portail d’impression en ligne constitue un canal de vente supplémentaire. Mais il influence aussi le reste du processus d'impression, surtout si le contrôle en amont et l’approbation client se font manuellement. Tout à coup, vos employés les plus expérimentés se retrouvent coincés dans un travail répétitif et monotone. Grâce au système actuel, le portail Web-to-Print fait partie intégrante du flux d’impression automatisé, et vous évitez de confier des tâches répétitives à vos collaborateurs chevronnés. Leur expérience peut être utilisée de manière optimale, là où elle compte. »
Kevin Evans : « Grâce à cette automatisation avec pdfToolbox Server, nous pouvons traiter beaucoup plus de commandes qu’avant en beaucoup moins de temps. Auparavant, nous devions recruter deux ou trois personnes de plus entre septembre et décembre (notre haute saison) pour le contrôle en amont. Avec cette solution, je pense que cela ne sera plus nécessaire. En cette période de pandémie, la hausse du nombre de commandes combinée à l’absence de personnel supplémentaire pour les traiter constitue une double victoire pour notre entreprise et ses employés. »
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