Archiviazione di email e di allegati

I messaggi email sono un elemento importante nella comunicazione aziendale; in tutto il mondo esistono leggi e normative che prevedono l’archiviazione dei messaggi email, così come avviene per gli altri tipi di documenti. pdfaPilot supporta l’archiviazione dei messaggi email, sia in modo interattivo, sia in modo completamente automatizzato.

Modalità di conversione

pdfaPilot non si integra con il server di posta, ma offre la conversione di messaggi in formato msg o eml (i due formati più diffusi) in documenti PDF e PDF/A. La conversione può avvenire in modo interattivo in pdfaPilot Desktop, con l’utilizzo di hotfolder in pdfaPilot Server, integrata in una soluzione personalizzata con pdfaPilot CLI e SDK.

Conversioni supportate

A seconda del tipo di messaggio e del formato di output richiesto, pdfaPilot offre differenti possibilità di conversione: ognuna è disponibile nel pannello Switchboard. Di seguito vengono descritte tutte le possibili conversioni.

Figura 1: Opzioni per la conversione di email in PDF

  • PDF: Incorpora gli allegati come originale
    Crea un documento PDF e incorpora tutti gli allegati del messaggio email all’interno del documento, nel loro formato originale.
  • PDF: Incorpora gli allegati come PDF
    Crea un documento PDF. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF e incorporati nel documento principale.
  • PDF: Incorpora gli allegati come originale e PDF
    Crea un documento PDF. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF. Nel documento principale vengono incorporati sia gli allegati originale, sia gli allegati convertiti in PDF.
  • PDF: Aggiungi gli allegati come pagine aggiuntive
    Crea un documento PDF. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF e inseriti alla fine del documento come pagine aggiuntive.
  • PDF/A-1: Aggiungi gli allegati come pagine aggiuntive
    Crea un documento PDF/A-1. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF/A-1 e inseriti alla fine del documento come pagine aggiuntive. Questa è l’unica opzione per ottenere un PDF/A-1, poiché lo standard PDF/A-1 non ammette allegati di alcun tipo.
  • PDF/A-2: Incorpora gli allegati come PDF/A
    Crea un documento PDF/A-2. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF/A-2 e incorporati nel documento principale.
  • PDF/A-2: Aggiungi gli allegati come pagine aggiuntive
    Crea un documento PDF/A-2. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF/A-2 e inseriti alla fine del documento come pagine aggiuntive.
  • PDF/A-3: Incorpora gli allegati come originale
    Crea un documento PDF/A-3 e incorpora ogni allegato del messaggio email nel suo formato originale.
  • PDF/A-3: Incorpora gli allegati come PDF/A se possibile
    Crea un documento PDF/A-3. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF/A-3 e incorporati nel documento principale. Se la conversione in PDF/A-3 di un allegato non è possibile, questo viene incorporato nel suo formato originale.
  • PDF/A-3: Incorpora gli allegati come originale e PDF/A
    Crea un documento PDF/A-3. Se il messaggio email contiene allegati, questi vengono convertiti in PDF/A. Nel documento principale vengono incorporati sia gli allegati originale, sia gli allegati convertiti in PDF/A.

Domande?

Maggiori informazioni sui prodotti callas sono disponibili nelle pagine di prodotto sul sito web. Per una demo personalizzata, e per domande più specifiche, è possibile contattare callas.