Creazione di PDF per l’archiviazione

Il PDF/A (lo standard per l’archiviazione dei PDF a lungo termine) è diventato il formato di archiviazione per eccellenza, e pdfaPilot è il miglior esperto per la creazione di documenti PDF/A

Una versione per ogni esigenza

La prima scelta da fare per la creazione di PDF/A è la versione dello standard da utilizzare. Le versioni disponibili sono:

  • PDF/A-1a, PDF/A-1b
  • PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u
  • PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u

Versioni

PDF/A-1 è la prima versione dello standard; non permette di utilizzare una serie di nuove funzionalità del PDF, ad esempio la trasparenza, alcuni formati di compressione delle immagini, i livelli. PDF/A-2 ha esteso il supporto anche a queste funzionalità; inoltre permette di memorizzare file PDF/A all’interno di un file PDF/A-2 (in questo modo il PDF/A-2 può essere inteso anche come semplice sistema di archivio).

PDF/A-3 è la versione più recente e permette di salvare qualsiasi tipo di file all’interno di un PDF/A-3. Per esempio è possibile salvare allegati di messaggi email nel loro formato originario, oppure fatture digitali in formato PDF/A-3 con il sorgente XML incorporato.

Modalità

La modalità 'b' (basic) è dedicata interamente alla riproduzione visuale; ciò che è importante, in questa modalità, è la garanzia di visualizzazione del documento così come è stato archiviato.

La modalità 'a' (advanced) aggiunge alcuni requisiti. Il testo deve essere incorporato in modo che possa essere estratto successivamente (rispettando il senso del contenuto), le immagini devono avere un testo alternativo associato (per renderne chiaro il contenuto) e tutti gli elementi del PDF/A devono avere una tag (per poter distinguere le strutture del testo: titolo, testo corrente, paragrafi, tabelle ....).

The 'u' or “Unicode” flavor sits somewhere in between 'b' and 'a'. It focuses mainly on visual reproduction, but does require that all text can easily be extracted or searched. La modalità 'u' ('Unicode'), è un compromesso tra le modalità 'b' e 'a'. Garantisce il contenuto visuale, ma richiede che tutto il testo possa essere quantomeno estratto e sia ricercabile.

Quale modalità usare?

Dipende dal tipo di documenti che devono essere archiviati, e dalle funzionalità che serviranno in fase di archiviazione e ricerca. Va tenuto presente che, a causa dei requisiti differenti, è molto più semplice creare un PDF/A di tipo 'b' piuttosto che di tipo 'a'.

What is good news is that pdfaPilot supports all versions and all flavors of the standard, so you have total freedom on that front.

Verifica e conversione interattiva del PDF/A

pdfaPilot Desktop fornisce diversi modi per verificare la conformità di un PDF con la versione PDF/A che è stata scelta per il proprio archivio, nonché diversi strumenti per la certificazione in PDF/A. Lo strumento più semplice è il pannello 'PDF/A con un clic'.

Figura 1: Il pannello 'PDF/A con un clic' in pdfaPilot Desktop

Grazie al pulsante di impostazioni (in alto a destra) è possibile scegliere la versione di PDF/A. Il pannello mette a disposizione due pulsanti principali: uno per la verifica di conformità del PDF, uno per la conversione immediata in PDF/A.
Tramite le preferenze di pdfaPilot, è possibile scegliere se abilitare i metodi di conversione alternativa, che entrano in azione quando la conversione PDF/A principale fallisce.

Metodi di conversione alternativa

I metodi di conversione alternativa vengono usati quando pdfaPilot ha provato a convertire un documento in PDF/A e la conversione non è andata buon fine. I metodi di conversione alternativa sono:

  • Conversione completa del documento in PostScript e successivamente di nuovo in PDF. Questo metodo forza la conversione di alcune nuove funzionalità (per esempio la trasparenza) in funzionalità meno recenti; inoltre, l’intero documento viene completamente riscritto per cercare di ripulirlo dai problemi che bloccano la conversione.
  • Conversione delle pagine con problemi in immagini. Se alcune pagine specifiche presentano dei problemi, pdfaPilot le convertirà in immagini, inserendole nel PDF al posto delle pagine originali.
  • Conversione di tutte le pagine in immagini. Se nessuna delle tecniche precedenti ha funzionato, pdfaPilot può creare un nuovo documento PDF, nel quale inserirà una versione bitmap delle pagine del documento originale.

I metodi di conversione alternativa richiedono tempi di conversione più lunghi, e spesso comportano una riduzione della qualità del documento che verrà archiviato. La decisione sull’utilizzo dei metodi di conversione alternativa è a discrezione dell’utente. Se, per esempio, il documento ricevuto dal cliente presenta problemi ma deve essere certificato per forza, la conversione alternativa è l’unica scelta possibile.

Automatizzare il processo di conversione

In molti casi il volume di PDF da archiviare è elevato; pdfaPilot Server può gestire facilmente carichi enormi ed elaborare i documenti PDF in modo automatico, senza l’intervento dell’operatore.

Figura 2: A un processo di pdfaPilot Server per la conversione in PDF/A-1b

pdfaPilot Server consente di creare processi, ad ognuno dei quali corrisponde una cartella di input, un profilo di preflight e una serie di cartelle di output definite. Tutti i file che vengono depositati nella cartella di input sono automaticamente processati con il profilo di preflight selezionato. Il risultato dell’elaborazione viene salvato nelle cartelle di output.

Preflight integrato

Spesso è necessario integrare il preflight dei file PDF in sistemi più estesi, per esempio un portale web-to-print. Per questi scenari callas fornisce sia una soluzione command-line, sia un vero e proprio SDK.

Integrazione command-line

pdfaPilot CLI è un’applicazione command-line; può essere eseguita dal terminale o dal prompt dei comandi, tuttavia normalmente viene lanciata da un’applicazione proprietaria o da uno script. La versione command-line di pdfaPilot supporta tutte le funzionalità di preflight, inclusa la generazione di report dettagliati (in PDF o XML) per un’integrazione ancora più completa.

SDK

pdfaPilot SDK è una soluzione per l’integrazione tramite librerie di codice. Il pacchetto SDK contiene tutto il necessario: librerie, risorse header, documentazione, esempi per l’integrazione in C, C++, Java, .NET. L’utilizzo della versione SDK richiede lo sviluppo di codice e consente di avere la maggior integrazione possibile.

Domande?

Maggiori informazioni sui prodotti callas sono disponibili nelle pagine di prodotto sul sito web. Per una demo personalizzata, e per domande più specifiche, è possibile contattare callas.