E-mails en bijlagen archiveren

In de wereld van vandaag zijn e-mails een essentieel onderdeel van de dagelijkse bedrijfscommunicatie. Er bestaan veel wetten en regels die bepalen dat ze net zoals alle andere bedrijfsdocumenten moeten worden gearchiveerd. pdfaPilot biedt volledige ondersteuning voor e-mailarchivering, zowel op interactieve wijze als automatisch.

Conversiemechanisme

pdfaPilot wordt niet geïntegreerd in e-mailservers voor inkomende of uitgaande e-mail. Het converteert e-mailberichten in MSG- of EML-formaat (de twee meest gebruikte e-mailbestandsformaten) naar PDF- of PDF/A-documenten. Die conversie kan ofwel interactief worden uitgevoerd in pdfaPilot Desktop, ofwel via actieve mappen in pdfaPilot Server ofwel op geïntegreerde wijze in andere oplossingen met behulp van pdfaPilot CLI of pdfaPilot SDK.

Ondersteunde conversies

Afhankelijk van de e-mail zelf en het gewenste uitvoerbestand, biedt pdfaPilot verschillende conversiemogelijkheden. Je ziet alle mogelijkheden in de hieronder weergegeven Switchboard implementatie. Elke mogelijkheid en de consequenties ervan worden nader toegelicht na de schermafbeelding.

Afbeelding 1: De opties voor E-mail to PDF in het Switchboard

  • PDF: Embed attachments as original
    Genereert een normaal PDF-document. Eventuele bijlagen van de e-mail worden in hun oorspronkelijke formaat ingesloten in het gegenereerde PDF-document.
  • PDF: Embed attachments as PDF
    Genereert een normaal PDF-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF-documenten en vervolgens ingesloten in het gegenereerde PDF-document.
  • PDF: Embed attachments as original and PDF
    Genereert een normaal PDF-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF-documenten. Het resultaat van de conversie naar PDF wordt samen met de oorspronkelijke bijlagen ingesloten in het gegenereerde PDF-document.
  • PDF: Add attachments as additional pages
    Genereert een normaal PDF-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF en aan het einde van het geconverteerde PDF-document toegevoegd als extra pagina’s.
  • PDF/A-1: Add attachments as additional pages
    Genereert een PDF/A-1-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF en aan het einde van het geconverteerde PDF/A-1-document toegevoegd als extra pagina’s. Dit is de enige optie voor PDF/A-1 omdat de PDF/A-1-norm geen ingesloten bestanden toestaat (welke het ook zijn).
  • PDF/A-2: Embed attachments as PDF/A
    Genereert een PDF/A-2-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF/A-2-documenten en vervolgens ingesloten in het gegenereerde PDF/A-2-document.
  • PDF/A-2: Add attachments as additional pages
    Genereert een PDF/A-2-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF en aan het einde van het geconverteerde PDF/A-2-document toegevoegd als extra pagina’s.
  • PDF/A-3: Embed attachments as original
    Genereert een PDF/A-3-document. Eventuele bijlagen van de e-mail worden in hun oorspronkelijke formaat ingesloten in het gegenereerde PDF/A-3-document.
  • PDF/A-3: Embed attachments as PDF/A if possible
    Genereert een PDF/A-3-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF/A-3-documenten en vervolgens ingesloten in het gegenereerde PDF/A-3-document. Als conversie naar PDF/A niet mogelijk is vanwege een specifieke bijlage, wordt deze in plaats daarvan in haar oorspronkelijke formaat ingesloten.
  • PDF/A-3: Embed attachments as original and PDF/A
    Genereert een PDF/A-3-document. Als de e-mail bijlagen heeft, worden deze geconverteerd naar PDF/A-documenten. Het resultaat van de conversie naar PDF/A wordt samen met de oorspronkelijke bijlagen ingesloten in het gegenereerde PDF/A-3-document.

Vragen?

Op de productpagina’s op de website kan je veel meer lezen over alle vermelde producten. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor een demo op maat of een antwoord op specifieke vragen.