Elektronische facturen bieden bedrijven een aantal voordelen. Ze kunnen met name automatisch en continu worden verwerkt, zonder van mediaformaat te hoeven wisselen. Vanwege wettelijke vereisten zijn bedrijven in de EU verplicht om elektronische facturen naar hun zakenpartners te sturen of te ontvangen. De overgangsperioden verschillen van land tot land.
Een eenvoudig PDF-bestand wordt in dit verband echter niet beschouwd als een elektronische factuur. De gegevens moeten gestructureerd zijn, bijvoorbeeld in XML-formaat. De EU-norm CEN 16931:2017 definieert in detail de vereisten waaraan elektronische facturen moeten voldoen. De belangrijkste formaten die op basis van deze norm zijn vastgesteld, zijn de XRechnung en de Factur-X-standaard (in Duitsland bekend als ZUGFeRD-factuur). Dit laatste hybride formaat heeft het voordeel dat het onmiddellijke visuele weergave ondersteunt voor interactieve validatie.
Hybride facturen
Hybride facturen met pdfaPilot
In principe kan elk gestructureerd factuurformaat worden geïntegreerd in een PDF-container. Factur-X en ZUGFeRD bepalen echter vooraf hoe dit moet werken. In dit geval moet de PDF-container voldoen aan de archiveringsstandaard PDF/A.
pdfaPilot maakt het mogelijk om XML gegevensrecords in ZUGFeRD/Factur-X of XRechnung formaat te converteren naar hybride facturen. De oplossing gebruikt PDF/A-3 als draagformaat voor het verzenden van facturen. Ontvangers van facturen kunnen pdfaPilot gebruiken om zowel de XML-gegevens als het PDF/A-bestand te valideren. Ze kunnen ook de ingesloten gestructureerde factuurgegevens extraheren en visualiseren. Dit maakt het zeer eenvoudig om te controleren of de gegevens overeenkomen met de informatie in het PDF-bestand.
pdfaPilot genereert ook gestructureerde gegevens in andere hybride factuurformaten op basis van PDF/A. In dit geval valideert de callas oplossing opnieuw de PDF/A component en extraheert de gestructureerde factuurgegevens voor verdere verwerking.
