Preflightfouten rapporteren

Er zeker van zijn dat een PDF-document geschikt is voor druk- of archiveringsdoeleinden (of eender welk ander doeleinde): dat is het doel van preflighting. Daarbij controleer je de kwaliteit van het PDF-document aan de hand van een specifiek preflightprofiel, waarna je de resultaten kan bekijken. pdfToolbox en pdfaPilot bieden een ruime keuze aan mogelijkheden om die resultaten weer te geven in preflightrapporten. Er zijn verschillende soorten rapporten, die variëren afhankelijk van het doeleinde.

Klassieke PDF-rapporten

Om de preflightresultaten weer te geven in een vaste lay-out, kan je kiezen uit drie soorten PDF-rapporten. Elke soort maakt gebruik van andere technologieën om de aandacht te vestigen op de objecten die de oorzaak zijn van specifieke fouten of waarschuwingen. Deze rapporten zijn gewone PDF-documenten, die kunnen worden geopend in elke PDF-viewer (zoals Adobe Acrobat of Apple Voorvertoning). De rapporten kunnen dus gemakkelijk worden gemaild naar klanten om uit te leggen welke fouten ze dienen te corrigeren.

Overzicht

Elk van deze rapporten begint optioneel met een overzichtspagina. Deze pagina geeft een overzicht van informatie over het gepreflighte document, de omgeving waarin het is gepreflight, en een lijst van fouten en waarschuwingen.

Afbeelding 1: De overzichtspagina van een preflightrapport

Rapport met opmerkingen

Dit soort rapport maakt gebruik van opmerkingen (ook wel annotaties genoemd) om de objecten te markeren die de oorzaak zijn van een specifieke fout. De rapportpagina’s die volgen op de overzichtspagina, zijn een kopie van het document dat is preflight. Deze pagina’s geven gele opmerkingen weer boven de objecten die de oorzaak zijn van waarschuwingen, en rode opmerkingen voor objecten die de oorzaak zijn van fouten.

Afbeelding 2: Een preflightrapport met opmerkingen

In elke opmerking zien klanten zowel de naam als een beschrijving van de preflightfout of -waarschuwing die de opmerking heeft gegenereerd. Dat maakt het voor klanten gemakkelijk om te zien welk object onjuist is en waarom het onjuist is.

Rapport met een transparantiemasker

Het rapport met een transparantiemasker maakt gebruik van een combinatie van transparante objecten en lagen om objecten met problemen te markeren in een PDF-document. Dat betekent dat het rapport alleen werkt in PDF-viewers die lagen ondersteunen (bv. Adobe Acrobat of Adobe Reader), dus niet in viewers zonder dergelijke ondersteuning (bv. Apple Preview).

Afbeelding 3: Preflightrapport met een transparantiemasker

Rapport met lagen

Het rapport met lagen plaatst objecten met een probleem op een laag. Door lagen in en uit te schakelen, kunnen gebruikers alle objecten bekijken die een specifiek probleem veroorzaken. Doordat het rapport achtergrondlagen toevoegt, zijn de objecten met problemen goed zichtbaar tegen een anders gekleurde achtergrond. Handig om bijvoorbeeld witte objecten te bekijken!

Het rapport werkt alleen in PDF-viewers die lagen ondersteunen (bv. Adobe Acrobat of Adobe Reader), dus niet in viewers zonder dergelijke ondersteuning (bv. Apple Preview).

Afbeelding 4: Een rapport met lagen geeft transparante objecten weer tegen een anders gekleurde achtergrond

Aanpasbare PDF-rapporten

Alle klassieke PDF-rapporten zijn statisch: je kan de lay-out, kleuren of tekst van de preflightrapporten niet wijzigen. In sommige omgevingen is dat prima; vaak is het echter aangewezen om een aantal aspecten van een preflightrapport te kunnen wijzigen. Dat geldt des te meer als het rapport wordt gebruikt voor externe communicatie.

De mogelijkheid tot aanpassing van PDF-rapporten is toegevoegd om je in staat te stellen de look-and-feel van het preflightrapport te personaliseren. Dit soort rapport is gebaseerd op een HTML-sjabloon (met ondersteuning voor CSS en JavaScript). Door sjablonen aan te passen, kan je gemakkelijk kleuren wijzigen, logo’s of illustraties naar wens aanpassen of eigen logo’s of illustraties toevoegen. Je kan zelfs instellen welke tekst moet worden weergegeven. Altijd al een preflightrapport in begrijpelijke taal willen kunnen sturen naar klanten? Het aangepaste PDF-rapport maakt dat mogelijk ...

Afbeelding 5: Het standaard aangepaste PDF-rapport dat meegeleverd is in pdfToolbox

Afbeelding 6: Een aangepast PDF-rapport op basis van een aangepaste sjabloon

In het hierboven weergegeven aangepaste rapport zijn logo’s gewijzigd, wordt paars in plaats van rood gebruikt voor de achtergrondelementen en zijn ook meerdere stukken tekst gewijzigd. Meer ingrijpende wijzigingen zijn uiteraard ook mogelijk als je enigszins vertrouwd bent met HTML en/of JavaScript.

XML-rapporten

PDF-rapporten zijn geweldig om feedback te geven aan interne of externe klanten. Maar in een geautomatiseerd proces is PDF doorgaans niet het ideale bestandsformaat voor dit doeleinde. Precies om die reden bieden pdfToolbox en pdfaPilot de mogelijkheid om een XML-preflightrapport te genereren.

Naast alle informatie die aanwezig is in de PDF-rapporten, bevat het XML-bestand nog veel meer informatie. Het is dan ook ideaal voor verwerking door geautomatiseerde processen of scripts in je workflow. Wil je de weergave van preflightresultaten insluiten op een website? Schrijf een paar regels PHP-code voor de verwerking van het preflightrapport en klaar is Kees. Heb je een geautomatiseerde workflow op basis van FileTrain of Switch? Routeer het XML-preflightrapport naar de workflow, zodat verdere bestandsbeslissingen kunnen worden genomen op basis van de informatie in het rapport.

Meerdere rapporten

Je hoeft je niet te beperken tot één soort rapport. In alle geautomatiseerde versies van pdfToolbox of pdfaPilot kan één preflightcontrole meerdere soorten rapporten genereren. Zo kan je moeiteloos een workflow opzetten waarmee enerzijds een PDF-rapport wordt verstuurd naar de klant en anderzijds een XML-rapport naar een database of een systeem voor het volgen van de job.

Vragen?

Op de productpagina’s op de website kan je veel meer lezen over alle vermelde producten. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor een demo op maat of een antwoord op specifieke vragen.