Na zeven jaar ervaring met een geautomatiseerde workflow, zou Outreach Inc. niet meer kunnen functioneren zonder het systeem pdfToolbox voor hun geautomatiseerde preflighting proces.
Outreach Inc. werd opgericht in 1996 en is gevestigd in Colorado Springs (VS). Het bedrijf is de voorbije jaren enorm gegroeid. Naast drukwerk- en publicatieactiviteiten is het nu ook actief in domeinen als webmedia, consulting, lead generation enz., en dat over heel de Verenigde Staten en in Canada.
De klanten van Outreach Inc. bestaan voornamelijk uit kerken en non-profitorganisaties die verbonden zijn met de kerkgemeenschap. De missie van het bedrijf bestaat erin deze organisaties hoogwaardige producten te bieden tegen betaalbare prijzen.
Aangezien Outreach Inc. voornamelijk samenwerkt met kerken, is hun productie vrij seizoensgebonden. Hierdoor zien ze rond Kerstmis en Pasen enorme pieken in hun bestellingen. “Tijdens deze piekperiodes liepen we steevast tegen twee problemen aan”, zegt Steve Swart, Production Manager bij Outreach Inc. “Enerzijds doken er tijdens het drukproces heel wat manuele preflightfouten op die onder de radar bleven. Anderzijds moesten we door deze grote volumes iemand inschakelen die zich meer dan 10 uur per dag enkel bezighield met preflightingjobs.”
In 2014 werd de situatie onhoudbaar en was het tijd om het preproductieproces bij Outreach Inc. anders aan te pakken. “Vanuit eerdere werkervaringen wist ik welke voordelen en precisie een geautomatiseerde preflightapplicatie kon brengen”, zegt Steve Swart. “Met betrouwbare software is er immers geen risico dat de workflow verstoord wordt door menselijke fouten of vermoeidheid. Een toepassing doet altijd wat je haar opdraagt. Bijgevolg kon ik onze COO overtuigen dat we op zoek moesten naar een softwareoplossing om onze grootste problemen uit te weg te ruimen. Via een verdeler kwamen we uiteindelijk bij Four Pees terecht.”
Na het bespreken van de problemen en behoeften van Outreach Inc. stelden Four Pees-CTO David van Driessche en een reseller pdfToolbox Server voor als beste oplossing. “David ontwierp aanvankelijk een paar profielen voor ons, waarop we later hebben voortgebouwd. Momenteel hebben we ongeveer 140 profielen lopen in callas door de verschillende productvariaties die we aanbieden”, zegt Steve Swart. “Deze zijn zowel afkomstig van onze interne ontwerpafdeling als van onze web-to-printomgeving, die gevoed wordt via de command-lineversie van pdfToolbox. Daarnaast krijgen we van onze klanten ook werk aangeleverd van externe ontwerpers. Een van de redenen waarom we zo veel set-ups hebben, is dat de vereisten voor web-to-print anders zijn dan die voor onze reguliere ontwerpafdeling.”
“Bovendien verliep het hele installatieproces op afstand”, voegt Four Pees-CTO David van Driessche er nog aan toe. “In deze coronatijden lijkt dat misschien de gewoonste zaak van de wereld, maar in 2014 was dat allesbehalve vanzelfsprekend. Toch liep alles op rolletjes. Goede communicatie was hierbij zonder twijfel cruciaal.”
Steve Swart: “Ook al verliep de installatie via de telefoon en is David nooit langs geweest, toch hadden we er vrijwel meteen alle vertrouwen in. We hadden onmiddellijk het gevoel dat we op Davids expertise konden vertrouwen en dat alles prima zou verlopen.”
De installatie van pdfToolbox Server heeft Outreach Inc. al heel wat voordelen opgeleverd. “Voor we de software aankochten, leidde ik een aantal grafische ontwerpers op om zich over het preflightproces te ontfermen. Na de integratie van pdfToolbox Server konden ze de repetitieve en tijdrovende preflighttaken achter zich laten en zich opnieuw concentreren op hun kerntaken”, zegt Steve Swart, Production Manager bij Outreach Inc. “Nu, zeven jaar later, weet niemand nog hoe handmatige preflighting werkt, behalve ikzelf en misschien nog één of twee anderen. Geautomatiseerd preflighten is een deel geworden van onze dagelijkse activiteiten en we vertrouwen volledig op de software. Bovendien bleek het een goede voorbereiding op het huidige gebrek aan technische profielen in de grafische sector, aangezien steeds minder mensen kiezen voor een technisch beroep.”
De installatie van pdfToolbox Server heeft het proces vooral veel minder arbeidsintensief gemaakt. Als we enkel dat aspect zouden beoordelen, was onze investering wellicht op zo’n 9 à 10 maanden terugbetaald. Als we ook nog rekening houden met de jobs die voorheen verkeerd liepen tijdens het drukken, zou het investeringsrendement zelfs nog groter zijn. Het aantal werkuren moest gewoon naar beneden. Alle andere zaken, zoals de nette workflow en de grote betrouwbaarheid van de software elke dag opnieuw, waren mooi meegenomen.”
Bovendien levert de seizoensgebonden aanpak geen probleem meer op voor Outreach Inc. “We hebben nog nooit een periode gehad waarin pdfToolbox Server de werklast niet aankon. Tijdens de afgelopen Paasperiode waren er zo'n 3 à 4 weken waarin we minstens 1000 preflights per week deden vanuit onze web-to-print en dan nog eens zo’n 400 vanuit onze interne ontwerpafdeling. Dat is veel meer dan in 2014 en de software heeft er geen enkele moeite mee”, zegt Steve Swart.
Na zeven jaar is Outreach Inc. nog steeds erg tevreden en overtuigd van pdfToolbox. Ze zouden niet meer zonder kunnen!
We gebruiken cookies om het gebruik en de voorkeuren bij te houden. Lees er meer over in onze cookie policy.