Mercedes-Benz Schweiz AG

Mercedes-Benz Schweiz AG digitaliseert zijn archiveringsproces, waardoor het bedrijf meer tijd, ruimte en transparantie wint inzake documentopslag.

Mercedes-Benz Schweiz AG is een nationale dochteronderneming van het in Stuttgart gevestigde Daimler AG. Als verkoop- en marketingonderneming met ongeveer 350 medewerkers, vertegenwoordigt het bedrijf de Daimler-merken Mercedes-Benz, smart en FUSO voor bedrijfswagens in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.

Mercedes-Benz Schweiz AG wilde meer transparantie, uniformiteit, veiligheid en conformiteit bij de opslag van documenten. Met de keuze voor een consistente elektronische langetermijnarchivering in PDF/A volgt de onderneming de huidige trend op de voet. Mercedes-Benz Schweiz AG was op zoek naar een flexibele, krachtige en stabiele oplossing. Ze kozen daarom voor pdfaPilot van callas software, aanbieder van krachtige PDF-technologieën voor publishing, drukwerkproductie en documentarchivering, dat gebruikt zal worden voor de volautomatische conversie naar PDF/A van de ongeveer 30.000 ordergerelateerde documenten die elk jaar ontstaan. Mercedes-Benz Schweiz AG kan zo afstand doen van zijn fysieke archief en profiteren van de voordelen van een uniforme, digitale opslag op lange termijn.

Voor de vele documenten die bij de afhandeling van bestellingen van wagenparken bij leveranciers en dealers worden geproduceerd, gebruikte de firma voordien een documentbeheersysteem in combinatie met haar systeem voor de afhandeling van bestellingen, maar dit omvatte geen archiveringsfunctie waarmee documenten elektronisch konden worden opgeslagen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. In plaats daarvan werden de gescande documenten als afbeeldingen opgeslagen en de originele documenten in papiervorm gearchiveerd. Dit resulteerde in een dubbele gegevensopslag en de nood aan een grote oppervlakte voor het fysieke archief.

" We waren vooral op zoek naar een betrouwbare, conforme conversie naar PDF/A-formaat met goede resultaten. pdfaPilot bleek de meest betrouwbare methode te zijn" - Fabrizio Tuena, IT - Business Consultancy & Service Management bij Mercedes-Benz Schweiz AG

Toen Mercedes-Benz Schweiz AG in oktober 2011 besloot om de software voor orderverwerking te vervangen, was een van de voorwaarden dat de documenten uitsluitend elektronisch mochten worden gearchiveerd. Het was duidelijk dat het bedrijf PDF/A moest gebruiken, het meest geschikte formaat voor langdurige archivering, om te voldoen aan de wettelijke vereisten. De zoektocht begon naar een geschikt product om dit in de praktijk om te zetten. "We wilden de gebruikers een zo flexibel mogelijke oplossing bieden. We wilden ook dat de conversie naar PDF/A op de achtergrond binnen de applicatie zou gebeuren. We zochten daarom naar een stabiele oplossing om afbeeldingsformaten en MS Office-documenten naar PDF/A te converteren", legt Fabrizio Tuena, IT - Business Consultancy & Service Management bij Mercedes-Benz Schweiz AG uit.

De marktanalyse resulteerde in uitgebreide tests van drie producten die op de voorkeurslijst kwamen - een daarvan was pdfaPilot van callas. "We waren vooral op zoek naar een betrouwbare, conforme conversie naar PDF/A-formaat met goede resultaten," zegt Fabrizio Tuena. "En van de drie tools die we getest hebben, bleek pdfaPilot de meest betrouwbare te zijn." Het bedrijf koos voor de pdfaPilot Software Development Kit, de programmeerbibliotheek die gemakkelijk en flexibel kan worden geïntegreerd. Tijdens de daaropvolgende implementatie werden verschillende vragen in verband met de installatie in een multithreading omgeving snel opgehelderd. Tuena verklaart: "De samenwerking met callas was professioneel en zeer snel, van het verkoopsadvies en de implementatie tot de ondersteuning van het lopende project."

PDF/A-conversie volledig automatisch en flexibel

Documentintensieve processen zijn gebruikelijk bij Mercedes-Benz Schweiz AG: het bedrijf geeft zijn toeleveranciers opdracht om voertuigen aan te passen aan de wensen van de klant, bijvoorbeeld door de binneninrichting aan te passen aan commerciële doeleinden of door de voertuigen dienovereenkomstig te labelen. Dealers nemen dan de afsluitende taken op zich, zoals de overdracht en de registratie van het voertuig bij de autoriteiten. Alle documenten in verband met de bestelling, zoals het contract, bestellingen voor carrosserie, leveringsdocumenten enz. worden gescand en geüpload naar de nieuwe software voor orderverwerking. Daar converteert pdfaPilot alle documenten naar PDF/A en maakt ze op die manier klaar voor archivering op lange termijn.

De documenten worden vervolgens voorzien van een digitale handtekening om te voldoen aan de wettelijke vereisten inzake bewijs van onveranderlijkheid. Tot slot worden de documenten gearchiveerd in een document management systeem van OpenText.

"Omdat de conversie volledig automatisch verloopt, is er geen manuele tussenkomst vereist. Bovendien is pdfaPilot een flexibele oplossing die een grote verscheidenheid aan scanformaten ondersteunt" - Fabrizio Tuena, IT - Business Consultancy & Service Management bij Mercedes-Benz Schweiz AG

PDF/A-ondersteuning op instapniveau, losstaand, in Acrobat of volledig geautomatiseerd als serverversie

Het project is in februari 2013 afgerond, en Mercedes-Benz Schweiz AG is nog steeds zeer tevreden over de resultaten. "Omdat de conversie volledig automatisch verloopt, is er geen manuele tussenkomst vereist. Bovendien is pdfaPilot een flexibele oplossing die een grote verscheidenheid aan scanformaten ondersteunt", besluit Fabrizio Tuena.

Voor bedrijven en overheidsinstellingen, archieven en bibliotheken, die documenten opslaan en op lange termijn bewaren, is callas pdfaPilot de professionele desktop tool om PDF/A-bestanden te valideren en/of te creëren. Het zet alle soorten PDF's om in ISO 19005-1 conforme PDF/A-documenten:

Met pdfaPilot kunt u in een handomdraai controleren of uw documenten voldoen aan de PDF/A-norm. En als ze dat niet doen, bevat callas pdfaPilot een schat aan hulpmiddelen om ze in orde te brengen. Callas pdfaPilot werkt als een plug-in in Adobe Acrobat of als een snelle onafhankelijke toepassing en biedt de breedste PDF/A-ondersteuning op de markt in het eenvoudigste pakket. callas pdfaPilot werkt op afzonderlijke documenten of - met behulp van zijn batchfunctionaliteit - op volledige mappen tegelijk.

Om grotere hoeveelheden bestanden te verwerken of om operators vrij te maken door hands-off automatisering, biedt callas pdfaPilot Server de oplossing. De hot folder interface laat u verschillende beheerde mappen instellen die automatisch bestanden oppikken en verwerken. De motor in callas pdfaPilot is volledig multiprocessor-bewust, dus het maakt gebruik van alle snelheid beschikbaar in uw server. Bovendien heeft callas pdfaPilot Server mogelijkheden voor het verdelen van de belasting om de prestaties te verbeteren door meerdere servers te gebruiken. Zowel de Desktop als de Server versie draaien op Mac en Windows. Een command-line interface en een volledige SDK zijn beschikbaar voor ontwikkelaars wanneer nauwere integratie of meer verfijnde controle van essentieel belang is. De CLI en SDK zijn beschikbaar op vele Unix-versies en maken een probleemloze integratie in een breed scala van besturingsomgevingen mogelijk. Andere ondersteunde platforms zijn Sun Solaris en IBM AIX.

Gerelateerde producten

Back to overview