Archiviazione dei file PDF

Per i motivi più disparati, a volte è necessario archiviare i file PDF per un periodo (molto) lungo. L'International Standards Organization (ISO) ha creato lo standard PDF/A per tali documenti. Questo standard definisce ciò che si può e non si può fare nei documenti che devono essere archiviati. Si articola in diverse parti (chiamate PDF/A-1, PDF/A-2...) che sono ulteriormente suddivise in diversi tipi.

Il supporto per il PDF/A è la caratteristica principale della soluzione callas pdfaPilot, ma è presente anche nella soluzione callas pdfToolbox, generalmente rivolta ai flussi di lavoro di stampa.

Verifica rispetto allo standard

callas fornisce una verifica rispetto a tutti i componenti e i gusti standard. A tal fine, i prodotti forniscono profili di preflight (controllo qualità) che consentono di determinare rapidamente se un file PDF è compatibile con PDF/A e, in caso contrario, quali problemi presenta. Il prodotto può creare un rapporto PDF di facile utilizzo per generalicare i problemi al fornitore del documento, oppure un rapporto XML o JSON che può essere utilizzato nei flussi di lavoro automatizzati.

Rendere compatibili i file PDF

Quando si crea un archivio, spesso è necessario archiviare tutti i file in arrivo con la massima qualità possibile. Sebbene molti dei file PDF in arrivo possano essere facilmente convertiti in PDF/A, c'è sempre una percentuale di file per i quali questo è più difficile.

Le funzionalità di correzione delle soluzioni callas possono prevedere meccanismi di ripiego per gestire documenti PDF difficili. Possono utilizzare tecniche come la ridistribuzione dei documenti PDF, la rasterizzazione di alcune pagine o dell'intero documento, per creare un documento conforme a PDF/A.

Non limitato ai PDF


Sebbene i documenti vengano spesso archiviati come file PDF conformi a PDF/A, non sempre i documenti di input sono file PDF. Per questo motivo, le soluzioni callas supportano anche la conversione di altri formati di file in PDF. Ciò è possibile per i documenti Office, Open Office, vari formati di file immagine ed e-mail. Dopo la conversione in PDF, i documenti possono essere resi conformi alla versione PDF/A appropriata.

Da e-mail a PDF/A

A volte i messaggi di posta elettronica devono essere salvati per essere consultati in un secondo momento o archiviati per esigenze aziendali, in modo da poterli conservare negli anni a venire. Per riprodurre o ricercare al meglio queste e-mail nel lungo periodo, l'archiviazione delle e-mail indipendente dal sistema in formato PDF/A è un modo sicuro.

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