Rendre les fichiers PDF archivables

Pour toutes sortes de raisons, il est parfois nécessaire d'archiver des fichiers PDF pendant une (très) longue période. L'Organisation internationale de normalisation (ISO) a créé la norme PDF/A pour ce type de documents. Cette norme définit ce qu'il est possible de faire et de ne pas faire dans les documents qui doivent être archivés. Elle comprend plusieurs parties différentes (appelées PDF/A-1, PDF/A-2...) qui se subdivisent à leur tour en différentes saveurs.

La prise en charge du PDF/A est la principale caractéristique de la solution callas pdfaPilot, mais elle est également présente dans la solution callas pdfToolbox, qui est généralement destinée aux flux de travail d'impression.

Vérification par rapport à la norme

callas assure la vérification par rapport à toutes les parties et saveurs standard. À cette fin, les produits fournissent des profils de contrôle préalable (contrôle de la qualité) qui vous permettent de déterminer rapidement si un fichier PDF est compatible avec le PDF/A et, si ce n'est pas le cas, quels sont les problèmes qu'il présente. Le produit peut créer un rapport PDF convivial pour communiquer les problèmes au fournisseur du document, ou un rapport XML ou JSON qui peut être utilisé dans des flux de travail automatisés.

Rendre les fichiers PDF compatibles

Lors de la constitution d'une archive, il arrive souvent que tous les fichiers entrants doivent être archivés avec le plus haut niveau de qualité possible. Si de nombreux fichiers PDF entrants peuvent généralement être facilement convertis en PDF/A, il y en a toujours un certain pourcentage pour lequel c'est plus difficile.

Les capacités de correction des solutions callas peuvent intégrer des mécanismes de repli pour traiter les documents PDF difficiles. Elles peuvent utiliser des techniques telles que la redistillation des documents PDF, le tramage de certaines pages ou du document complet, afin de créer un document conforme à la norme PDF/A.

Pas limité aux PDF

Si les documents sont souvent archivés sous forme de fichiers PDF conformes à la norme PDF/A, les documents d'entrée ne sont pas toujours des fichiers PDF. C'est pourquoi les solutions callas prennent également en charge la conversion d'autres formats de fichiers en PDF. Cette conversion est possible pour les documents Office, les documents Open Office, divers formats de fichiers image et les courriers électroniques. Après la conversion en PDF, les documents peuvent être rendus conformes à la version PDF/A appropriée.

Email vers PDF/A

Il arrive que des courriels veuillent être sauvegardés pour être consultés ultérieurement ou pour être archivés à des fins professionnelles afin d'être conservés dans les années à venir. Pour reproduire ou rechercher au mieux ces courriels à long terme, l'archivage des courriels au format PDF/A, indépendant du système, est un moyen sûr.