Mercedes-Benz Schweiz AG numérise son processus d'archivage, ce qui permet à l'entreprise de gagner en temps, en espace et en transparence en matière de stockage de documents.
Mercedes-Benz Schweiz AG est une filiale nationale de Daimler AG, dont le siège est à Stuttgart. En tant qu'entreprise de vente et de marketing employant environ 350 personnes, elle représente les marques Daimler telles que Mercedes-Benz, smart et FUSO pour les véhicules utilitaires en Suisse et dans la principauté de Liechtenstein.
Mercedes-Benz Schweiz AG souhaitait améliorer la transparence, l'uniformité, la sécurité et la conformité de son stockage de documents. En décidant d'utiliser un archivage électronique à long terme cohérent en PDF/A, l'entreprise suit de près la tendance actuelle. Mercedes-Benz Schweiz AG était à la recherche d'une solution flexible, puissante et stable. Aujourd'hui, pdfaPilot de callas software, fournisseur de technologies PDF performantes pour la publication, l'impression et l'archivage de documents, est utilisé dans l'entreprise pour la conversion entièrement automatique au format PDF/A des quelque 30 000 documents relatifs aux commandes qui sont produits chaque année. Mercedes-Benz Schweiz AG pouvait ainsi renoncer à ses archives physiques et bénéficier des avantages d'un stockage numérique uniforme et à long terme.
Pour les nombreux documents produits lors du traitement des commandes du parc automobile auprès des fournisseurs et des concessionnaires, l'entreprise utilisait un système de gestion des documents en conjonction avec son système de traitement des commandes, mais celui-ci ne comportait pas de fonction d'archivage permettant de stocker les documents sous forme électronique conformément aux réglementations légales. Au lieu de cela, les documents numérisés étaient enregistrés au format image et les documents originaux archivés sur papier. Il en résultait une double conservation des données et une grande surface nécessaire pour l'archivage physique.
En octobre 2011, lorsque Mercedes-Benz Schweiz AG a décidé de remplacer le logiciel de traitement des commandes, l'une des exigences était que les documents ne soient archivés que sous forme électronique. Il était clair que l'entreprise devait utiliser le format PDF/A, le plus approprié pour l'archivage à long terme, afin de répondre aux exigences légales. La recherche d'un produit approprié pour mettre cela en pratique commença. « Nous voulions offrir aux utilisateurs la solution la plus flexible que possible. Nous avions également besoin que la conversion au format PDF/A se fasse en arrière-plan dans l'application. Nous recherchions donc une solution stable pour convertir les formats d'image et les documents MS Office en PDF/A », explique Fabrizio Tuena, IT - Business Consultancy & Service Management chez Mercedes-Benz Schweiz AG.
L'analyse du marché a conduit à des tests complets sur trois produits qui ont été retenus, parmi lesquels pdfaPilot de callas. « Nous étions particulièrement à la recherche d'une conversion fiable et conforme au format PDF/A avec une bonne performance », explique Fabrizio Tuena. « Et parmi les trois outils que nous avons testés, pdfaPilot s'est avéré le plus fiable. » L'entreprise a choisi le kit de développement logiciel pdfaPilot, la bibliothèque de programmation qui peut être intégrée de manière simple et flexible. Lors de la mise en œuvre ultérieure, diverses questions relatives à l'installation dans un environnement multithreading ont été rapidement clarifiées. Tuena déclare : « La collaboration avec callas a été compétente et très rapide, depuis le conseil en vente et la mise en œuvre jusqu'à l'assistance pour le projet en cours. »
Les processus à forte intensité documentaire sont courants chez Mercedes-Benz Schweiz AG : l'entreprise les utilise pour demander à ses fournisseurs de modifier les véhicules afin de répondre aux exigences des clients - par exemple en incluant des aménagements intérieurs à des fins commerciales ou en les étiquetant en conséquence. Les concessionnaires se chargent ensuite des tâches finales, comme la remise du véhicule et son immatriculation auprès des autorités. Tous les documents relatifs à la commande, tels que le contrat, les commandes de carrosserie, les documents de livraison, etc. sont numérisés et téléchargés dans le nouveau logiciel de traitement des commandes. Là, pdfaPilot convertit tous les documents en PDF/A, ce qui les rend prêts pour un archivage à long terme.
Les documents sont ensuite dotés d'une signature numérique afin de répondre aux exigences légales en matière de preuve d'immuabilité. Enfin, les documents sont archivés dans un système de gestion de documents d'OpenText.
Le projet a été conclu en février 2013, et Mercedes-Benz Schweiz AG est toujours très satisfaite des résultats. « Comme la conversion est entièrement automatique, aucune intervention manuelle n'est nécessaire. De plus, pdfaPilot est une solution flexible qui autorise une grande variété de formats de scans », conclut Fabrizio Tuena.
Pour les entreprises et les organismes gouvernementaux, les archives et les bibliothèques qui stockent et conservent des documents à long terme, callas pdfaPilot est l'outil de bureau professionnel permettant de valider et/ou de créer des fichiers PDF/A. Il transforme tous les types de PDF en documents PDF/A conformes à la norme ISO 19005-1 :
Avec pdfaPilot, il est facile de vérifier si vos documents sont conformes à la norme PDF/A. Et s'ils ne le sont pas, callas pdfaPilot dispose de nombreux outils pour les mettre en conformité. Fonctionnant comme un plug-in dans Adobe Acrobat ou comme une application autonome rapide, callas pdfaPilot offre le support PDF/A le plus large du marché dans le paquet le plus simple. callas pdfaPilot travaille sur des documents uniques ou - en utilisant sa fonctionnalité de traitement par lots - sur des dossiers complets à la fois.
Pour traiter de plus grands volumes de fichiers ou pour libérer les opérateurs grâce à l'automatisation des tâches, le serveur pdfaPilot de callas offre exactement le nécessaire. L'interface hot folder vous permet de configurer différents dossiers surveillés qui récupèrent automatiquement les fichiers et qui les traitent. Le moteur de callas pdfaPilot est entièrement compatible avec les multiprocesseurs, ce qui lui permet de profiter de toute la vitesse disponible sur votre serveur. De plus, callas pdfaPilot Server dispose de capacités de distribution de charge pour améliorer les performances en utilisant plusieurs serveurs. Les versions Desktop et Server fonctionnent toutes les deux sur Mac et Windows. Une interface de ligne de commande et un kit de développement complet sont disponibles lorsqu'une intégration plus étroite ou un contrôle plus fin sont essentiels. Grâce à leur disponibilité sur de nombreuses versions d'Unix, l'interface de ligne de commande et le kit de développement permettent une intégration aisée dans un large éventail d'environnements d'exploitation. Les autres plateformes compatibles sont Sun Solaris et IBM AIX.
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