De eenvoudigste manier om callas pdfToolbox te automatiseren is het gebruik van pdfToolbox Server; de pdfToolbox-variant die hot folders ondersteunt. Zo kunt u meerdere bewaakte mappen instellen. PDF-bestanden die in zo'n bewaakte map terechtkomen, worden automatisch door pdfToolbox opgepikt en verwerkt volgens een vooraf bepaald profiel of procesplan.
Hotfolder automatisering
Goed versus slecht
Bij het instellen van actieve mappen in pdfToolbox Server is er altijd één invoermap waaruit PDF-bestanden worden opgehaald. Vervolgens kunt u meerdere uitvoermappen definiëren, en het verwerkte PDF-bestand wordt in een van die uitvoermappen geplaatst, afhankelijk van het verwerkingsresultaat. Dit maakt het mogelijk om een workflow op te zetten waarbij alle goede bestanden (de bestanden die bijvoorbeeld tijdens de preflight geen fouten genereren) in één uitvoermap worden gedropt, terwijl bestanden met fouten in een andere map worden gedropt.
Weten wat er mis is
Tijdens de verwerking van een PDF-bestand met een profiel of procesplan, houdt pdfToolbox Server natuurlijk de informatieve items, waarschuwingen en fouten bij die het detecteert. Deze informatie, samen met algemene informatie over het PDF-bestand zelf, kan worden geëxporteerd in de vorm van een preflightrapport. pdfToolbox Server ondersteunt dezelfde rapporttypes als pdfToolbox Desktop (PDF, XML, JSON...) en voor elke uitvoermap kunt u kiezen welk rapporttype moet worden gegenereerd. Die rapporten worden uitgevoerd in dezelfde map als het verwerkte PDF-bestand zelf.
Onbeperkte varianten
Met pdfToolbox Server kunt u zoveel verschillende actieve mapopstellingen maken als u wilt; aan elke opstelling kan een ander profiel of procesplan worden gekoppeld. Elke instelling kan ook zijn eigen uitvoermappen hebben, waardoor de flexibiliteit onbeperkt is.
Indien nodig kunnen die actieve mapopstellingen zelfs in cascade worden geschakeld. Dit betekent dat een uitvoermap van een actieve mapopstelling ook functioneert als invoermap van een andere actieve mapopstelling. Op die manier kunnen ook complexere workflows gemakkelijk worden gecreëerd, zonder dat daarvoor een workflow- of automatiseringstoepassing nodig is.
Configuratie van actieve mapinstellingen
pdfToolbox Server wordt niet geleverd met een aparte configuratietoepassing. In pdfToolbox Desktop is er een dialoogvenster Server waarmee u pdfToolbox Server kunt starten en stoppen en configureren met actieve mapinstellingen.
pdfToolbox Desktop hoeft niet eens op dezelfde machine te draaien als pdfToolbox Server om actieve mappen te configureren. U kunt een Linux-machine in uw datacenter hebben waarop pdfToolbox Server draait, maar uw macOS- of Windows-desktop gebruiken om de actieve mappen op die machine te configureren of een bijgewerkt profiel naar een van de actieve mapinstellingen te pushen.
