Dat groeiproces ging wel gepaard met de nodige groeipijnen, vertelt Kevin Evans, Account Services Director bij Printing Center USA. “Doordat we steeds meer printjobs binnenkregen, hadden onze prepressmedewerkers de handen meer dan vol met het goedkeuringsproces. Als er een fout in een bestand opdook of als een PDF geen afloop had, moest de klantenservice de klant om feedback vragen om het document te kunnen wijzigen. En na de aanpassing moest het document weer door de klant worden goedgekeurd. Aangezien dat proces volledig handmatig verliep, leverde het behoorlijk wat stress op voor ons preflightingpersoneel, dat meer dan 40 jobs per dag te verwerken kreeg. Ik wilde niet dat onze professionals de hele dag lang handmatig, repetitief en saai werk moesten uitvoeren.”
Printing Center USA besefte dan ook dat hun preflightingproces verder geautomatiseerd moest worden als ze als bedrijf wilden blijven groeien. Dan hoefden de medewerkers hun tijd niet langer te verdoen met repetitief handmatig preflightwerk en konden ze hun expertise beter benutten. Het bedrijf ging hiervoor te rade bij hun softwarepartner Apago Inc, die hen eerder al had geholpen om Enfocus Switch te integreren in hun workflow.
Dwight Kelly, CEO van Apago Inc.: “Toen Kevin ons de problematiek voorlegde, werd al snel duidelijk dat automatisering nodig was. Je kan niet blijven groeien en jobs manueel blijven preflighten en goedkeuren. Daarom hebben we pdfToolbox Server aangeraden om de nodige kwaliteitscontroles uit te voeren en de meeste problemen automatisch op te lossen. pdfToolbox Server CLI kan zowel makkelijk geïntegreerd worden met Enfocus Switch-workflows als met de aangepaste web-to-print storefront van Printing Center USA, die draait op cloudgebaseerde servers.
Apago’s oplossing omvat een browsergebaseerde uploadwidget en webdiensten voor het in de wachtrij plaatsen en verwerken van jobs, preflighten, aanmaken van thumbnails en samenstellen van pagina’s. Bovendien is de oplossing volledig schaalbaar om seizoensgebonden pieken op te vangen. Op minder dan twee maanden tijd was het volledige ontwikkelingsproces afgehandeld. Apago maakte gebruik van de Process Plan-mogelijkheden van pdfToolbox om zowel kwaliteitscontroles als fixes te kunnen controleren via job-ticketvariabelen.
Dankzij deze functie konden we het aantal preflightprofielen terugdringen van mogelijk honderden tot slechts één masterprofiel. Met variabelen kunnen controles, zoals paginagrootte en kleurgebruik, dynamisch worden ingesteld voor elk product. De Quick Checks van pdfToolbox hebben de vereiste tijd om klantenbestanden te inspecteren, aanzienlijk verminderd.
“Nu is het volledige proces enorm eenvoudig voor onze klanten”, zegt Kevin. “Ze vinken gewoon het type product aan dat ze willen, bijvoorbeeld een boekje van 16 pagina’s, en uploaden hun document of artwork in een map. Daarna kunnen ze nog artwork of pagina's verwijderen of toevoegen tot ze tevreden zijn. Zodra de bestelling geplaatst is, voert pdfToolbox meteen een controle uit. Als het systeem fouten vaststelt, krijgt de klant de optie om ze zelf te verbeteren of ze door het systeem te laten verbeteren. Denk maar aan afloop of paginanummers toevoegen. Zodra de klant de versie heeft goedgekeurd of gewijzigd, is het document klaar voor druk. Dat resulteert in een snellere orderontvangst en verwerking en dus ook een grotere klanttevredenheid.”
Dwight Kelly: “We hebben Printing Center USA geholpen met een probleem waarmee heel wat drukkers te maken krijgen die starten met Web-to-print. Een web-to-printportaal is een extra verkoopkanaal. Dat heeft echter gevolgen voor de rest van het drukproces, vooral als er handmatige preflighting en klantgoedkeuring bij komt kijken. Plots doen je prepressmedewerkers niets anders meer dan repetitief en eentonig werk. Met het huidige systeem maakt het web-to-printportaal deel uit van de totale geautomatiseerde printflow, zodat je gespecialiseerde medewerkers geen repetitief werk meer hoeven te verrichten. Zo kunnen ze hun expertise optimaal benutten.”
Kevin Evans: “Dankzij de automatisering met pdfToolbox Server kunnen we veel meer jobs verwerken in veel minder tijd. Vroeger moesten we voor de drukste periode, tussen september en december, twee tot drie extra medewerkers aannemen om te preflighten. Met deze oplossing zal dat wellicht niet meer nodig zijn. In de huidige omstandigheden betekent de combinatie van meer orders krijgen en geen extra personeel nodig hebben een dubbele winst voor ons bedrijf en onze werknemers.”
We gebruiken cookies om het gebruik en de voorkeuren bij te houden. Lees er meer over in onze cookie policy.