PDF-Dateien archivierbar machen

Aus den unterschiedlichsten Gründen ist es notwendig, PDF-Dateien für eine (sehr) lange Zeit zu archivieren. Die International Organization for Standardization (ISO) hat für solche Dokumente den PDF/A-Standard entwickelt. Diese Norm legt fest, was man in Dokumenten, die archiviert werden müssen, tun kann und was nicht. Der Standard besteht aus mehreren Teilen (PDF/A-1, PDF/A-2 ...), die wiederum in verschiedene Varianten unterteilt sind.

Die Unterstützung von PDF/A ist das wichtigste Feature der callas pdfaPilot-Lösung, wird aber auch von der callas pdfToolbox-Lösung geleistet, die grundsätzlich auf Druck-Workflows ausgerichtet ist.

Verifizierung gegen den Standard

callas bietet eine Überprüfung gegen alle Standardteile und -varianten. Zu diesem Zweck werden Preflight-Profile (Qualitätskontrolle) mit den Produkten bereitgestellt, mit denen Sie schnell feststellen können, ob eine PDF-Datei mit PDF/A kompatibel ist bzw. welche Probleme sie enthält. Das Produkt kann einen benutzerfreundlichen PDF-Report erstellen, um Probleme an den Lieferanten des Dokuments zu übermitteln, oder einen XML- oder JSON-Report, der in automatisierten Workflows verwendet werden kann.

Kompatibilität von PDF-Dateien

Beim Anlegen eines Archivs müssen oftmals alle eingehenden Dateien mit der höchstmöglichen Qualität archiviert werden, die auch beibehalten werden muss. Während viele eingehende PDF-Dateien in der Regel problemlos in korrektes PDF/A konvertiert werden können, gibt es immer einen gewissen Prozentsatz, bei dem dies schwierig ist.

Die Korrekturfunktionen in den callas-Lösungen können Fallback-Mechanismen enthalten, die den Umgang mit diesen problematischen PDF-Dokumenten vereinfachen. Sie können Verfahren verwenden wie das erneute Auflösen der PDF-Dokumente sowie das Rastern einzelner Seiten oder des gesamten Dokuments, um ein korrektes, PDF/A-konformes Dokument zu erstellen.

Nicht auf PDF begrenzt

Während Dokumente häufig als PDF/A-konforme PDF-Dateien archiviert werden, sind eingehende Dokumente nicht immer PDF-Dateien. Deshalb ermöglichen die callas-Lösungen auch die Konvertierung von anderen Dateiformaten in PDF. Hierzu zählen Office-Dokumente, Open-Office-Dokumente, verschiedene Bilddateiformate und E-Mails. Nach der Konvertierung in PDF können die Dokumente zusätzlich in das passende PDF/A-Format gewandelt werden.

Email to PDF/A

Sometimes emails would want to be saved to simply reference later or for archival purposes for business needs so that it can be retained in the years to come. To best reproduce or search these emails in the long term, system-independent e-mail archiving in PDF/A format is a secure way.

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