Michele Piva, Marketingleiter für den Bereich Dokumente in der IT-Abteilung der italienischen Handelskammern sagt: „Wir haben es mit einem Standard zu tun, der bereits vor Inkrafttreten des Ministerialdekrets (vom 10. Dezember 2008) weit verbreitet war, weil er aus vom PDF-Format abgeleitet ist, das Unternehmen schon seit geraumer Zeit verwenden.“

Führender Standard

Unter den möglichen Kandidaten für die Langzeitarchivierung elektronischer Dokumente hat sich PDF/A gegenüber XPS (XML Paper Specification), TIFF G4 und JPEG durchgesetzt. „PDF/A wurde bereits vor der Gesetzgebung als Standard definiert. Infocamere hat in diesen Standard investiert, weil es Dokumente liefern muss, die ihre rechtliche Integrität behalten und über Jahre hinweg reproduzierbar bleiben müssen. Dies ist aufgrund der Tatsache, dass sich öffentliche Verwaltungen vom Papier verabschieden müssen, eine Notwendigkeit“, so Michele Piva.

Die Statistik zeigt, dass von Anfang März bis Mitte April 47 % der beim Handelsregister eingereichten Urkunden dem neuen Standard entsprachen,

in den darauffolgenden eineinhalb Monaten waren es bereits über 58 %.

„Betrachtet man insbesondere die Gründungsurkunden von Unternehmen, so haben die Handelskammern von den insgesamt über 580.000 im Berichtszeitraum analysierten Urkunden (ohne die als 'sonstige Urkunden' klassifizierten Dokumente) am häufigsten Urkunden im PDF/A-Format erhalten. Bei mehr als 89 der 105 Kammern liegt der Anteil der gültigen Dokumente bei über 80 %. Das ist ein Beweis dafür, dass die Einführung von PDF/A in ganz Italien weit verbreitet ist und sich schnell durchsetzt.“

Gemäß der Norm ISO 19005-1 bietet PDF/A ein Rahmenwerk, „um elektronische Dokumente so darzustellen, dass ihr visuelles Erscheinungsbild über die Zeit erhalten bleibt, unabhängig von den Werkzeugen und Systemen, die für die Erstellung, Speicherung und Wiedergabe der Dateien verwendet werden".

Mit anderen Worten: PDF/A-Dateien sind in sich geschlossen und benötigen keine zusätzlichen Daten, um das Dokument korrekt anzuzeigen, da sie die für die Anzeige des Dokuments erforderlichen Informationen (Inhalt, Farbe, Bild, Text usw.) enthalten. Aufgrund dieser Eigenschaft muss das Format jedoch bestimmte Funktionen ausschließen, die in normalen PDF-Dateien zulässig sind, wie z. B. Transparenz und Multimedia-Inhalte, und darf keine Makroanweisungen oder Links zu externen Ressourcen enthalten.

„Um die Erstellung der Dateien zu erleichtern", fährt Piva fort, „haben wir auch die einfachste Konformität mit dem Standard gewählt, die der Unterkategorie PDF/A-1b entspricht, für die keine explizite logische Struktur erforderlich ist. Dennoch haben wir festgestellt, dass es einige wiederkehrende Fehler gibt: zum einen die schlechte Indexierung und Aggregation von Dokumenten, die dem Formular beigefügt sind, und zum anderen die weit verbreitete Gewohnheit, eine Kopie des Dokuments zu erstellen, die dann nicht die Darstellung des Originals (und seiner Metadaten) hat und somit ihre Gültigkeit verliert.“

Außerdem ist die Möglichkeit, ein Dokument „in PDF/A-Form“ anzuzeigen, an sich noch keine Garantie für die Einhaltung der Norm: „Es kommt vor, dass - selbst mit dem Adobe Reader 9, der diese Anzeige bietet - ein weit verbreiteter Fehler auftritt. Die einzige Möglichkeit, die Einhaltung der Norm zu gewährleisten, ist daher die Validierung.“

Dazu müssen Produkte wie Adobe Acrobat 9 Pro oder pdfaPilot von callas software verwendet werden. Alternativ kann auch der kostenlose Service in Anspruch genommen werden, der über die Rubrik „Tools“ der WebTelemaco-Website zugänglich ist und das gleiche pdfaPilot-Tool verwendet, das auch vom Handelsregister verwendet wird.

Negatives Ergebnis – Formular zurückgewiesen

„Für unsere Validierungsprozesse“, erklärt Piva, „verwenden wir pdfaPilot Server, der von einer selbst entwickelten Anwendung aufgerufen wird, um die Konformität mit den PDF/A-1b-Spezifikationen sicherzustellen. Viele der Personen, mit denen wir zusammenarbeiten, von Servicetechnikern bis hin zu Notaren und Buchhaltern, ziehen großen Nutzen aus dem Tool auf WebTelemaco. Sobald wir die Dateien erhalten haben, wiederholen wir die Prüfungen regelmäßig. Ist das Ergebnis negativ, wird das Formular abgelehnt."

„Die Verwaltungsanwendung wurde innerhalb von drei Monaten nach der Verabschiedung des Ministerialerlasses entwickelt und erforderte eine Investition von rund 30.000 Euro. Eine Investion, die sich bereits durch die Bereitstellung eines Standards amortisiert hat, der die langfristige Gültigkeit und Integrität der Dokumente garantiert: eine Garantie für die Einheitlichkeit eines definierten Standards und somit auch für die Qualität. Zu den weiteren Vorteilen gehören neben dem Imagegewinn auch die Verbesserung des Cashflows, da die Einhaltung der Norm die Homogenität gewährleistet, die ein Schlüsselelement für die spätere Aufbewahrung und die entgeltliche Weitergabe an Händler und Informationsagenturen ist, die sie zu kommerziellen Zwecken nutzen.“