Die Rosendahls-Gruppe ist ein traditionsreiches Unternehmen, dessen Wurzeln bis ins Jahr 1902 zurückreichen. Mit Standorten in Kopenhagen, Odense und Esbjerg bietet sie seit mehr als einem Jahrhundert umfassende Dienstleistungen in den Bereichen Kommunikation, Verlagswesen, Lagerhaltung und Distribution. Rosendahls ist stets auf dem neuesten Stand der Technik und unterstützt seine Kunden als technologischer Vorreiter. Da viele dieser Kunden traditionell aus der öffentlichen Verwaltung kommen, hatte die Einführung des ISO-Standards PDF/A in Dänemark direkte Auswirkungen auf Rosendahls.
Die Standardisierung von PDF/A durch die dänische Regierung kam für Rosendahls nicht überraschend. Als HTML noch das von den Agenturen gewünschte Format war, erkannte Rosendahls bereits den europäischen Trend zu PDF/A. Rosendahls suchte frühzeitig nach einer Lösung zur Unterstützung dieses aufkommenden Standards. Das Unternehmen besuchte daraufhin die vierte internationale PDF/A-Konferenz in Rom im Herbst 2010, die eine Fülle von Informationen und Zugang zu Experten der verschiedenen Technologieanbieter mit PDF/A-Technologie bot.
„Dort haben wir uns für pdfaPilot von callas software entschieden“, erinnert sich Jens Bjerre Kirkegaard, Document Accessibility Specialist bei Rosendahls. „Die Lösung erfüllte unsere Anforderungen an die Erstellung valider PDF/A-Dateien am besten und überzeugte zudem durch seine Zuverlässigkeit und einfache, intuitive Bedienung. Rosendahls war sich mit der zusätzlichen Herausforderung konfrontiert, barrierefreie PDF/A-Dateien bereitzustellen, was die Unterstützung des technisch anspruchsvolleren Teils des PDF/A-Standards, bekannt als PDF/A-1a, erfordert. pdfaPilot erfüllt auch diese Anforderungen problemlos. "Darüber hinaus bietet callas pdfaPilot eine Reihe von Zusatzfunktionen, wie z.B. das Aufteilen von PDF-Dokumenten oder das Erstellen von Handouts, die sich in unserer täglichen Arbeit als sehr nützlich erwiesen haben", so Jens Bjerre weiter.
callas pdfaPilot ist ideal für die anspruchsvollen Arbeitsabläufe bei Rosendahl, da es die direkte Konvertierung aus einer Vielzahl von Formaten wie Microsoft Office, Open Office, Postscript und einer Vielzahl von Bilddateien nach PDF/A unterstützt. Es basiert auf derselben Technologie, die von Adobe für Adobe Acrobat lizenziert wurde, und bietet eine nahtlose Skalierbarkeit für Umgebungen mit hohem Volumen. Die Tatsache, dass ein Großteil der Arbeit automatisiert werden kann, verschafft Rosendahls zusätzliche Zeit für die manuellen Schritte, die für eine barrierefreie Konvertierung erforderlich sind.
Die Möglichkeit der automatischen Konvertierung und Validierung nach PDF/A ist für den Mediendienstleister besonders wichtig, da er häufig einzelne Dokumente aus vielen verschiedenen Quellen erhält, was im Gegensatz zu großen Mengen, die immer die gleiche Struktur haben, sehr unterschiedliche Anforderungen mit sich bringt. „Wir konvertieren entweder nach PDF/A-1a oder PDF/A-2a“, erklärt Kirkegaard. „in der Regel müssen wir Word-, InDesign- oder PDF-Dokumente verarbeiten, und callas pdfaPilot löst viele Stolpersteine automatisch für uns. Es prüft und entfernt zum Beispiel unnötige Metadaten, markiert oder korrigiert falsche Farbräume oder bettet Schriften nachträglich ein.“
Dass der pdfaPilot problematische Dokumente „reparieren“ und − falls das unmöglich ist − komplett neu erstellen kann, erspart Rosendahls viel Arbeit. Für den Accessibility-Spezialisten Jens Bjerre Kirkegaard bleibt dennoch viel zu tun: „Die Bereitstellung barrierefreier Dokumente ist eine anspruchsvolle und oft knifflige Aufgabe, die viel Know-how und einige manuelle Schritte erfordert“, erklärt er. „Es ist unmöglich, einen vollständig automatisierten Workflow einzurichten, vor allem, wenn man unterschiedliche und oft problematische native Dokumentformate erhält. Aber auch hier hilft pdfaPilot, indem er die manuelle Bearbeitung von Metadaten, Farben, Bildern und vielen anderen PDF-Eigenschaften ermöglicht.“
Bei Herausforderungen rund um PDF/A und barrierefreie Dokumente profitiert Jens Kirkegaard vom schnellen und kompetenten Support Unterstützung des callas-Vertriebspartners Actino Software. „Mediendienstleister wie Rosendahls sind immer wieder damit konfrontiert, dass Kunden ihre heterogenen Dokumente als PDF/A zur Verfügung stellen wollen, ohne sich über die damit verbundenen komplexen Aufgaben im Klaren zu sein“, erklärt Actino-Geschäftsführer Michael Karbe.
Seit der Installation der ersten Version hat Actino seinen Kunden Rosendahls zuverlässig unterstützt und eng mit callas software zusammengearbeitet, um alle Fragen und Probleme zu lösen, die während des Projekts auftraten. callas software hat alle Verbesserungen in die Weiterentwicklung von pdfaPilot einfließen lassen. „Die Weiterentwicklung des PDF/A-Standards erfordert auch Anpassungen der PDF/A-Tools“, erklärt Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas software. „Wir sind in diesem Bereich stark engagiert und sorgen durch laufende Updates des pdfaPilot für deine umfassende Umsetzung aller Anforderungen und damit für eine optimale Konformität.“
Rosendahls hat kürzlich auf die neueste Version von pdfaPilot migriert. Diese Version ermöglicht die Einbettung von Dokumenten in eine PDF/A-Datei und implementiert die Unterstützung des PDF/A-3-Standards. Damit kann Rosendahls alle Dokumente, die zu einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Datei gehören, in ihre barrierefreien PDF/A-Dokumente einbetten. Und wann immer sie die Vorteile von PDF/A-3 nutzen möchten, steht die Lösung bereit.
Barrierefreiheit und die Erstellung barrierefreier PDF-Dateien ist ein Thema, mit dem sich callas software und das Schwesterunternehmen axaio software intensiv beschäftigen. Das InDesign-Plug-in MadeToTag wurde von axaio software entwickelt, um die Vorbereitung von Adobe InDesign-Dokumenten für die Konvertierung in barrierefreie PDF/A-Dateien zu vereinfachen und zu beschleunigen.
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