Seit 1997 hat sich das Unternehmen Burocad azu einer der bedeutenden Online-Druckereien auf dem belgischen Markt entwickelt. Burocad bietet Drucklösungen für eine breite Palette von Produkten, von Verpackungen bis hin zum Großformatdruck.
Im Laufe der Jahre ist das Unternehmen stetig gewachsen und schloss sich mit seinem eigenen Web-to-Print-Portal „Print Smart“ auch dem digitalen Kurs der Branche an. Print Smart erleichtert es den Kunden von Burocad, Aufträge zu erteilen und genau die Optionen anzugeben, die sie wünschen. Der Nachteil: Viele nachgelagerte Prozesse mussten noch manuell bearbeitet und kontrolliert werden. Für ein weiteres Wachstum und mehr Effizienz suchte Burocad nach einer Lösung zur Automatisierung der gesamten Auftragsabwicklung über die Print Smart-Plattform.
Für diese Automatisierung führte Four Pees eine gründliche Analyse des aktuellen Burocad-Systems sowie der Anforderungen und Wünsche des Unternehmens an das automatisierte System durch. Dies geschah in Zusammenarbeit mit Beratern des VIGC, des flämischen Wissenszentrums für Grafik, um deren Erfahrung mit diesen Prozessen zu nutzen.
„Auf der Grundlage dieser Analyse kamen wir zu einer Lösung, die callas pdfToolbox Server und Enfocus Switch für das Auftragseingangssystem kombiniert“, erklärt Philip Cremers, Sales Benelux bei Four Pees. „Auf der Grundlage einer Reihe von Qualitätsprüfungen und automatisierten Regeln kann der gesamte Ablauf des Auftragseingangs nun von A bis Z automatisiert abgewickelt werden.“
Mithilfe von pdfToolbox und den Metadaten von Print Smart werden alle Preflight- und Qualitätskontrollprozesse für Aufträge, die von der Print Smart-Plattform kommen, vollständig automatisiert, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
„Alle PDF-Dateien durchlaufen jetzt denselben Preflight-Prozess, aber nicht alle werden auf die gleiche Weise verarbeitet“, erläutert David van Driessche, CTO bei Four Pees. „Unsere grundlegenden Qualitätsprofile basieren auf den Standards der Ghent Workgroup, doch je nach den Metadaten des Auftrags werden die Prüfungen und Korrekturen dynamisch dem Auftrag angepasst. Das Variablenkonzept von pdfToolbox macht es sehr einfach, so etwas zu implementieren.“
Imaktuellen Workflow wird eine Datei als „fehlerhaft“ eingestuft, sobald sie einen einzigen Preflight-Fehler aufweist. Wenn eine Datei fehlerhaft ist, wird sie nicht zum nächsten Schritt, sondern an einen Switch-Prüfpunkt gesendet. Der Prüfpunkt zeigt die Metadaten des Auftrags und einen Preflight-Bericht an und ermöglicht es Mitarbeitern von Burocad, die PDF-Datei zu akzeptieren, sie zu ändern und sie wieder in den Prüfpunkt hochzuladen, damit sie die nächsten Schritte im Prozess durchlaufen kann. Das bedeutet, dass die PDF-Datei sofort korrigiert wird oder eine aktualisierte Datei vom Kunden angefordert werden kann.
Wenn die Datei korrigiert wurde, stellt Switch sicher, dass der Dateiname weiterhin korrekt ist und sendet den Auftrag zurück an den Punkt vor dem Preflight. Hierdurch wird der Auftrag erneut dem Preflighting unterzogen, sodass die Qualität aller Dokumente im gesamten Workflow gewährleistet wird.
Die Optimierung des Print Smart-Auftragseingangs ist nur der erste Schritt der Automatisierungsmaßnahmen, die sich Burocad vorgenommen hat.
„Dies ist nur das erste Element eines größeren Projekts, das wir hier bei Burocad umsetzen wollen“, berichtet Maarten Esveldt, COO bei Burocad. „Nach Abschluss dieser ersten Phase wollen wir in einer zweiten tiefer in die Automatisierung einsteigen und unsere Workflows um spezifische Dashboarding-Lösungen ergänzen. Mit diesen Dashboards haben wir einen klaren Überblick über den Status aller Aufträge und sehen auch, wo langfristig Verbesserungen möglich sind.“
Wir verwenden Cookies, um die Nutzung und Präferenzen zu verfolgen. Lesen Sie mehr darüber in unserer Cookie-Richtlinie.
