„Während dieses Prozesses hatten wir mit Wachstumsschmerzen zu kämpfen,“ so Kevin Evans, Account Services Director des Unternehmens: „Je größer wir wurden, desto mehr Aufträge bekamen wir. Dadurch wurde die Auftragsfreigabe jedoch für die Mitarbeiter in der Druckvorstufe eine ziemliche Aufgabe. Wenn es einen Fehler in einer Datei gab, zum Beispiel eine fehlende Beschnittzugabe in einer PDF-Datei, musste der Kundenservice sich mit dem Kunden in Verbindung setzen, um das Dokument zu bearbeiten bzw. um Anpassungen genehmigen zu lassen. Da dies alles manuell erfolgte, wurde es bei mehr als 40 Aufträgen pro Tag für die Mitarbeiter sehr stressig. Wir wollten nicht, dass sich unsere erfahrenen Mitarbeiter mit solch wiederholenden und ermüdenden manuellen Aufgaben aufhalten müssen.“
Bei Printing Center USA kam man daher zu dem Schluss, dass das Preflighting stärker automatisiert werden musste, wenn das Unternehmen weiter wachsen wollte. Nur so war es möglich, die Mitarbeiter von der repetitiven manuellen Arbeit des Preflightings zu entlasten und ihre Erfahrung in anderen Bereichen einzusetzen, in denen sie dem Unternehmen mehr Nutzen bringen. Also wandte man sich an Apago Inc., den Softwarepartner des Unternehmens, der bereits bei der Integration von Enfocus Switch in den Workflow der Druckerei geholfen hatte.
Dwight Kelly, CEO von Apago Inc. sagt: „Als Kevin die Probleme schilderte und nach Lösungen fragte, wurde uns schnell klar, dass Automatisierung notwendig war. Man kann nicht so stark wachsen und gleichzeitig das Preflighting sowie Auftragsfreigabe weiterhin von Hand durchführen. Deshalb haben wir zu pdfToolbox Server geraten, einer Lösung, die alle notwendigen Qualitätsprüfungen übernimmt und die meisten Probleme automatisch behebt. pdfToolbox Server CLI lässt sich ganz einfach sowohl in Enfocus-Switch-Workflows, als auch in die eigenen Web-to-Print-Storefront von Printing Center USA, die auf cloudbasierten Servern laufen, integrieren.“
Unsere Lösung umfasst ein browserbasiertes Upload-Widget, Webservices für die Auftragswarteschlange und die Auftragsverarbeitung, Preflighting, Thumbnail-Erstellung und Seitenmontage. Sie ist vollständig skalierbar, um auch für saisonale Auftragsspitzen gerüstet zu sein.“ Die gesamte Entwicklung hat nicht einmal zwei Monate gedauert. Dabei hat Apago die Prozessplanungsfunktionen von pdfToolbox genutzt, um Qualitätskontrollen und Fehlerbehebung über Jobticket-Variablen zu steuern.
So konnte die Anzahl an Preflight-Profilen von potenziell mehreren hundert auf nur ein einziges Masterprofil reduziert werden. Mithilfe von Variablen können Prüfungen, zum Beispiel für Seitengrößen und Farben, für jedes Produkt dynamisch angepasst werden. Die Quick-Check-Funktion von pdfToolbox verkürzt zusätzlich die für die Überprüfung von Kundendateien benötigte Zeit erheblich.
„Der gesamte Prozess wurde für unsere Kunden extrem vereinfacht“, erläutert Evans. „Sie geben einfach ein, um was für ein Produkt es sich handelt, zum Beispiel eine 16-seitige Broschüre, und laden das Dokument oder die Grafiken hoch. Dann können sie, falls gewünscht, noch Grafiken oder Seiten entfernen oder weitere hinzufügen, bis das Produkt genau ihren Vorstellungen entspricht. Sobald der Auftrag erteilt ist, führt pdfToolbox eine Überprüfung durch. Werden dabei Fehler festgestellt, hat der Kunde die Möglichkeit, diese selbst zu beheben oder vom System zu korrigieren, zum Beispiel eine Beschnittzugabe hinzuzufügen oder fehlende Seitenzahlen zu ergänzen. Nach Freigabe der automatischen Korrekturen durch den Kunden oder nach dessen Korrektur ist das Dokument druckfertig. Dies beschleunigt die Auftragsannahme und -verarbeitung und erhöht die Kundenzufriedenheit.“
Dwight Kelly: „Ich glaube, wir haben Printing Center USA geholfen, ein Problem zu lösen, mit dem viele Druckereien konfrontiert sind, wenn sie sich zum ersten Mal mit Web-to-Print beschäftigen. Ein Web-to-Print-Portal ist ein zusätzlicher Vertriebskanal, doch dessen Nutzung hat Folgen für den Rest des Druckprozesses, besonders dann, wenn dieser noch manuelles Preflighting und die Freigabe durch den Kunden beinhaltet. Dann sind die erfahrenen Mitarbeiter plötzlich fast nur noch mit monotonen und ermüdenden Aufgaben konfrontiert. Mit dem neuen System wird das Web-to-Print-Portal zu einem integralen Bestandteil des gesamten automatisierten Workflows, sodass die Mitarbeiter ihre Erfahrung wieder dort einbringen können, wo es darauf ankommt.“
Kevin Evans: „Dank der Automatisierung mit pdfToolbox Server können wir im Vergleich zu früher viel mehr Aufträge in deutlich kürzerer Zeit ausführen. Normalerweise müssen wir in der Hochsaison zwischen September und Dezember nach zwei oder drei zusätzlichen Arbeitskräften für das Preflighting einstellen. Ich denke, das wird nun nicht mehr nötig sein. In der durch die Covid-19-Pandemie geprägten Zeit ist es sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter von Vorteil, wenn wir mehr Aufträge ohne zusätzliches Personal abwickeln können.“
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