CS Labels Xpert intervention by Digital Printer magazine


CS Labels’ managing director Simon Smith: "This has been a steep learning curve but a very worthwhile process."

Being at the forefront of technology innovation brings its own pressures. At CS Labels in Willenhall, near Wolverhampton, innovation is seen as a point of differentiation, and that spirit saw it become a beta site for Xeikon’s new 30 metres per minute Cheetah press in March. It is, says managing director Simon Smith, 58% faster than other Xeikon presses (CS Labels is the largest reel-fed Xeikon house in Europe with five machines). Therein lay the issue however.

"While we were putting the press in, we also had to consider what we were doing in terms of streamlining studio processes to get the work through more efficiently. We were using a preflighting system but it wasn’t giving us the savings we were hoping for", he told Digital Printer

The company had met MyPressXpert sales director Kevin Caughtry at an EasyFairs event in February, and then spoke to Niall Coady from the colour calibration firm shortly afterwards at a Xeikon Café. In talking, it was recognized that there could be ways to simplify and improve the workflow at CS Labels and reduce errors in prepress.

Initially, Mr Coady worked on developing a customised, simplified report for the CS Labels sales team that showed the ink consumption required for a file received, allowing them to quote accurately on the job. It would also preflight the file and report on any fixes that needed to be made, allowing this to be done by the customer before it took up studio time. A second, more detailed, report and client proof PDF is also produced for the studio. This was all achieved to CS Labels’ satisfaction using callas pdfToolbox Server and pdfChip software (HTML5, CSS and Javascript technologies used to automate client proof creation) alongside Filetrain, a workflow management system from Laidback Solutions.

Following this, MyPressXpert has undertaken further bespoke project work for CS Labels, creating a brand new job management system for the Xeikon workflow from scratch, which interrogates an Excel (.xlsx) file from the client and automatically creates and databases all the label barcodes based on sites and quantities. It has also put in a colour management software system – ColorLogic’s ZePrA colour management server and ReProfiler Digital colour engine – which is helping to improve CS Labels’ management of process control and calibration of the Xeikon engines, providing detailed reporting on the stability of the presses so that maintenance schedules can be optimised. This has been effective to such a degree that in September the label producer stopped using the colour control system that comes with the Xeikon presses.

"All digital presses face the challenge of colour consistency from print run to print run, and we also need to ensure that our presses are optimised to achieve Pantone colours", said Mr Smith. "Invariably we are given a label to match by printing CMYK. We need to get as close as possible to achieving the Pantones consistently and measure how close in Delta E we are. This system has helped us to do that. We are of the opinion that it actually takes it to a different level."

The impact of these implementations of automated preflighting and colour management within the company is that CS Labels is able to cope with higher volumes of work while utilising the same level of human resources. "We are also shortening lead times to get work on press and we are getting far fewer mistakes where files have to go back to the studio", Mr Smith continued. "It has streamlined the whole process for us and allows the studio to move away from more mundane tasks such as putting the bleed on a hundred files – those things are automated now. The system also automates the artwork and sends a proof back to the customer."

"The ideal is that we get a PDF from our customer and it goes straight on press without a human touching it. That’s what we are looking for, and we are making fairly substantial progress."

All progress in this direction is welcome, because in December a second Cheetah press will arrive, and further efficiencies will need to be found.

"This has been a steep learning curve but a very worthwhile process", Mr Smith concluded. "The biggest benefit is that we have been able to make this system bespoke to our unique requirements, rather than buying one off the shelf."

Written by Whitmar Publications
www.digitalprintermag.co.uk

Dokumente für die Zukunft – ermöglicht durch callas software

Fabrizio Toninelli, Administrator PA DIGITALE
Fabrizio Toninelli, Administrator PA DIGITALE

PA Digitale S.p.A. ist ein führender Softwareanbieter auf dem italienischem Markt für öffentliche Verwaltungen. Seine Lösungen richten sich insbesondere an den Dokumenten- und
Datenmanagement-Sektor.

Mit URBI Smart hat PA Digitale ein integriertes Management-Informationssystem im Angebot. Dieses deckt alle Verwaltungsfachbereiche ab und bietet Führungskräften ein Instrument für das Management ihrer Bereiche in Echtzeit. Die sofortige Verfügbarkeit von aktuellen statischen und dynamischen Daten ermöglichen darüber hinaus die Integration mit anderen Datenquellen.

URBI Smart ist komplett webbasiert, verfügbar in der Cloud, von jedem PC und mobilen Endgerät erreichbar – 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche.

Die Softwarelösungen von PA Digitale ermöglichen zudem fortgeschrittenes elektronisches Dokumenten-Management – von der Erstellung und Klassifikation bis zur Archivierung und Langzeitaufbewahrung. Diese Funktionalitäten sind in einem integrierten Webportal verfügbar. Dadurch kann die öffentliche Verwaltung effizienter arbeiten und den Bürgern einen direkteren Zugang zu ihren Angeboten ermöglichen.

Mit seiner neuen Webtec-Lösung betritt PA Digitale nun nicht nur den privaten Markt, sondern führt auch eine der ersten Lösungen zur Langzeitarchivierung ein, welche die italienische Regierung auch offiziell begrüßt.

Mit pdfaPilot von callas ist PA Digitale in der Lage, in Bezug auf das Management und die Langzeitarchivierung aller elektronischen Dokumente einen großen Schritt nach vorn zu machen.

„Ohne einen Langzeitarchivierungsservice gibt es keine Reduzierung von papiergebundenen Arbeitsabläufen. Die digitale Langzeitarchivierung ist ein Schlüssel für die Digitalisierung und stellt sicher, dass Informationen und Dokumente so aufbewahrt werden, dass Integrität, Authentizität, Zugänglichkeit und Lesbarkeit gewährleistet sind.“
Mai 2014, Agenzia per l’Italia Digitale - www.agid.gov.it

Elektronische Dokumente oder kulturelles Erbe?

Wie jedes Dokument, das von der öffentlichen Verwaltung bearbeitet wird, muss ein elektronisches Dokument klassifiziert, zugeordnet und archiviert werden. Darüber hinaus ist jedes dieser Dokumente potentiell als kulturelles Erbe relevant und muss gemäß den Gesetzen der italienischen Regierung langfristig aufbewahrt werden.

Bei der digitalen Langzeitarchivierung von Dokumenten müssen sich öffentliche Verwaltungen genauso wie Privatunternehmen an existierenden oder unmittelbar bevorstehenden rechtlichen Anforderungen orientieren. Betroffene Dokumente sind zum Beispiel elektronische Rechnungen, Protokolle, Aktennotizen, Verträge und jede Art von Dokumenten mit einer
digitalen Signatur. Sie alle sind elektronische Dokumente und daher Gegenstand der digitalen Langzeitarchivierung.

Im privaten Bereich gibt es vor allem für Finanzbuchhaltungsbelege Vorschriften zur digitalen Langzeitarchivierung per italienischem Recht. Die digitale Langzeitarchivierung muss sich mit dem Schutz der Rechtsgültigkeit, Authentizität, Integrität, Beständigkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten auseinandersetzen.

Immer gültige, zukunftssichere PDF/A-Dokumente

Die Langzeitarchivierungslösung von PA Digitale basiert auf neuesten innovativen Technologien, einschließlich der callas pdfaPilot Bibliothek für PDF/A-basiertes Dokumenten-Management. callas pdfaPilot ermöglicht PA Digitale eine Lösung zu entwickeln, die in der Lage ist, jedes Dokument, das von einer Verwaltungssoftware generiert worden ist, in ein immer gültiges, zukunftssicheres PDF/A-Dokument für die digitale Langzeitarchivierung zu konvertieren.

Fabrizio Toninelli, Administrator bei PA Digitale, erklärt:
„Die Architektur, die wir für unsere Systeme verwendet haben, sorgt dafür, dass Wartungsarbeiten, Software-Updates, etc. ohne Service- Unterbrechungen ausgeführt werden können.
Aufgrund dieser Funktionen, kombiniert mit dem webbasierten, für mobile Geräte optimierten Zugang, können wir den Zugriff auf das System an jedem Ort zu jeder Zeit gewährleisten.“

Das Ersetzen analoger, papiergebundener Abläufe durch digitale Prozesse ermöglicht eine in die täglichen Verwaltungsabläufe integrierte digitale Langzeitarchivierung. Dank der Software-Lösung von callas führt PA Digitale seine Kunden in die richtige Richtung.

Dokumente für die Zukunft – ermöglicht durch callas software

Pim Print automatisiert seine Workflows mit dem callas pdfToolbox Server

Ronald van der Meer
Ronald van der Meer - Co-owner

Ist der callas pdfToolbox Server nicht das Workflow-Paket, das vor allem für größere Unternehmen geeignet ist? „Könnte sein“, sagt Ronald van der Meer von Pim Print in Roelofarendsveen, „aber wir steuern unsere Produktion mit dieser Software und sind damit sehr zufrieden.“

Die derzeitigen Räumlichkeiten, ein ehemaliges Lagerhaus, platzen aus allen Nähten. Deshalb plant man eine Vergrößerung auf einem kürzlich erworbenen Grundstück in der Nähe. Pim van der Meer gründete sein Unternehmen 1982. Ronald van der Meer, mit dem Gründer nicht verwandt, stieß 1997 dazu und wurde 2012 Miteigentümer. „Die größte Veränderung war ohne Zweifel die Digitalisierung unserer Produktion und die Beschaffung einer Reihe von SRA3-Hochleistungsdruckern sowie zweier großformatiger Tintenstrahl-Plotter. Vor vier Jahren haben wir in den webbasierten Verkauf investiert. Das war eine unserer wichtigsten Entscheidungen“, erklärt Ronald van der Meer.

Pim Print beschäftigt sieben Mitarbeiter. Einige von ihnen optimieren die fünf Onlineshops, sodass das Unternehmen und vor allem die Produkte leichter zu finden sind. Andere arbeiten an der weiteren Rationalisierung der Arbeitsabläufe.

Hunderte von Aufträgen

„Natürlich sind unsere Onlineshops 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche verfügbar. Wir verarbeiten täglich Hunderte von Aufträgen, mit allen dazugehörigen administrativen Aufgaben. Dies ist nur mit einer strikten Automatisierung möglich.“ Ronald van der Meer, ein Veteran im Druckgeschäft, hat am Grafisch Lyceum Rotterdam seine Ausbildung erhalten. „Das Grafikgeschäft kann nicht ohne IT funktionieren und glücklicherweise faszinieren mich die Möglichkeiten. Als wir feststellten, dass der web-basierte Verkauf zunimmt, begannen wir mit der Suche nach einer Software, die die Druckvorstufe durch die Automatisierung der Kontrollverfahren unterstützen kann. Dabei haben wir den callas pdfToolbox Server entdeckt. Wifac, unser Händler vor Ort, der uns mit Verbrauchsmaterialien versorgt, kennt sich mit Automatisierung, Workflows und Druckern aus. Wenn wir spezifische Fragen haben, berät und unterstützt uns Wifac jederzeit – für ein 24/7-Unternehmen ist das wichtig. callas entwickelt extrem flexible Werkzeuge, die vielseitig einsetzbar sind. Natürlich mussten wir selbst unsere Produkte und Profile in die Datenbank eingeben. Das war ein umfangreicher Job, an dem wir von Anfang November bis Ende Dezember hart arbeiteten. Seit Januar dieses Jahres läuft unsere Produktion vollständig auf der callas pdfToolbox, womit wir unsere Fehlerquote minimieren konnten. Unsere Kunden erhalten ihre Bestellung bereits nach einem Tag. Garantiert.“

Entspannte Produktion

Wie kann das funktionieren? Ein Kunde gibt eine Bestellung über das Internet auf. Wenn er die Bestätigung sendet, fügt er dem Auftrag die Drucksache in Form eines Dokumentes bei. „Der callas pdfToolbox Server übernimmt die Prüfung und unser Content Managament System erzeugt die Rechung, die es dann umgehend an den Kunden sendet. Der Kunde begleicht die Rechnung sofort, zum Beispiel über iDeal. Dieser Prozess erfordert kein manuelles Eingreifen. Die callas Software prüft – und, wenn nötig, korrigiert den Beschnitt, fügt Schnittmarken ein, glättet, berechnet den richtigen Farbraum und platziert einen Barcode, sodass nach dem Druck das Schneiden oder die Druckweiterverarbeitung ohne manuelle Anpassungen stattfinden kann.“ Dies reduziert die Arbeitsbelastung und entspannt die Organisation.

Der callas pdfToolbox Server beinhaltet erweiterte Farbmanagement- und Ausschießfunktionen. Durch die Nutzung von Hotfoldern beschleunigt er Prozesse zusätzlich. Tausende von Dateien können unbeaufsichtigt oder mit lediglich geringer Überwachung verarbeitet werden. Der callas pdfToolbox Server basiert auf der Adobe PDF Library. Eine Kommandozeilen-Version und ein vollständiges SDK stehen für Entwickler zur Verfügung.

Toolbox

„Um vollständig funktionierende und automatisierte Workflows zu realisieren, ist es erforderlich, Wissen und Zeit zu investieren. Man ist auf dem richtigen Weg, wenn die Software alle wiederkehrenden Aufgaben durchführen kann. Manche Druckereien machen sich das Leben selbst schwer, weil sie der Meinung sind, dass Pressmaschinen oder Drucker im Mittelpunkt der Produktion stehen. Dies ist bei uns nicht der Fall. Eine automatisierte Produktion spielt die zentrale Rolle und sorgt für Entspannung.“

Pim Print hatte einen hervorragenden Januar und auch Februar 2014 sieht sehr gut aus. „Kunden, die Druckaufträge erteilen, suchen zunächst im Internet nach der günstigsten Variante und entscheiden sich dann für die einfachste Lösung.“ Und sie sehen, dass es neben Prospekten eine ganze Bandbreite an Druckerzeugnissen gibt: Poster, Banner, Magazine, Sticker und vieles mehr. „Unser Druckerzeugnis in Lebensgröße ist ein echter Renner. Wir ermittelten, wie wir dieses Produkt zu einem attraktiven Preis inklusive Porto anbieten können. Dies gilt auch für alle anderen Produkte. Man sollte nicht anfangen, darüber nachzudenken, wie man etwas umsetzen kann, wenn man es bereits verkauft hat. Das muss alles vorher gut überlegt sein. Dadurch kann man einen attraktiven Preis mit schnellen Lieferzeiten anbieten und daran verdienen.“

Ronald van der Meer hat noch weitere Ambitionen: „Das Ziel ist, mehr Projekte mit dem bestehenden Team zu übernehmen. Dabei liegt der Fokus darauf, die Workflows weiter zu straffen und die Auffindbarkeit unserer Webseiten zu verbessern. Darüber hinaus werden wir Partner-Netzwerke und Websites Dritter nutzen, die unsere Produkte gegen Bezahlung bewerben. Das hört sich einfach an, sollte aber auch sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Zusätzlich werden wir tiefer in die Möglichkeiten, die der callas pdfToolbox Server bietet, einsteigen. Ich bin davon überzeugt, dass dieses Produkt noch zahlreiche Tools beinhaltet, von denen wir profitieren können.“

Über pdfToolbox Server

callas pdfToolbox Server automatisiert und standardisiert den Prozess der Dokumentübertragung und des -empfangs. Es bietet Druckereien, Verlagen, Werbeagenturen, Verpackungs- und Designagenturen die umfassendste Lösung für automatisiertes hochqualitatives Preflighten und die zuverlässige automatische Korrektur von PDF-Dokumenten über Hotfolder. callas pdfToolbox Server, das mehrere Prozessoren unterstützt und erkennt, ist skalierungsfähig und lässt sich problemlos an Ihre Anforderungen anpassen. Es basiert auf der Adobe PDF Library und bietet eine absolut zuverlässige Verarbeitung. Auf Wunsch sind auch eine Befehlszeilen-Version und eine vollständige Programmierbibliothek für Entwickler (SDK) erhältlich, die eine noch stärkere Integration ermöglichen. callas pdfToolbox Server von den Entwicklern der Preflight-Technologie von Adobe® Acrobat® bietet umfassende und leicht zu bedienende Funktionen:

  • PDF-Prüfung und automatische Korrektur
  • Automatische Umwandlung von Microsoft Office-Dateien sowie Open Office-Dokumenten in druckfertige PDFs
  • Ausschießen jeglicher Druckaufträge – von einfachen Booklets bis hin zu vollständigen Broschüren und Büchern
  • Automatische Reduzierung von Transparenzen (Windows, OS X und Linux)
  • Beinhaltet ein umfangreiches Web-Entwicklungs-Kit zur einfachen Integration

Das optionale DeviceLink-Add-On erlaubt das einfache Anpassen von Dateien für unterschiedliche Druckbedingungen.


Über callas software

callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, die Produktionsstufe, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung. callas software unterstützt Agenturen, Verlage und Druckereien darin, ihre Aufgabenstellungen zu lösen, indem es Software zum Prüfen, Korrigieren und Wiederverwenden von PDF-Dateien für die Produktion von Druckvorlagen und das elektronische Publizieren bereitstellt. Unternehmen und Behörden aus aller Welt vertrauen den zukunftssicheren und vollständig PDF/A-konformen Archivierungslösungen von callas software. Darüber hinaus ist die Technologie von callas software auch als Programmierbibliothek (SDK) für Entwickler erhältlich, die PDFs optimieren, validieren und korrigieren müssen. Software-Anbieter wie Adobe®, Quark®, Xerox® und viele andere haben verstanden, welche Qualität und Flexibilität die callas-Werkzeuge bieten, und haben sie in ihre eigenen Lösungen integriert. callas software unterstützt aktiv internationale Standards und beteiligt sich aktiv in ISO, CIP4, der European Color Initiative (ECI), der PDF Association, AIIM, BITKOM und der Ghent PDF Workgroup. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied der PDF Association und seit Oktober 2010 ist der Geschäftsführer von callas software, Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender des internationalen Verbandes. Der Firmensitz des Unternehmens befindet sich in Berlin. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter http://www.callassoftware.com.

Pim Print automatisiert seine Workflows mit dem callas pdfToolbox Server

callas pdfToolbox: digitaler Gatekeeper für Penthion Media Technologies

Jan-Peter Tjepkema
Jan-Peter Tjepkema - Eigentümer und Geschäftsführer

Angesichts der steigenden Zahl neuer Publikationskanäle auf dem Markt müssen Verlage Inhalte nicht nur publizieren, sondern auch verwalten können. Dies hat in den vergangenen Jahren zu einer deutlichen Nachfrage nach Content-Management-Systemen (kurz: CMS) geführt. Außerdem suchen Verlage immer öfter nach Selbstbedienungsportalen, um die innerbetrieblichen Kosten für die Unterstützung ihrer Kunden gering zu halten. Das erklärt, warum die Selbstbedienungslösung, die Penthion für den gesamten Publishing-Prozess entwickelt hat, so erfolgreich ist. Sie nutzt den callas pdfToolbox Server für eine vollständige Automatisierung und nahtlose Integration zur Zertifizierung ihrer PDFs.

Im Juni 2012 hatte Penthion eine Evaluation von callas pdfToolbox begonnen; der Hauptgrund war die Beteiligung des Unternehmens an einem Pilotprojekt für einen großen Kunden, der die Lösungen von callas software deutlich bevorzugte. Nach deren Bewertung der Technologie und ihrer Erfahrung mit dem Unternehmen callas software an sich entschieden sie sich, nicht nur pdfToolbox für dieses eine Projekt zu nutzen, sondern die Geschäftsbeziehungen zu callas software zu intensivieren. „Wir haben uns entschieden, unser eigenes PDF-Prüfwerkzeug durch callas pdfToolbox zu ersetzen, da diese Lösung für uns wirtschaftlicher ist. Sie versorgt uns außerdem mit neuen Funktionen, verbesserter Effizienz, Updates und einem besseren technischen Support“, erklärt uns Herr Tjepkema, der Eigentümer und Geschäftsführer von Penthion Media Technologies. Die erste integrierte Lösung ging Anfang 2013 in Serie.

Mehr Zeit für den Verkauf durch weniger Administration

callas pdfToolbox Server wurde in die Online-Auslieferungsplattform Ad|Portal von Penthion integriert. Das Upload-Modul Ad|Portal ist der digitale Gatekeeper für Verlage. Auf Ad|Portal können Werber PDF-Dateien hochladen, die mithilfe der integrierten Technologie von callas software geprüft und, wenn möglich, sofort korrigiert und in zertifizierte PDF-Dateien konvertiert werden. callas pdfToolbox Server führt im Hintergrund alle nötigen Arbeiten aus: Die PDF-Dateien werden automatisch mit hoher Qualität geprüft und zuverlässig korrigiert. Lieferzeiträume für Aufträge können so verkürzt und Fehlerraten erheblich minimiert werden. Jan-Peter Tjepkema ergänzt: „Das Hochladen von Anzeigen war nie so einfach wie mit Ad|Portal. Die Lösung unterstützt auch den Workflow des Verlagshauses und sendet automatisch generierte E-Mails an die Werbeagenturen. Fristen werden eingehalten und die gesamte Lieferkette darauf abgestimmt. Mit der Integration von pdfToolbox Server unterstützt Ad|Portal außerdem das Hochladen von Print- und/oder Onlinematerial. Und natürlich können wir auch vorgefertigte oder satzfertige Materialien verarbeiten.“

Durch die Verwendung von Ad|Portal erhalten die Mitarbeiter des Verlagshauses mehr Zeit für den Vertrieb und müssen sich weniger mit dem mühsamen Umgang mit den Materialien beschäftigen. Der proaktive Ansatz, den Ad|Portal verfolgt, bedeutet für den Verlag und die Werbeagentur, dass beide jederzeit die Kontrolle über den Prozess haben.

„Das klassische Anzeigengeschäft ist massiven Veränderungen unterworfen und umso wichtiger ist es für die Verlage die in diesem Bereich verfügbaren Ressourcen auf die Akquise am Markt zu konzentrieren auf dem immer noch viel Geld ausgegeben wird und eingenommen werden kann“, so Jan-Peter Tjepkema in seiner Schlussbetrachtung. Weiter sagt er: „Wir sind ständig bemüht, mit unseren Kunden nachhaltige Lösungen zu entwickeln. Die größte Chance für Penthion besteht darin, ein verbrauchsabhängiges (Pay-per-Use) Kostenmodell bereitzustellen. Bei diesem Modell verdienen wir nur dann Geld, wenn der Verlag Geld verdient, und es gibt dabei keine größeren Investitionen. Man kann von einer schlüsselfertigen Lösung sprechen.“

Über pdfToolbox Server

callas pdfToolbox Server automatisiert und standardisiert den Prozess der Dokumentübertragung und des -empfangs. Es bietet Druckereien, Verlagen, Werbeagenturen, Verpackungs- und Designagenturen die umfassendste Lösung für automatisiertes hochqualitatives Preflighten und die zuverlässige automatische Korrektur von PDF-Dokumenten über Hotfolder. callas pdfToolbox Server, das mehrere Prozessoren unterstützt und erkennt, ist skalierungsfähig und lässt sich problemlos an Ihre Anforderungen anpassen. Es basiert auf der Adobe PDF Library und bietet eine absolut zuverlässige Verarbeitung. Auf Wunsch sind auch eine Befehlszeilen-Version und eine vollständige Programmierbibliothek für Entwickler (SDK) erhältlich, die eine noch stärkere Integration ermöglichen. callas pdfToolbox Server von den Entwicklern der Preflight-Technologie von Adobe® Acrobat® bietet umfassende und leicht zu bedienende Funktionen:

  •     PDF-Prüfung und automatische Korrektur
  •     Automatische Umwandlung von Microsoft Office-Dateien sowie Open Office-Dokumenten in druckfertige PDFs
  •     Ausschießen jeglicher Druckaufträge – von einfachen Booklets bis hin zu vollständigen Broschüren und Büchern
  •     Automatische Reduzierung von Transparenzen (Windows, OS X und Linux)
  •     Beinhaltet ein umfangreiches Web-Entwicklungs-Kit zur einfachen Integration

Das optionale DeviceLink-Add-On erlaubt das einfache Anpassen von Dateien für unterschiedliche Druckbedingungen.

Über Penthion

Penthion Media Technologies verfügt über mehr als 15 Jahre an Erfahrung als Komplettanbieter von automatisierten Lösungen für Verlage, sowohl für Zeitschriften als auch für Zeitungen. Das Unternehmen bietet eine vollständige Automatisierung und nahtlose Integration für den gesamten Publishing-Prozess. Das Tagesgeschäft von Penthion besteht darin, Automatisierungsprozesse zu optimieren und zu professionalisieren. Dazu geht Penthion sorgfältig auf die Bedürfnisse seiner Kunden ein und verfolgt aufmerksam die Entwicklungen am Markt. Die Lösungen sind benutzerfreundlich, skalierbar und bringen Zeit- und Kosteneinsparungen. Penthion ist der exklusive Händler in den Niederlanden und Belgien für alle Produkte des finnischen Unternehmens Anygraaf Oy. Penthion ist ein Privatunternehmen mit Sitz in Assen (Niederlande). Weitere Informationen sind im Internet unter www.penthion.nl zu finden.

Über callas software

callas software bietet einfache Möglichkeiten, um komplexe Herausforderungen im PDF-Umfeld zu bewältigen. Als Innovator von Verfahren entwickelt und vermarktet callas software PDF-Technologien für das Publishing, die Produktionsstufe, den Dokumentenaustausch und die Dokumentenarchivierung. callas software unterstützt Agenturen, Verlage und Druckereien darin, ihre Aufgabenstellungen zu lösen, indem es Software zum Prüfen, Korrigieren und Wiederverwenden von PDF-Dateien für die Produktion von Druckvorlagen und das elektronische Publizieren bereitstellt. Unternehmen und Behörden aus aller Welt vertrauen den zukunftssicheren und vollständig PDF/A-konformen Archivierungslösungen von callas software. Darüber hinaus ist die Technologie von callas software auch als Programmierbibliothek (SDK) für Entwickler erhältlich, die PDFs optimieren, validieren und korrigieren müssen. Software-Anbieter wie Adobe®, Quark®, Xerox® und viele andere haben verstanden, welche Qualität und Flexibilität die callas-Werkzeuge bieten, und haben sie in ihre eigenen Lösungen integriert. callas software unterstützt aktiv internationale Standards und beteiligt sich aktiv in ISO, CIP4, der European Color Initiative (ECI), der PDF Association, AIIM, BITKOM und der Ghent PDF Workgroup. Darüber hinaus ist callas software Gründungsmitglied der PDF Association und seit Oktober 2010 ist der Geschäftsführer von callas software, Olaf Drümmer, Vorstandsvorsitzender des internationalen Verbandes. Der Firmensitz des Unternehmens befindet sich in Berlin. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter http://www.callassoftware.com.


Pressekontakt

Four Pees
Daniela Mahlke
E-mail: daniela.mahlke@fourpees.com
Website: http://www.fourpees.com
Phone: +32 9 237 10 00

callas pdfToolbox: digitaler Gatekeeper für Penthion Media Technologies

With Claro Premedia, Envision always has a second image enhancement opinion

Chris Mikkelsen,  Premediachef at Envision
Chris Mikkelsen, Premediachef at Envision

Established in 1988, Envision is one of the largest Danish advertising agencies. Spread over two facilities in Aarhus and Copenhagen, the company employs approximately 120 people. Being a full service advertising agency, they cover all aspects of the communication process, from concepts and strategies, to media planning and execution. To support the creative department, the company also has its own in-house production unit.

Decrease workload

The production of a weekly promotional flyer for Danish Supermarket, one of Envisions biggest customers, triggered the idea to look for an automated image enhancement solution. With an average of 110 pages, and approximately 10 images per page, or roughly 55.000 images per year, the need for automatic image enhancement became a necessity. Chris Mikkelsen, premediachef at Envision explains: “With 16
photographers working for the company, we receive a lot of images that need to be processed and enhanced. Before using Claro Premedia, all image adjustments were done manually, and getting a good quality was very time consuming. You can imagine the very high pressure on the shoulders of our 4 image designers. So it was quite obvious we had to do something to lighten the workload and improve efficiency at the same time.”

By using Claro, the average image quality improved dramatically, especially sharpness is a lot better than what you get in Photoshop®. Our image designers love Claro.

TIFF with LZW compression support

When looking for a suitable solution, Envision came in touch with Thomas Holm from Pixl. As a well known Danish color management consultant, he advised Envision taking a closer look at Claro. A demo version of the software was installed. Chris Mikkelsen: “At first, Claro did not fit the bill perfectly. Internally, we only work with TIFF images, but processing TIFF images with LZW compression was initially not possible. So, we made a temporary workaround converting images using a Switch solution. But with too many intermediate steps, the solution was not fast enough for the high number of images we wanted to process.” When a new version, supporting TIFF images with LZW compression, was presented at drupa 2008, Chris was given the green light by the management to go ahead with Claro Premedia.

Getting a second opinion

When correcting images manually, forgetting to apply a necessary enhancement like sharpness can happen to even the most experienced image designer, not Claro. Corrections are always performed to the same standard, over and over again. Standards you can configure and change depending on the output requirements. Chris Mikkelsen comments: “Claro is a wonderful application: it’s like getting a second
opinion on every image. For now, our image designers still check every image after it was corrected by Claro using Elpical Claro Inspector for Photoshop®. The side-by-side viewing of original and processed versions of an image, also gives less experienced image designers the ability to learn from it. What’s more, even if you don’t entirely approve the suggested enhancement, it’s always a good basis to work from.”
After having worked with Claro Premedia for almost a year now, Envision is not only very pleased with the solution, but also the cooperation with Elpical has been excellent.

Thanks to Claro, we deliver a better quality, and handle more images in the same amount of time, without having to invest in extra manpower.

Chris Mikkelsen concludes: “By using Claro, the average image quality improved dramatically, especially sharpness is a lot better than what you get in Photoshop®. Our image designers love Claro, because now, they can spend more time enhancing delicate fashion images, while the rest of the images are adjusted automatically. Thanks to Claro, we deliver a better quality, and handle more images in the same amount of time, without having to invest in extra manpower.”

About ELPICAL

Elpical Software, an international company with offices in The Netherlands and Germany, develops and markets software solutions for automating image production, manipulation and optimization as well as image workflow processes in general, based on extensive image analysis technology. Elpical, established in 1997 by a management buy-out of the Electronic Imaging department of Victor Hasselblad AB, is a leading specialist in digital image enhancement and management.

Elpical‘s key products include Claro Premedia, Claro Single, Claro Layout, 4LeafClover and EmailManager. Elpical is an ideal partner for software suppliers and integrators who want to integrate Elpical  technology into their own applications, Elpical has concluded an OEM agreement with, among others, OCÉ© for the enhancement of embedded images inside PDF documents.

SHOWPAD - ein leistungsfähiges Vertriebs- und Präsentationstool für Tablets verwendet callas pdfToolbox zur Optimierung von PDF-Dateien

Peter Minne
Peter Minne - Mitgründer und CTO

Mit Showpad können Unternehmen ihre Tablets in Hilfsmittel für den Vertrieb und für Präsentationen verwandeln. Das System ermöglicht eine kontrollierte Verteilung der Inhalte, die so jederzeit aktuell sind, den Branding-Regeln des Unternehmens entsprechen, und es gewährt detaillierte Einblicke in die Nutzung der Daten. Die Plattform ist ein Gewinn für Vertriebsmitarbeiter, Vertriebs- und Marketingmanager ebenso wie für Kunden.

Die Dokumente, die auf die Showpad-Plattform hochgeladen werden, liegen zumeist im PDF Format vor. Um solche Dokumente bestmöglich auf Tablets nutzen zu können, müssen sie entsprechend optimiert werden. Showpad hatte Schwierigkeiten mit der Konvertierung von PDFDokumenten, die seinen PDF-Standards nicht vollständig entsprachen. Hier kam die callas pdfToolbox ins Spiel. Peter Minne, Mitgründer und CTO von Showpad: “Wir brauchten eine Lösung, mit der wir eine größere Anzahl an Dateien optimieren konnten. Auch eine umfassende Feinabstimmung der Optimierung musste möglich sein. Zudem wollten wir Hinweise auf mögliche PDF-Probleme erhalten, und wir benötigten eine schnellere Verarbeitung.”

Showpad verwendet eine cloud-gestützte Online-Plattform als zentrale Schaltstelle zum Hochladen von Inhalten und zum Verwalten der Lösung. In eine solche Umgebung lässt sich die pdfToolbox Engine von callas dank ihrer Kommandozeilen-Schnittstelle (CLI) leicht integrieren. Die Engine bietet einen umfassenden Funktionsumfang zum Optimieren von PDF Dokumenten: Qualitätskontrolle, Beheben möglicher Probleme, Erstellen von Vorschaubildern, Ausschießen, etc. Außerdem läuft sie auf allen gängigen Rechnern wie Mac, Windows sowie einer Reihe von Linux- und Unix-Varianten. Peter Minne fährt fort: “Die pdfToolbox CLI haben wir Anfang 2013 installiert. Dass Linux unterstützt wird, ist ein echter Vorteil für uns. So können wir bei dem Betriebssystem bleiben, das wir am besten kennen.”

Bei Bedarf lässt sich pdfToolbox CLI leicht auf eine andere Plattform umstellen, da Installation und Verwendung völlig plattformunabhängig sind. Darüber hinaus kann sie bei steigenden Durchsatz-Anforderungen der Online-Plattform einfach erweitert werden, denn sie unterstützt Load-Balancing in Umgebungen mit hohen Volumen oder kritischen Antwortzeiten und lässt sich auf eigenen Servern oder auf virtuellen Servern bei Unternehmen wie Amazon installieren. Dabei baut die pdfToolbox auf der Standardtechnologie der Adobe PDF Bibliothek auf und bietet dieselben robusten Möglichkeiten zur Qualitätskontrolle wie Adobe Acrobat selbst (das Preflight-Plugin für Adobe Acrobat Pro ist eine Entwicklung von callas software).

“Es gibt einen weiteren klaren Vorteil:”, erklärt Peter Minne, “Tests und Weiterentwicklungen der verbesserten Optimierungen für PDF-Dokumente können wir zum größten Teil auf unseren Desktoprechnern ausführen. Konfigurationen erstellen wir einfach mit pdfToolbox Desktop. Wenn wir uns sicher sind, dass sie wie gewünscht funktionieren, laden wir sie auf den Server hoch. Äußerst praktisch.” Die Möglichkeiten zur Fernkonfiguration und -verwaltung von pdfToolbox Desktop gehörten zu den wichtigsten Funktionen bei Einführung von pdfToolbox 6. Mit ihnen kann pdfToolbox Desktop auf Mac und Windows als Remote-Client für einen pdfToolbox Server oder CLI irgendwo im Netzwerk fungieren. In einer cloud-basierten Umgebung entfällt so die Notwendigkeit, alle Test- und Konfigurationsaufgaben auf dem Server selbst auszuführen. Das Ergebnis ist oft ein erheblicher Zeitgewinn.

Über callas pdfToolbox CLI

Durchdachte Befehle, einfache Installationsschritte und eine umfassende Dokumentation sorgen dafür, dass der Einstieg in die Entwicklung auf einer ganzen Reihe von unterstützten Plattformen mit derselben callas-Technologie, die auch im Preflight-Branchenstandard Adobe® Acrobat® zum Einsatz kommt, zu einer Kleinigkeit wird.

Kunden können sehr schnell die robusten und zuverlässigen PDF-Preflight und Korrektur- Werkzeuge in jede Lösung integrieren; von vielseitigen Web-Anwendungen bis hin zu Jobübergabe-Portalen. pdfToolbox CLI bietet die gründliche und umfassende Verarbeitung, die erforderlich ist, um Lösungen zu ergänzen – The sky is the limit.

Für jede beliebige Lösung, sei es eine vielseitige Web-Anwendung, die auf UNIX läuft oder ein Jobübergabe-Portal, das die neuesten PDF/X Standards benutzt, pdfToolbox CLI sorgt für die solide und umfassende Verarbeitung, die benötigt wird, um das Produkt zu vervollständigen.


Über Showpad

Als Mobile Sales Enablement-Anwendung zielt Showpad darauf ab, die Effektivität jedes Unternehmens mit einem eigenen Vertriebsteam dramatisch zu steigern. Mit dieser Technologie können Unternehmen eine Vertriebs- und Präsentationsapp nach Maß erstellen und verwalten, Inhalte auf Tablets verteilen und Einblicke in Benutzeraktivitäten sowie in die Nutzung der Inhalte erhalten. Mit der Showpad App können Vertriebsmitarbeiter leicht Inhalte präsentieren und weitergeben sowie mit anderen zusammenarbeiten. Showpad ist ein in 2011 gegründetes Unternehmen in Privatbesitz. Es hat seinen Hauptsitz in Gent (Belgien) und verfügt über Vertretungen in Deutschland und den USA.

SHOWPAD - ein leistungsfähiges Vertriebs- und Präsentationstool für Tablets verwendet callas pdfToolbox zur Optimierung von PDF-Dateien

PDF2PRINT – a website integration built with callas pdfToolbox for automated pre-flighting and correction

Fred Soar
Fred Soar - Managing Director

Focus on customers

Soar Printing, an Auckland based company that was founded back in 1920 as a family busi-ness, is considered to be at the forefront of the printing industry in New Zealand. Soar Print-ing now employs over 70 people and they offer an extensive range of services, from short run digital printing to long run offset printing and large format poster prints. Within their specific industry segments, the Soar divisions are market leaders utilizing the latest technology to de-liver the best possible result. They are constantly evaluating and adapting new technologies that will add extra value for their clients. This is especially true with their commitment to en-vironmental issues and the ongoing policy of sourcing the most environmentally friendly pro-cesses and products.

“The printing industry has changed radically since we started out but one thing has remained the same – behind every single job is a customer who wants it done right. Soar Printing under-stands this. It is the heart of our culture. It guides our investment in new technologies and it helps us to continually evolve our business. We need to grow with our customers’ business and be aware of the trends and opportunities they are facing globally. From the smallest print job to the most complex, we want our customers to have the utmost confidence in our company” Fred Soar – Managing Director Soar Printing.

Remove costs of quoting, preflighting and job creation

Soar Printing mainly focuses on printing for commercial business such as marketing material, business forms, Point of Sale display items and packaging. They can count brand names like Nestlé, Estéé Lauder, ASB Bank, Telecom New Zealand, Air New Zealand and Sky City Casino amongst their clients.

“We’ve noticed a big change in the printing industry over the past few years” says Fred Soar.“Print runs are getting shorter, and printing has been substituted by other means of mar-keting communications such as social media and online marketing. We at Soar Printing try to adapt to these new trends by making sure we can offer reduced setup costs, taking care of short-er runs and offer more RIP print services”

Anticipating this new trend in the printing industry and entering a new market, Soar Printing wanted to offer a WEB2PRINT solution for people who know how to use Adobe products and how to create print ready PDFs. Soar Printing was looking for a way to provide instant quot-ing and instant preflighting to people and at the same time remove the cost of quoting, pre-flighting and job creation.  

Streamline preflight processes online and in-house

With callas software the first WEB2PRINT model has been setup as an independent store-front, targeting new customers throughout New Zealand.

The ease of setting up preflighting with callas software offers them to further streamline the preflighting process internally.  So it is not only an online tool, but also an application used in-house. And all this can be done with only one pdfToolbox Server.

The geographical distance between Soar Printing and callas software did not cause any issues. “The fact that callas software is situated in Europe and we in New Zealand created no problems at all. The model was developed over 6 months. Early problems were quickly lined out and some-times the time difference made it easier because the problems were solved over night.  It was an interesting way to work.”

Offer standard and personalized products

PDF2PRINT is a print upload portal build with callas pdfToolbox that allows preflighting and correction. It is an affordable and fast way to do easy print jobs without sacrificing quality. PDF2PRINT uses the newest digital and offset machines for highest standard. In order to offer amazingly low prices, Soar Print has kept a standard range of products that can be ordered through PDF2PRINT which include business cards, flyers, postcards, brochures and posters.

What happens in the background, when a customer orders through the PDF2PRINT button? The file appears on Soar printing’s server with the order and the price that was ordered at. This file is then automatically transferred into a job ticket in the reminder system. Once this is done, the production can be started. In the background, calculations are running to work out where the break is between digital and offset printing for each product and price accordingly.
Depending on those calculations, the order is printed either on an HP Indigo 5500 digital printing press or on a Heidelberg Anicolor press.

Look into the future

The callas software was installed about a year ago and was launched earlier this year. Soar Printing started a marketing campaign, which includes online marketing and direct market-ing, to attract new businesses. So far, there has been a lot of traffic on the website, a lot of visi-tors, a lot of sightseeing and orders are coming in.
In the future, Soar Printing is looking to expand their web to print products. Their next in-vestment will be more business-to-consumer oriented, offering online design options to ena-ble customers to do both design and order online.

“My web developers and me had a look at a few products but we felt that callas software fitted the bill best” , states Fred Soar. “It’s quite easy to use and it gave us what we want. What really stood out was the ability to set your own preflight parameters to your own work environment and the option to provide error messaging as well as other options for auto fix” he concludes.

PDF2PRINT – a website integration built with callas pdfToolbox for automated pre-flighting and correction

pdfToolbox brings Formula 1 power to our web-based solutions

Andy Psarianos
Andy Psarianos - F.E.Burman director in charge of development

Founded in 1958, London based F.E.Burman Limited is a well known supplier of high quality short run printing and digital media services. However, for numerous British publishing houses, F.E.Burman is also a synonym for rock solid web-based production tools. The company supports its customers in a variety of print and data handling tasks including magazine production, handling advertising mate-rial, and commercial print and mailing services. Clients include publishing houses such as Condé Nast Publications, The Guardian Newspaper Group, the British Medical Journal and The Economist.

Costly problems belong to the past

Before investing in pdfToolbox, F.E. Burman already gained some experience with pdfInspektor (a callas PDF preflight solution, now integrated in pdfToolbox). They used it to check incoming PDF files in Auditor, an in-house developed web-based tool for publishers. Auditor centralizes the final stages of checking and distributing PDF files, allowing publishers to manage their publications more effectively. Andy Psarianos, F.E.Burman director in charge of development comments: “With Auditor, it takes editors only a few seconds to check complex PDF files. Running in the background, pdfToolbox checks every single PDF file, and depending on the type of application, some basic things like hair-lines, spot colors and transparency are fixed automatically. Files that aren’t suitable for printing are immediately identified, and detailed reports help editors and employees to quickly identify and solve eventual problems. Before, our prepress employees often had to open defective files manually, find the problem, and then attempt to correct it. These time-consuming procedures and costly problems definitely belong to the past. To put it bluntly, it’s the most accurate preflight engine we ever worked with.”

Unanimously elected as the winner

When F.E. Burman started to develop web-to-print solutions for their customers, the in-house development team quickly realized that tasks such as PDF creation, PDF checking, online proofing, color management and imposition, had to be fully automated in order to flawlessly and timely process the vast variety of incoming files. Andy Psarianos explains: “Creating a good-looking and user friendly front-end is one thing, but making sure that the back-end is capable of processing all the incoming files is another. Let me give you an example: For Savills, a global real estate service provider with more than 80 offices worldwide, we created more than 200 different templates to choose from. Things like layout, imposition and paper are different for most templates, so manual intervention is no option. We knew callas had a solution that fit our requirements, but we had to see it with our own eyes. After some extensive testing, and comparison with other solutions, pdfToolbox was unanimously elected as the winner. Our previous experience with pdfInspektor, and the fact that these products are very accurate and extremely easy to integrate played an important role in our decision.”

F.E.Burman Reception Desk Installation and implementation was very fast. In just a matter of days, the in-house development team was able to automate the complete web-to-print back-end process. They no longer have to worry about selecting the appropriate print queue or imposition scheme, and thanks to the intuitive user-interface, creating a new or modifying an existing workflow is like a walk in the park.

Andy Psarianos Andy Psarianos concludes: “pdfToolbox allows us to build some very powerful and sophisticated products. It’s like putting a Formula 1 engine in our web-based products. We have processed literally hundreds of thousands PDF files through the software, and I honestly can’t recall of one instance where we ever had to question the accuracy of the system. The quality of the imposition and preflight engine is outstanding and the software is extremely user friendly with clear instructions on how to use it. Implementation by our in-house development team was therefore very easy, fast and successful. Thanks to the increased speed, repeatability and accuracy brought in by pdfToolbox, we help our clients work faster and more effectively. And in the end, isn’t that the real purpose of any solution or business.”

pdfToolbox brings Formula 1 power to our web-based solutions

Mercedes-Benz Schweiz AG fährt auf Nummer sicher mit dem pdfaPilot von callas software

Fabrizio Tuena
Fabrizio Tuena - IT - Business Consultancy & Service Management bei der Mercedes-Benz Schweiz AG

Mehr Transparenz, Einheitlichkeit, Sicherheit und Gesetzeskonformität wollte die Mercedes-Benz Schweiz AG in ihre Dokumentenablage bringen. Mit der Entscheidung für eine konsequent elektronische Langzeitarchivierung in PDF/A liegt sie dabei voll im Trend. Dafür suchte das Unternehmen nach einer flexiblen, leistungsstarken und stabilen Lösung. Heute übernimmt der pdfaPilot von callas software, Anbieter leistungsfähiger PDF-Technologien für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung, die vollautomatische Konvertierung der jährlich rund 30.000 anfallenden auftragsbezogenen Dokumente nach PDF/A. Die Mercedes-Benz Schweiz AG kann damit zukünftig auf ihr physisches Archiv verzichten und von den Vorteilen einer auf Langfristigkeit ausgelegten, einheitlichen digitalen Ablage profitieren.

Die Mercedes-Benz Schweiz AG ist eine Tochtergesellschaft der in Stuttgart ansässigen Daimler AG. Als Vertriebs- und Marketinggesellschaft mit rund 400 Mitarbeitenden engagiert sich das Unternehmen für die eingetragenen Daimler-Marken Mercedes-Benz und smart bei den Personenwagen sowie die Marken Mercedes-Benz und FUSO bei den Nutzfahrzeugen. Bei der Auftragsabwicklung für die Fahrzeug-Flottengeschäfte mit Lieferanten und Händlern entsteht ein hohes Dokumentaufkommen. Hierfür nutzte das Unternehmen ein Dokumenten- Management-System in Verbindung mit seinem System für die Auftragsabwicklung, doch stand dort keine Archivfunktion zur Verfügung, mit der die Dokumente auch gesetzeskonform elektronisch abgelegt werden konnten. Stattdessen wurden die gescannten Dokumente als Bildformat gespeichert und die Originaldokumente auf Papier aufbewahrt. Doppelte Datenhaltung und großer Platzbedarf für das physische Archiv waren die Folge.

Als bei der Mercedes-Benz Schweiz AG im Oktober 2011 die Ablösung der Auftragsbearbeitungssoftware beschlossen wurde, kam die Anforderung auf, die Dokumente nur noch elektronisch zu archivieren. Damit stand für das Unternehmen fest, zukünftig auf PDF/A als am besten geeignetes Format für die Langzeitarchivierung zu setzen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Suche nach einem geeigneten Produkt für die Realisierung der Umstellung begann. „Wir wollten eine möglichst flexible Lösung für die Benutzer anbieten. Die Konvertierung in PDF/A sollte also innerhalb der Applikation im Hintergrund ablaufen. Deshalb haben wir uns nach einer stabilen Lösung zur Umwandlung von Bildformaten und MS Office-Dokumenten in PDF/A umgesehen“, erklärt Fabrizio Tuena, IT - Business Consultancy & Service Management bei der Mercedes-Benz Schweiz AG.

Die entsprechende Marktsondierung mündete in ausführlichen Tests von drei Produkten, die in der engeren Auswahl standen – darunter der pdfaPilot von callas. „Für uns spielte besonders die zuverlässige, konforme Umstellung ins PDF/A-Format mit ansprechender Performanz ein Rolle“, erinnert sich Fabrizio Tuena. „Und von den getesteten drei Tools erwies sich der pdfaPilot als am zuverlässigsten.“ Das Unternehmen entschied sich für das Software Development Kit des pdfaPilot, der einfach und flexiblen integrierbaren Programmierbibliothek. Bei der anschließenden Implementierung wurden verschiedene Fragen im Zusammenhang mit der Installation in eine Multithreading-Umgebung rasch geklärt. Dazu Tuena: „Die Zusammenarbeit mit callas war von der Verkaufsberatung über die Einführungsphase bis zum Support des laufenden Projekts kompetent und sehr schnell.“

PDF/A-Konvertierung vollautomatisiert und flexibel

Dokumentintensive Prozesse sind bei der Mercedes-Benz Schweiz AG an der Tagesordnung: Das Unternehmen beauftragt seine Lieferanten damit, Fahrzeuge nach Kundenwünschen zu verändern – z.B. einen Innenausbau für gewerbliche Zwecke einzurichten oder entsprechend zu beschriften. Die Händler wiederum übernehmen abschließende Aufgaben, wie die Übergabe inklusive der Registrierung des Fahrzeugs bei den Behörden. Sämtliche auftragsbezogenen Dokumente wie der Vertrag, Bestellungen von Aufbauten, Ablieferungsdokumente etc. werden gescannt und in die neue Auftragsbearbeitungssoftware hochgeladen. Dort konvertiert der pdfaPilot wiederum alle Dokumente einheitlich in PDF/A und macht sie somit fit für die Langzeitarchivierung.

Danach erhalten die Dokumente noch eine digitale Signatur, um die gesetzlichen Anforderungen des Nachweises der Unveränderbarkeit zu erfüllen. Am Schluss werden die Dokumente in einem Dokumenten-Management-System von OpenText archiviert.

Fazit

Das Projekt wurde Anfang Februar 2013 abgeschlossen, und man ist bei der Mercedes-Benz Schweiz AG sehr zufrieden mit den Ergebnissen. „Dadurch, dass die Konvertierung vollautomatisiert abläuft, sind keine manuellen Eingriffe nötig. Dazu kommt, dass der pdfaPilot eine flexible Lösung ist, die unterschiedlichste ScanFormate erlaubt“, stellt Fabrizio Tuena abschließend fest.
PDF/A-Unterstützung für jede Anforderung: Vom interaktiven Desktop Produkt bis zur Integration als “PDF/A Cluster”

Für Unternehmen, Behörden, Archive und Bibliotheken, die Dokumente längerfristig speichern und vorhalten, ist callas pdfaPilot das professionelle Werkzeug, um PDF/A-Dateien zu validieren bzw. Zu erstellen. Es wandelt alle Arten von PDF-Dokumenten in ISO 19005-1-konforme PDF/A-Dokumente um, egal ob es sich um in Office-Anwendungen erstellte PDFs oder um interaktive Formulare, Rechnungen, Bauzeichnungen, technische Dokumentationen, Präsentationen, Zeitungen oder Bücher handelt.

Mit pdfaPilot Desktop von callas software überprüfen Sie im Handumdrehen, ob Ihre Dokumente dem PDF/A-Standard entsprechen. Falls nicht, löst callas pdfaPilot alle Probleme mit einer Fülle an Korrekturfunktionen. callas pdfaPilot ist die derzeit umfassendste und einfachste PDF/ALösung, entweder als Plugin für Adobe Acrobat oder als schnelles Standalone-Programm. callas pdfaPilot Desktop bearbeitet einzelne Dokumente oder – über die Batch-Funktionalität – ganze Ordner.

Um größere Datenmengen zu verarbeiten oder um Anwender durch vollständige Automation zu entlasten, ist callas pdfaPilot Server die richtige Lösung. Mit der Hotfolder-Schnittstelle lassen sich verschiedene Ordner einrichten und überwachen, deren Dateien automatisch verarbeitet werden.

Die callas pdfaPilot-Engine ist Multi-CPU kompatibel und nutzt dadurch mehrere Prozessorkerne eines Servers optimal aus. Darüber hinaus bietet callas pdfaPilot auch die Möglichkeit zur Lastverteilung im Netzwerk und erlaubt somit die nahezu unbegrenzte Steigerung des Durchsatzes bei der Verarbeitung sehr vieler Dokumente, indem es mehrere Server gleichzeitig nutzt. Sowohl die Desktop als auch die Server Version laufen auf Windows und Macintosh. Ein Kommandozeilen-Interface und eine Programmier-Bibliothek (Software Development Kit) stehen ebenfalls zur Verfügung, falls weitere Integration und speziellere Kontrollmöglichkeiten gewünscht sind. Außer für Windows und Macintosh sind diese auch für Linux, Sun Solaris und IBM AIX verfügbar.

Rosendahls realisiert barrierefreie PDF/ADokumente für Behörden

Jens Bjerre Kirkegaard
Jens Bjerre Kirkegaard - Document Accessiblity Spezialist

Dänischer Mediendienstleister liefert barrierefreie PDF/A-Dokumente für Behörden und profitiert von automatisierter Konvertierung

Vor gut einem Jahr beschloss Dänemarks Regierung die Einführung von PDF/A als Pflichtformat für alle Dokumente im öffentlichen Sektor. Grund genug für den Mediendienstleister Rosendahls in Kopenhagen, den pdfaPilot von der callas software GmbH einzuführen. Damit ist der Full-Service-Provider in der Lage, sämtliche Dokumente seiner anspruchsvollen Kunden aus dem Behördenbereich − unabhängig vom Ursprungsformat − zuverlässig in das ISO-zertifizierte Langzeitarchivierungsformat PDF/A zu konvertieren und zu validieren. Vorteil für Rosendahls: Mit dem pdfaPilot läuft die Wandlung weitgehend automatisiert ab, so dass mehr Zeit für die erforderlichen manuellen Schritte bei der barrierefreien Aufbereitung bleibt.

Die traditionsreiche Rosendahl-Gruppe, deren  Unternehmenswurzeln bis in das Jahr 1902 reichen, bietet von ihren Standorten in Kopenhagen, Odense und Esbjerg eine umfassende Dienstleistungspalette im Bereich Kommunikation, Verlagswesen, Lagerung und Distribution. Dazu gehört seit einiger Zeit auch die Bereitstellung barrierefreier PDF/A-Dokumente, wie sie durch die Verordnung des Dänischen Ministeriums für Wissenschaft, Innovation und Bildung seit April 2011 gefordert sind. Da die öffentliche Verwaltung traditionell eine starke Kundengruppe bei Rosendahls ist, war der Mediendienstleister unmittelbar betroffen.

Die Format-Neuerung kam für Rosendahls nicht aus heiterem Himmel, sondern hatte sich schon länger abgezeichnet: War zuvor HTML das vorgeschriebene Dateiformat der Behörden, gewann nun der ISO-Standard für die Langzeitarchivierung PDF/A in Übereinstimmung mit dem europaweiten Trend immer mehr Fürsprecher in den öffentlichen Verwaltungen Dänemarks. Daher streckte man bei dem Mediendienstleister frühzeitig die Fühler nach einer Konvertierungslösung aus, um den kommenden Bedarf seiner Kunden möglichst umfassend abdecken zu können. Die entsprechenden Marktsondierungen gipfelten in einem Besuch der 4. Internationalen PDF/A Konferenz in Rom im Herbst 2010.
„Danach haben wir uns für den pdfaPilot von callas software entschieden“, erinnert sich Jens Bjerre Kirkegaard, Document Accessiblity Spezialist bei Rosendahls. „Das Tool deckte unsere Anforderungen zur Erzeugung valider PDF/A-Dateien am besten ab und überzeugte durch seine Zuverlässigkeit und die wirklich einfache, intuitive Bedienung.“ Voraussetzung für die bei Rosendahls erforderliche Bereitstellung als barrierefreie Datei war insbesondere die Unterstützung aller technischen Bedingungen des „schwierigeren“ Normteils PDF/A-1a - was der pdfaPilot voll erfüllen konnte. Zudem punktete er mit vielen Extra-Funktionen, die im Alltag oft praktische Möglichkeiten bieten, wie die Aufsplittung der Dokumente oder die Generierung von Handouts.

Mit pdfaPilot steht Unternehmen und Behörden ein umfangreiches Set an Funktionen zur Verfügung, um PDF/A-Dateien zu validieren und zu erstellen. Das Software-Tool unterstützt eine große Zahl von Formaten wie zum Beispiel MS-Office- und OpenOffice-Dateien und erlaubt es auch, direkt aus PostScript/EPS-, JEPG-, TIFF- und PNG-Dateien PDF/A-Dokumente erzeugen. Dabei basiert die Lösung auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe als Lizenznehmer in sein Acrobat integriert hat.

Flexibilität gefragt

Für den Mediendienstleister, der immer wieder Einzeldokumente aus vielen unterschiedlichen Quellen erhält − was im Gegensatz zu hohen Belegmengen immer gleicher Struktur ganz andere Anforderungen stellt − ist die Fähigkeit zur automatisierten Konvertierung und Validierung in PDF/A besonders wichtig. „Wir konvertieren entweder nach PDF/A-1a oder PDF/A-2a“, erklärt Kirkegaard. „In der Regel sind es Word-, InDesign- oder PDF-Dokumente, die wir bearbeiten müssen. Dabei nimmt uns jetzt der pdfaPilot die Behebung vieler Stolpersteine automatisiert ab. Z.B. überprüft und entfernt er unnötige Metadaten, kennzeichnet Farbräume oder bettet Schriften nachträglich ein.“

Dass der pdfaPilot problematische Dokumente „reparieren“ und − falls das unmöglich ist − komplett neu erstellen kann, erspart Rosendahls viel Arbeit. Zu tun bleibt für den Barrierefreiheits-Spezialisten Jens Bjerre Kierkegaard dennoch genug: „Die Bereitstellung als barrierefreies Dokument ist eine anspruchsvolle und oft knifflige Aufgabe, die viel Know-how und einige manuelle Schritte verlangt“, erklärt er. Zumal die automatisierte Konvertierung in PDF/A durch problematische native Formate zur Vermeidung von unbeabsichtigten Änderungen nicht immer auf Knopfdruck klappen kann. Das bedeutet, dass auch hier im Vorfeld manuelle Korrekturen wie die Bearbeitung von Objekt-Metadaten oder Farb- sowie Bildkonvertierungen notwendig werden.

Herausforderungen im wandelnden Umfeld meistern - Support inbegriffen

Bei den immer wieder neuen Herausforderungen und Problemstellungen kommt Jens Kierkegaard die schnelle und kompetente Unterstützung des callas-Vertriebspartners Actino Software zugute, wenn seine eigenen Kenntnisse an ihre Grenzen gelangen. „Mediendienstleister wie Rosendahls sind immer wieder damit konfrontiert, dass Auftraggeber die Bereitstellung ihrer heterogenen Dokumente als PDF/A-Datei wünschen und keine Vorstellung davon haben, welche komplexe Aufgabenstellung damit verbunden ist“, erklärt Actino-Geschäftsführer Michael Karbe.

Seit der Installierung der ersten Version 2.3 betreut Actino seinen Kunden Rosendahls zuverlässig und behob von Anfang an in Zusammenarbeit mit callas rasch jegliches Problem, das sich aus der Praxis ergab.
Diese Erfahrungen griff callas Software auf und ließ sie in die weitere Entwicklung  des pdfaPilot mit einfließen. „Durch die Weiterentwicklung des PDF/A-Standards müssen ja auch die PDF/A-Tools stets angepasst werden“, erklärt Dietrich von Seggern, Business Development Manager bei callas Software. „Wir sind in diesem Bereich stark engagiert und sorgen durch laufende Aktualisierungen des pdfaPilot für die umfassende Umsetzung aller Anforderungen und damit für eine optimale Konformität.“

Heute: Barrierefreie PDF/A-Dokumente mit pdaPilot 3.0 und axaio MadeToTag

So hat Rosendahls zuletzt auf die neueste Version 3.0 des pdfaPilot migriert, mit der auch beliebige Dateien in PDF/A-Dateien eingebettet werden können. Alle Dokumente, die zu einem Projekt oder eine Akte gehören, sind damit zentral zusammengefasst. Außerdem ist die Version 3.0 kompatibel mit dem für dieses Jahr angekündigten neuen Normteil PDF/A-3. So ist der Mediendienstleister stets auf der Höhe der Zeit in Sachen PDF/A.

Parallel dazu wird bei callas das Thema Barrierefreiheit vorangetrieben − auch das zum zukünftigen Vorteil von Jens Kierkegaard: „Für meine Arbeit ist es z.B. wichtig, vernünftig getaggte Dokumente zu generieren als Voraussetzung für die Aufbereitung als barrierefreies Dokument.“ Barrierefreie PDF-Dokumente verlangen eine eindeutige, inhaltliche Struktur. Diese wird durch das sogenannte „Tagged PDF“ realisiert. Solche Marken oder Anhänger statten jedes PDF-Element mit Zusatzinformationen zu Inhalt, Position und Art des Elements aus. Per Tag wird der genaue inhaltliche Ablauf festgelegt, was beispielsweise bei Seitengestaltungen mit mehreren Spalten wichtig ist. Darüber hinaus kann über Tags genau zwischen Inhalt und zusätzlicher Gestaltung unterschieden werden, etwa Kopf- und Fußzeilen oder anderen Hintergrundelementen, die nicht direkt zum Content gehören.
Tags sind zudem für Grafiken und Bilder hilfreich, die auf PDF-Seiten platziert sind. Wenn der Ersteller dem Bild einen „alternativen Text“ mit einer erklärenden Bezeichnung mitgibt, so erfährt der Nutzer nicht nur, dass im Textfluss eine Grafik eingefügt ist, sondern auch, was sie darstellt.

Das heißt, ohne Tags keine barrierefreien Dokumente. Müssen diese mühselig nachträglich gesetzt werden, geht viel kostbare Zeit verloren. Um hier Abhilfe zu schaffen, hat die callas-Schwesterfirma axaio das neue InDesign-PlugIn MadeToTag entwickelt, das sich derzeit in der Betaphase befindet. Damit lassen sich Adobe InDesign-Dokumente, wie sie Jens Kierkegaard täglich „auf den Tisch“ bekommt, für den Export als Tagged PDF vereinfacht und umfassender vorbereiten. Das kann schon mal - je nach Gestaltung des PDFs - deutliche Aufwandsminimierung bedeuten.

„Der Aufwand für die Umwandlung der Behördendokumente in barrierefreie PDF/As hängt von der Komplexität des Layouts ab. Manchmal stößt man einfach an die Grenzen des Aufwand-Nutzen-Verhältnisses. Daher bedeutet es für meine Arbeit eine erhebliche Erleichterung, eine Menge der zuvor manuellen Schritte durch den pdfaPilot erledigt zu wissen“, erklärt Kierkegaard.

Die PDF/A-Welle kommt in Dänemark aktuell richtig ins Rollen, daher rechnet Rosendahls mit einem stark wachsenden Auftragsvolumen in der nächsten Zeit. Mit dem pdfaPilot und dem Service von Actino Software und callas Software ist er dafür bestens gerüstet.

Infocamere, Italy: Deeds in PDF/A for the Companies

Michele Piva - Head of Marketing for the document area of the Italian Chambers of Commerce IT department

When legislation and practice converge, complying with the regulations is simpler. That’s been the case with the deeds that firms deposit with the Chambers of Commerce Companies’ Register - computer documents that from this year on have to be produced in PDF/A format. Infocamere carries out systematic compliance checks on them using procedures from callas software’s pdfaPilot application, which has been entrusted with the prompt validation of the files sent to the Register.

Michele Piva, Head of Marketing for the document area of the Italian Chambers of Commerce IT department: “We’re dealing with a standard that was already widely in use before the Ministerial Decree (of 10 December 2008 sanctioning its use) came into effect, exactly because it derives from the PDF which firms had been widely using for some time”.

Leading edge standard

Of the possible candidates for the long term archiving of electronic documents the PDF/A won out over XPS (XML Paper Specification), TIFF G4 and JPEG. “The PDF/A – Piva adds – was set as the standard ahead of the legislation. Infocamere has invested in it both for the necessity of making available documents that must keep their legal integrity and value over time — considering that the elimination of paper is a must in public administration — and because it considers that, as it is a reinforcement of the PDF, the shift over to it could be taken for granted”.

And the statistics are indeed showing this: whereas from the beginning of March to the middle of April already 47% of the deeds presented to the Companies’ Register were compliant with the new measures, the documents deposited in the following month and a half achieved a format validation of over 58%.

“Looking in particular at company constitution deeds, the most frequent type received in total by the Chambers of Commerce among the over 580,000 analyzed in the period under consideration (excluding the documents classified as ‘other deeds’) turns out to have been in PDF/A compatible format. And for a good 89 of the 105 Chambers the percentage of valid ones is over 80%. This is the proof that the adoption of the PDF/A is being generally and rapidly confirmed over the whole of Italy”.

According to the ISO 19005-1 standard, PDF/A offers a mechanism “for representing electronic documents in a manner that preserves their visual appearance over time, independent of the tools and systems used for the creation, memorization and rendering of the files”.

In other words, the PDF/A files are self-contained and, since they incorporate the information (content, colour, image, text and so on) necessary to display the document, they do not require any additional data for its correct visualization. However, exactly on account of this property, the format must exclude determined functions allowed in normal PDF files such as transparency and multimedia content, and cannot include macro-instructions or rely on links to external resources.
The validation check

“In order to facilitate the file production operations — continues Piva — we have also chosen the blandest compliance to the standard – which corresponds to the sub-category PDF/A-1b, for which no explicit logical structure is needed. Despite this we have noted that there are some recurring errors: on the one hand, the poor indexing­ and aggregation of the deeds attached to the form; on the other, the widespread habit of creating a copy of the document which then doesn’t have the original’s representation (and its metadata) and so loses its validity”.

As well as all this, the possibility of visualizing a document “in PDF/A form” is not in itself synonymous with standard compliance: “It happens — even with Adobe Reader 9, which provides this indication — a source of a widespread error. Thus the only way to ensure adherence to the standard is the validation control”.

To check this it is necessary to use products such as Adobe Acrobat 9 Pro or pdfaPilot from callas software. The alternative is the free service, accessible from the tools section of the WebTelemaco site, which employs the same pdfaPilot tool used by the Companies’ Register office and which enables the validation of any document whatsoever supplying the result online, complete with details of any non-conformities encountered.
Negative outcome — rejected form

“For our validation procedures — explains Piva — we have used the server version of pdfaPilot, which the application we’ve developed makes appropriate calls to, determining the correspondence to the PDF/A-1b specifics. A good number of the people we work with, from service professionals to notaries and accountants, get a great deal of benefit from the tool on WebTelemaco. And, once we’ve received the files, we regularly repeat the checks. If the outcome is negative, the form is rejected”.

“The management application was created over the space of three months from the approval of the Ministerial Decree and required an investment of ­­­­around 30,000 Euro. An expense which has already been repaid by making available a standard that guarantees long term document validity and integrity: a guarantee of uniformity to a defined standard and, therefore, also of quality. Among the further benefits, apart from the return on image, is the improvement of cash flow, since compliance to the standard ensures that homogeneousness which is a key element for its subsequent conservation and concession ­— on payment — to distributors and information agencies who use it for commercial purposes”.

Infocamere, Italy: Deeds in PDF/A for the Companies